Så använder TripleTen Retells uppringnings-AI för att transformera antagningsverksamheten

TripleTen är en ledande leverantör av teknikutbildning som erbjuder kodnings-bootcamps utformade för att hjälpa karriärväxlare att ta sig in i teknikbranschen. Med fokus på färdighetsbaserat lärande och jobbplacering behövde TripleTen effektivt hantera en hög volym av förfrågningar från blivande studenter samtidigt som de bibehöll kvalitetsengagemang genom hela antagningsprocessen.

När deras marknadsföringsinsatser fick fäste och studentvolymen ökade ställdes TripleTen inför betydande operativa utmaningar i sin antagningsavdelning som hotade att begränsa deras tillväxtpotential. Lösningen de upptäckte, Retell AI, skulle transformera deras verksamhet och sätta en ny standard för utbildningsantagningsprocesser.

‍

Utmaningen: Att ge stöd till blivande studenter utan att offra kvalitet

När programförfrågningarnas volym ökade sommaren 2024 stötte de snabbt på en flaskhals i sin antagningsprocess. Deras befintliga antagningsteam kunde helt enkelt inte hantera tillströmningen av nya studentförfrågningar, vilket skapade en kritisk affärsutmaning:

”Vi insåg att vi fick så många studenter från olika källor att vi behövde skala vårt antagningsteam mycket snabbt. Men vi var också tvungna att vänta tills nyanställda var inskolade. Detta var en utmaning för vårt marknadsföringsteam eftersom vi var redo att spendera budgeten, attrahera fler studenter och hade bra kostnader i våra kanaler, men vårt nuvarande antagningsteam kunde inte hantera volymen.”

• Volymbegränsningar: Antagningsteamet kunde inte skala tillräckligt snabbt för att hantera den ökade volymen av potentiella studentförfrågningar.
• Anställningsförseningar: Att rekrytera och skola in nya antagningsrådgivare tog för lång tid för att möta omedelbara studentbehov.
• Tidskänsliga svar: Utbildningsbeslut är ofta tidskänsliga, och förseningar i uppföljningen fick potentiella studenter att titta på annat håll.
• Resursallokering: Antagningsrådgivare ställdes inför utmaningar att stötta blivande studenter effektivt genom olika stadier av deras beslutsresa. Rådgivare lade betydande tid på inledande förfrågningar, vilket begränsade deras kapacitet att engagera sig djupare med prospekt längre fram i sin beslutsprocess som krävde mer personlig uppmärksamhet.

‍

Lösningen: Retell AI:s röstagenter

Efter att ha undersökt flera AI-assistentleverantörer valde TripleTen Retell AI för sin konversations-AI-plattform. Det som fick Retell att sticka ut var deras vilja att lära sig om TripleTens specifika användningsfall och erbjuda anpassningsmöjligheter som låg i linje med deras antagningsprocess.

‍"Bland de olika leverantörer vi träffade stack Retell ut. Vi uppskattade särskilt att Retell var den enda som var genuint intresserad av att förstå vårt specifika fall och aktivt vägleda oss."

TripleTen implementerade en AI-röstsamtalsassistent vid namn ”Charlotte” som kunde:

1. Hantera inledande programintroduktion: Charlotte engagerar sig med blivande studenter som slutför TripleTens karriärquiz, med särskilt fokus på prospekt som ännu inte är redo att anmäla sig.
2. Besvara programfrågor: AI-agenten ger korrekt information om TripleTens program, priser och pedagogiska tillvägagångssätt.
3. Boka möten: Charlotte kan identifiera vilka prospekt som är redo för nästa steg i processen och boka in dem för att tala med en antagningsrådgivare.
4. Hantera höga samtalsvolymer: Systemet kan hantera tusentals samtalsförsök i månaden och fungerar under tider då mänskliga agenter kanske inte är tillgängliga.
5. Öka svars- & konverteringsgrad: Charlottes samtal stöddes med Retells egenutvecklade Branded Call-funktion som ökade svars- och konverteringsgraden med 20 %.

‍

Implementering & integration

TripleTen tog ett avvägt tillvägagångssätt för att implementera sin AI-röstsamtalslösning och började smått och utökade gradvis. Implementeringsprocessen började med en liten prototyp i augusti 2024, där AI-agenten testades med partiell utrullning innan den utökades till bredare användningsfall och vidare driftsättning.

