Ligações de lembrete de consulta com IA que confirmam ou remarcam na própria chamada

São chamadas ativas em que um agente de voz com IA lembra um paciente ou cliente de um compromisso próximo e trata a resposta na mesma ligação: confirma a visita, oferece novos horários e reagenda, ou cancela. Não é um discador paralelo, que liga para várias linhas para um único atendente humano: cada lembrete é uma conversa completa com o agente. Na Retell AI, as listas de lembretes são executadas como campanhas de chamadas ativas com novas tentativas, janelas de ligação e verificações de lista de não ligar, e cada resultado é registrado por contato.

Seja breve: quem está ligando e de onde, uma confirmação de que a pessoa certa atendeu, a data, o horário e o local, e uma única pergunta: se ela ainda pode comparecer. Depois, ramifique: confirme, ofereça dois ou três novos horários ou cancele após verificar mais uma vez, e encerre com um número para retorno. Na área da saúde, compartilhe apenas o que o lembrete exige, como explica nosso guia sobre lembretes de consulta em conformidade com a HIPAA. O template de lembretes e redução de faltas traz uma versão funcional desse fluxo.

Em um estudo com 10 clínicas de um grande centro médico do Veterans Affairs ao longo de 12 anos, a taxa média de faltas foi de 18,8%, e o custo médio de cada falta foi de $196 em 2008. Em um teste comparando anos consecutivos, um sistema de cartas de lembrete não gerou diferença significativa na taxa de faltas, e os autores concluíram que os lembretes reduziram as faltas apenas de forma modesta, o que representava um grande ônus para o sistema de saúde. Fonte: Kheirkhah et al., BMC Health Services Research, 2016.

Em fevereiro de 2024, a FCC confirmou que vozes geradas por IA contam como voz artificial ou pré-gravada nos termos da TCPA. Por isso, essas chamadas exigem o consentimento prévio e expresso da pessoa chamada, a menos que se aplique uma finalidade de emergência ou uma isenção, e o consentimento prévio, expresso e por escrito quando a chamada for de telemarketing. Obter e registrar o consentimento é responsabilidade de quem faz a chamada. As campanhas da Retell fazem uma triagem dos contatos antes da discagem e pedem que você confirme o consentimento no lançamento, mas não o verificam nem aplicam os horários legais de ligação. Isto não é aconselhamento jurídico. Consulte nosso guia da TCPA para chamadas de voz ativas com IA e revise seu programa com um advogado.

Se a discagem dupla estiver ativada, a chamada é refeita uma vez imediatamente; depois, a próxima tentativa é feita após o intervalo que você definir, dentro da janela de chamadas. O correio de voz conta como não atendida, mesmo quando o agente deixa uma mensagem, e cada tentativa tem sua própria configuração de correio de voz. Após a última tentativa, o contato pode seguir para uma etapa de mensagem de texto ou sair da sequência. Um contato que retornar a ligação para o número da campanha em até 30 dias, enquanto ainda aguarda uma tentativa, é atendido pelo agente de lembretes. A documentação de sequências traz todos os detalhes.

As integrações nativas de calendário incluem Cal.com e Calendly, para verificar disponibilidade, agendar e cancelar; o Cal.com também permite reagendar diretamente. HubSpot, Microsoft Dynamics 365, Zoho CRM e as demais integrações nativas de CRM sincronizam contatos com a Retell, e os resultados gravados nos campos mapeados são sincronizados de volta. Sistemas sem integração nativa, como a maioria dos sistemas de prontuário eletrônico (EHR), de gestão de clínicas e de serviços de campo, se conectam por meio de funções personalizadas que chamam a sua API durante a chamada. As listas também podem vir de um upload de arquivo CSV ou XLSX com até 50.000 linhas por arquivo.

Sim. Dê a cada cliente seu próprio agente, roteiro, identificadores de chamada e campanhas. Os contatos são identificados pelo número de telefone dentro de um workspace: um contato que corresponde a duas campanhas recebe chamadas de ambas, e uma marcação de não ligar vale para todo o workspace e é respeitada por todas as campanhas com a verificação interna de não ligar ativada. Por isso, mantenha as campanhas de cada cliente em uma tag própria ou opere cada cliente em seu próprio workspace para manter separados os dados de contato e as marcações de não ligar. As chamadas de campanha compartilham a capacidade de chamadas simultâneas do seu workspace com outras chamadas de saída, e uma reserva para chamadas de entrada garante espaço para as linhas de entrada. Veja atendimento ao cliente com IA para BPOs.