Volymrekrytering: telefonscreena 500 sökande i veckan

Volymrekrytering är rekrytering där flaskhalsen är genomströmning snarare än urval: lagersäsonger, utbildningsomgångar i kontaktcenter, bemanning inom vården, fälttjänst, toppar inom handeln och bemanningsbolag som bygger upp sin pool. Rollerna liknar varandra, de sökande är många och skillnaden mellan att fylla omgången och att missa den handlar oftast om hur snabbt någon tog kontakt.

Vid 500 sökande i veckan är det telefonscreeningen som får tratten att stocka sig. Ingen har timmarna som krävs för att ringa, så de sökande får vänta i flera dagar, och då har de flesta redan tagit ett annat jobb.

Här går vi igenom matematiken bakom screening i den volymen, vad telefonscreeningen faktiskt ska avgöra och var automatisering hör hemma – och var den skapar juridisk exponering.

TL;DR

• Vid 500 sökande i veckan tar telefonscreeningen ungefär 60 timmar ringtid, vilket motsvarar tre rekryterare som inte gör något annat.
• Merparten av den tiden går till misslyckade försök, inte till samtal.
• En telefonscreening vid volymrekrytering ska bekräfta uppgivna fakta: tillgänglighet, skift, plats, certifieringar, arbetstillstånd och löneanspråk. Inte passform.
• Snabbhet väger tyngre än finish i det här segmentet, eftersom de sökande söker hos flera arbetsgivare samma dag.
• Att samla in uppgivna kvalifikationer är något annat än att poängsätta eller rangordna kandidater, och det senare gör att regler för AI i rekrytering blir tillämpliga.
• Två regelverksområden gäller, inte ett: arbetsrätten för vad screeningen gör och telekomlagstiftningen för uppringningen som når den sökande.
• Automatisera kontaktförsöken och kvalificeringsfrågorna. Låt bedömning, erbjudanden och begäran om anpassning ligga kvar hos människor.

Vad är volymrekrytering?

Volymrekrytering innebär att fylla många liknande roller samtidigt, oftast mot ett fast startdatum.

De utmärkande dragen är desamma i alla branscher. Tjänster som räknas i dussintal eller hundratal snarare än styck. Sökande som räknas i tusental. Kvalifikationskriterier som är objektiva och i stort sett binära. Och ett startdatum som inte flyttas, eftersom lagret öppnar, utbildningsomgången börjar eller avtalet träder i kraft.

Forskningen om speed to lead visar hur mycket konverteringen förändras mellan minut 1 och minut 30.

Den formen förändrar vad rekrytering innebär. Vid rekrytering av tjänstemän handlar arbetet om bedömning, och den knappa resursen är bra kandidater. Vid volymrekrytering handlar arbetet om genomströmning, och den knappa resursen är rekryterartimmar.

Det är också här kandidatbortfallet är störst, eftersom sökande till de här rollerna ofta söker hos flera arbetsgivare på en gång och tackar ja till den som hör av sig först.

Varför tratten går sönder

Fyra felpunkter, och bara en av dem handlar om kandidatkvalitet.

• Kontakthastighet. Sökande söker på kvällen och blir uppringda tre dagar senare, när två andra arbetsgivare redan har bokat in dem.
• Sökande som inte nås. En stor andel svarar aldrig på första samtalet. Om de över huvud taget kommer in i tratten beror på hur ofta man ringer tillbaka, och det är det första som glider när rekryterarna har mycket att göra.
• Screeningkapacitet. Teamet har inte tillräckligt många timmar för att ringa alla, så screeningen blir en prioritering av dem som sökte senast.
• Uteblivna intervjuer. Bokade intervjuer i det här segmentet har hög andel uteblivna besök, så varje obekräftad tid är bortkastad tid för den rekryterande chefen.

Lägg märke till vad som saknas i listan. Inget av det handlar om att identifiera den bästa kandidaten. I den här volymen tappar tratten personer som skulle ha anställts, av skäl som inte har något med deras lämplighet att göra.