TripleTens implementering omfattade flera nyckelkomponenter:

• Prompt engineering: TripleTen-teamet byggde agentens prompts och utvecklade specifika avsnitt för att hjälpa Charlotte att hantera avbrott naturligt och bibehålla samtalsflödet.
• Teknisk integration: Utvecklingsteamet kopplade Retell AI till sitt HubSpot-CRM och skapade utlösare för att aktivera Charlotte i rätt ögonblick i kundresan.
• Testprotokoll: Teamet testade omfattande med intern personal först och samlade in feedback innan utrullning till små grupper av faktiska prospekt.
• Kontinuerlig optimering: De analyserade samtalstranskript för att identifiera specialfall och förbättra Charlottes svar på ovanliga frågor.

TripleTen-teamet fokuserade på att optimera Charlotte genom att fokusera på att utforma instruktioner och förbättra agentens manus steg för steg. Hela implementeringsprocessen tog ungefär en månad och balanserade samtalskvalitet med informationsnoggrannhet.

‍

Kundresan med AI-röstsamtal

TripleTen skapade en enkel men effektiv resa för blivande studenter som interagerar med deras AI-röstagent:

1. Karriärquiz: Blivande studenter slutför ett karriärquiz på TripleTens plattform.
2. Smart segmentering: Baserat på quizsvar får blivande studenter skräddarsydd kontakt från Charlotte, den virtuella assistenten.
3. Naturligt samtal: Charlotte presenterar sig som en virtuell assistent och ger omedelbart stöd, besvarar frågor och vägleder studenter mot nästa steg i sin beslutsprocess. 

”AI:n låter otroligt naturlig. Vi har haft flera prospekt som pausat mitt i samtalet och frågat: ’Vänta, är det här verkligen en AI?’”

‍

Tekniska integrationsdetaljer

TripleTens AI-uppringningsimplementering kopplas sömlöst samman med deras befintliga system:

• HubSpot-integration: Information från AI-samtal flödar direkt in i deras CRM.
• Anpassade utlösare: Utvecklingsteamet skapade specifika webbplatsutlösare för att initiera AI-samtal vid optimala ögonblick.
• Branded Caller ID: Detta visade sig vara avgörande, med svarsgrader som sjönk 20 % när det tillfälligt inte var tillgängligt.
• Samtalsdesign: TripleTen använder Retells builder för samtalsflöden för att optimera olika delar av varje samtal.

‍

Resultat & effekt

Retell AI:s röstagenter har levererat betydande resultat för TripleTen:

• ‍Timmar sparade sedan implementeringen i augusti 2024: 3 000+

"Just nu har vår agent hanterat mer än 3 000 timmars taltid sedan vi började — tid som våra rådgivare nu kan använda för att stötta studenter mer personligt"

• ‍Utgående till samtal per månad: 17 000 ‍
• Timmar sparade per månad: 200

"Det är ungefär 200 timmar per månad som vi får tillbaka, vilket gör att vårt team kan hålla fokus på samtal med högre värde"

• Bibehöll konverteringsprestanda under höga samtalsvolymer: AI-agentens konverteringsgrad är likvärdig med mänskliga rådgivares, när mänskliga rådgivare inte kan hantera hög samtalsvolym.

"Jämfört med vårt mänskliga antagningsteam ger agenten en mer konsekvent upplevelse. Det mänskliga teamets svarstid kan fluktuera beroende på arbetsbelastning, men Charlotte levererar stabilt, omedelbart stöd och eliminerar väntetider för studenter"

• Teamets arbetsflöde effektiviserat: TripleTens agent kan spara sina respektive team avgörande tid som nu används bättre för uppgifter med högre värde som personalisering.

”Vi använder AI för att stärka vårt team, så att de kan vara mycket mer effektiva med AI-agenterna som arbetar sida vid sida med dem. Och vi försöker inte ersätta hela vårt team med AI-agenter eftersom vi vet att särskilt inom utbildning är personalisering verkligen viktigt.”

Denna lösning gjorde det möjligt för TripleTen att skala sin marknadsföring samtidigt som antagningsteamet höll fokus på samtal med högt värde.

TripleTens implementering visar att AI-röstsamtal, när de driftsätts genomtänkt, kan leverera betydande operativa fördelar utan att offra den personliga touch som blivande studenter förväntar sig. Genom att automatisera rutinmässiga kvalificeringssamtal har de frigjort sitt antagningsteam att fokusera på interaktioner med högre värde samtidigt som de fortfarande ger omedelbart svar till alla blivande studenter.

För utbildningsinstitutioner och andra organisationer som står inför liknande skalningsutmaningar visar TripleTens erfarenhet att konversations-AI kan vara ett kraftfullt verktyg för tillväxt, effektivitet och förbättrad kundupplevelse.