Matematiken bakom att screena 500 i veckan

Räkna på det, så blir bemanningsproblemet uppenbart.

Anta 500 sökande i veckan, tre kontaktförsök innan man ger upp, en screening på sju minuter när man når någon och ungefär en minut per misslyckat försök för uppringning, signaler och röstbrevlåda.

Sextioen timmar ren telefontid i veckan. I praktiken motsvarar det tre rekryterare, eftersom ingen ringer åtta timmar om dagen, och det förutsätter att samtalen sprids över de timmar då de sökande faktiskt svarar i stället för att klämmas in under ett arbetspass.

Två saker sticker ut i tabellen. Ungefär 20 % av tiden går till försök som inte når någon, vilket är rent slöseri som ingen rekryterarskicklighet kan minska. Och en tredjedel av de sökande nås aldrig, vilket är det enskilt största läckaget i tratten.

Den andra detaljen är tidpunkten. Sökande till de här rollerna arbetar ofta på ett annat jobb under kontorstid, så de samtal som går fram sker tidigt, sent och på helger – precis när rekryteringsteamet inte ringer.

Vad en telefonscreening vid volymrekrytering ska avgöra

Fakta som den sökande kan uppge, inte omdömen om personen.

I den här volymen är screeningen ett filter mot objektiva kriterier, och allt som handlar om bedömning hör hemma senare, hos en människa. Frågorna är oftast få.

1. Är personen fortfarande intresserad, och av vilken roll och vilken ort.
2. Tillgänglighet: startdatum, skift och vilka dagar personen kan arbeta.
3. Plats och pendling, inklusive om personen på ett tillförlitligt sätt kan ta sig till arbetsplatsen för det aktuella skiftet.
4. Nödvändiga behörigheter: körkort, certifieringar, maskinbehörigheter eller säkerhetsprövningar som rollen kräver.
5. Arbetstillstånd, ställt som den vanliga behörighetsfrågan.
6. Löneanspråk i förhållande till det annonserade spannet, där lokal lagstiftning tillåter frågan.
7. Allt diskvalificerande som rollen verkligen kräver, till exempel ett fysiskt krav som anges i platsannonsen.

Boka sedan nästa steg under samma samtal. En screening som slutar med ”någon hör av sig” lämnar tillbaka den sökande till marknaden.

Det här hör inte hemma i en screening vid volymrekrytering: frågor om kultur, öppna kompetensfrågor och allt som rekryteraren skulle bedöma subjektivt. Det är intervjuinnehåll, och vid 500 i veckan kommer det ändå att tillämpas inkonsekvent.

Att köra screeningen per telefon i stor volym

De två problem som går att åtgärda är tredjedelen som aldrig nås och glappet utanför kontorstid, och båda är kapacitetsproblem snarare än processproblem.

Det är här en AI-röstagent passar arbetets form. Retell är en AI-plattform för kundupplevelse och autonoma kundrelationer, så en ny ansökan kan utlösa ett utgående samtal direkt när den kommer in, och batchsamtal kan bearbeta hela listan med sökande i stället för bara dem som en rekryterare hinner med. Agenten ställer kvalificeringsfrågorna i en fast ordning, registrerar svaren på den sökande och bokar intervjun under samtalet.

Volymer av det här slaget är inte teoretiska. TripleTen hanterar 17 000 samtal i månaden med Retell och matchar mänskliga rådgivares konvertering under perioder med hög volym, och Medical Data Systems hanterar omkring 30 000 samtal i månaden, både inkommande och utgående. Till skillnad från skriptade bottar och kontrollerade demos som bara fungerar när allt går som planerat är Retell byggd för upprepbar tillförlitlighet i produktion. De svåraste momenten måste fungera gång på gång, inte bara en gång.

Fyra saker förändras när ringandet inte längre begränsas av antalet anställda.

• Alla sökande får ett försök, inklusive den tredjedel av listan som i dag aldrig får ett andra eller tredje samtal.
• Försöken görs när folk svarar. Kvällar och helger kostar lika mycket som tisdag förmiddag.
• Tiden krymper drastiskt. I ett segment där sökande tackar ja till den första arbetsgivaren som agerar är det här hela spelet.
• Toppar slutar knäcka processen. En jobbmässa, en kampanj eller en säsongsöppning tredubblar ansökningarna utan att tredubbla väntetiden.

Inkommande samtal är lika viktiga som utgående. Sökande till de här rollerna ringer tillbaka, ofta utanför kontorstid, och ett missat återsamtal är samma förlorade sökande som ett missat första samtal. En agent som svarar på den linjen, verifierar vem som ringer och tar upp screeningen igen sluter cirkeln.

När det gäller att få folk att svara påverkar varumärkt nummerpresentation och verifierade telefonnummer om ett okänt nummer över huvud taget besvaras, vilket i det här segmentet påverkar kontaktgraden mer än antalet försök gör.

Var gränsen går juridiskt

Den avgörande skillnaden är den mellan att samla in uppgivna fakta och att fatta eller poängsätta ett beslut.

En agent som frågar om någon kan arbeta nätter, registrerar svaret och bokar en intervju samlar in information. Ett system som rangordnar sökande, poängsätter deras svar eller sorterar bort dem utifrån en härledd bedömning gör något annat, och det är det som regler för AI i rekrytering är skrivna för.

Fem saker att reda ut med din arbetsrättsjurist före lansering.

• Automatiserade verktyg för anställningsbeslut. Flera jurisdiktioner reglerar nu automatiserade verktyg som används vid rekrytering och anställning. New York City och Illinois har båda regler i kraft som omfattar information till kandidaterna, och New York Citys regler innefattar även en granskning av snedvridning (bias audit). Andra delstater har antagit eller föreslagit egna regler, och läget förändras. Den här artikeln tolkar inte någon av dem. Kontrollera gällande lag i varje jurisdiktion där du rekryterar med din egen jurist i stället för att förlita dig på en sammanfattning.
• Negativ särbehandling. Ett screeningsteg som filtrerar sökande kan ge upphov till indirekt diskriminering även när varje fråga är neutral till formen. Den federala referenspunkten är Uniform Guidelines on Employee Selection Procedures i 29 CFR Part 1607. Det operativa kravet är den del du styr över: dina utslagskriterier måste vara genuint arbetsrelaterade, och du måste kunna visa vad screeningen filtrerade bort och varför.
• Anpassning. En sökande som behöver ett alternativ till telefonscreening måste enkelt kunna få det, och agenten måste känna igen begäran och skicka den vidare till en person i stället för att behandla den som ett misslyckat samtal.
• Inspelning och samtycke. Reglerna för samtycke till samtalsinspelning varierar mellan delstater, och screeningsamtal fångar personuppgifter som omfattas av regler för lagring och åtkomst. Bestäm information till den sökande, lagringstid och vem som får lyssna på inspelningarna före det första samtalet.
• Samtycke till att bli uppringd. Utgående uppringning till sökandes mobilnummer omfattas av TCPA samt delstatliga regler för automatisk uppringning och tillåtna samtalstider, separat från allt inom arbetsrätten. En ansökan innebär inte automatiskt samtycke till varje senare samtal, så kontrollera vad ditt ansökningsformulär samlar in, hur ett återkallande hanteras och vilka delstatliga tidsfönster för samtal som gäller. Med tre försök per sökande blir det tusen utgående samtal i veckan, och det är en volym som uppmärksammas.

Inget av detta är juridisk rådgivning. Poängen är att det finns två regelverksområden här, arbetsrätten för vad screeningen gör och telekomlagstiftningen för uppringningen som når den sökande, och båda ägs av ett annat team än det som bygger agenten.

Vad som ska ligga kvar hos människor

Fyra saker, och reglerna för överlämning bör skrivas före lansering.

• Alla värderande omdömen om en kandidats lämplighet.
• Erbjudanden, löneförhandling och allt som rör avtal.
• Begäran om anpassning och uppgifter om hälsa, funktionsnedsättning eller omsorgsansvar.
• Alla sökande som ber att få prata med en person, oavsett hur de uttrycker det.

Vägen för samtalsöverföring är viktigare än automatiseringsgraden, eftersom den sökande som mest behöver en rekryterare är den som mest sannolikt hoppar av när hen inte når någon.

Vad du ska mäta

Sex siffror visar om screeningen vid volymrekrytering fungerar.

• Tid till första kontaktförsök. Median och 90:e percentil, räknat från ansökan snarare än från när posten dök upp i ATS:en.
• Kontaktgrad. Andelen sökande som någonsin nås, och hur många försök det krävdes. Det är här tratten oftast tappar flest personer.
• Andel genomförda screeningar. Av dem som nåddes, hur många som slutförde frågorna.
• Andel screeningar som leder till bokad intervju. Och hur många av dem som bokades under själva samtalet.
• Andel uteblivna intervjuer. Uppdelat på om ett bekräftelsesamtal eller en påminnelse skickades.
• Tid till tillsättning i förhållande till startdatum. Den enda siffran som verksamheten faktiskt bad om.

Det är genomgången av samtalen som gör siffrorna användbara. Analys efter samtal visar var sökande hoppar av i frågorna, vilket oftast är samma fråga varje gång och en tioминutersfix när någon väl upptäcker det.

Vanliga frågor

Vad räknas som volymrekrytering?

Att fylla många liknande roller samtidigt mot ett fast startdatum, oftast med objektiva kvalifikationskriterier och antal sökande i hundratal eller tusental. Vanligt inom lager, kontaktcenter, bemanning inom vården, toppar inom handeln, fälttjänst och bemanningsbolag.

Hur många rekryterare krävs för att screena 500 sökande i veckan?

Med en screening på sju minuter och tre kontaktförsök blir enbart telefontiden omkring 60 timmar i veckan, vilket i praktiken motsvarar tre rekryterare som inte gör något annat. Ungefär en femtedel av den tiden går till försök som inte når någon.

Kan AI genomföra telefonscreeningar?

AI kan föra kvalificeringssamtalet: bekräfta intresse, tillgänglighet, plats, behörigheter och löneanspråk och sedan boka intervjun. Värderande omdömen, erbjudanden och begäran om anpassning bör skickas vidare till en rekryterare, och att poängsätta eller rangordna kandidater gör att regler för AI i rekrytering blir tillämpliga.

Är telefonscreening med AI lagligt?

Det finns inget generellt förbud, men det finns specifika regler, och de skiljer sig mellan jurisdiktioner. New York City och Illinois reglerar båda automatiserade verktyg vid anställning, inklusive information till kandidaterna, och andra delstater har egna krav. Kontrollera vad som gäller där du rekryterar med din egen jurist. Negativ särbehandling, anpassning, samtycke till inspelning och samtycke till att bli uppringd gäller oavsett.

Vilka frågor ska en telefonscreening vid volymrekrytering ställa?

Fortsatt intresse, startdatum och tillgänglighet för skift, plats och pendling, nödvändiga körkort eller certifieringar, arbetstillstånd och löneanspråk i förhållande till det annonserade spannet där lokal lagstiftning tillåter det. Håll dig till uppgivna fakta och boka nästa steg under samtalet.

Hur minskar man uteblivna intervjuer vid volymrekrytering?

Boka intervjun under screeningen i stället för att lova ett återsamtal, bekräfta den via samtal eller sms dagen innan och gör det enkelt att boka om i stället för att behandla en avbokning som ett avhopp. Den sökande som bokar om finns fortfarande kvar i tratten.

Alla sökande, varje försök, vid de tider då de svarar.

Bygg kvalificeringsagenten, kör den mot en veckas egen lista med sökande och läs transkriberingarna innan du binder dig till något. Bedömning, erbjudanden och begäran om anpassning ligger kvar hos dina rekryterare. Kör en pilot på dina egna samtal.