Wie ISpeedToLead die Reaktionszeiten verkürzte und mit einem Retell AI Certified Partner auf Lead-Abdeckung rund um die Uhr skalierte

Über

ISpeedToLead ist ein Marktplatz zur Lead-Generierung im Immobilienbereich, der motivierte Verkäufer mit Immobilieninvestoren in den gesamten USA verbindet. Ihre Plattform treibt kontinuierliche, rund um die Uhr eingehende Anmeldungen aus Werbekampagnen, die niemals stoppen. Dieser Lead-Fluss pausiert nicht an Wochenenden oder Feiertagen, was die Aufrechterhaltung der Reaktionszeiten zu einer wachsenden Herausforderung macht.

Yuri Saiko, Head of Sales, wusste, dass die Zahl der SDRs allein nicht ausreichen würde, um die Nachfrage zu skalieren.

„Wir geben erhebliche Summen für die Nutzergewinnung aus, für verschiedene Anzeigen, damit Leute unserer Plattform beitreten, und wir stoppen sie nie. Wir haben also Nutzer, die rund um die Uhr kommen, einschließlich Feiertagen. Sicherzustellen, dass wir eine Abdeckung rund um die Uhr haben, ist eine weitere Reihe von Problemen, wenn man versucht, Leute, Agenten, SDRs einzustellen und all das zu erreichen.“

ISpeedToLead wollte sicherstellen, dass kein Verkäufer-Lead unberührt bleibt und kein Kontakt mit hoher Kaufabsicht durch Verzögerung verloren geht. Da wandten sie sich an Retell AI und arbeiteten mit einem Retell AI Certified Partner, Kevin Hogan, zusammen, um ein ausgehendes KI-Anrufsystem zu bauen, das auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten war.

‍

Über Retell AI Certified Partners

Retell AI Certified Partners sind geschulte Implementierungsexperten, die von Retell geprüft wurden, um Unternehmen beim Entwerfen, Starten und Optimieren von KI-Sprachagenten auf der Plattform zu helfen. Certified Partners bringen die praktische Erfahrung mit, die nötig ist, um leistungsstarke KI-Anrufe und SMS-Automatisierung in echte Geschäftsergebnisse zu verwandeln, ohne interne Teams zu belasten.

Wir wissen, dass Unternehmen nicht einfach zusätzliche Engineers oder Automatisierungsexperten herumliegen haben, daher haben wir mit unseren Certified Partners einen Weg geschaffen, mit dem jedes Unternehmen die Leistung unserer Sprachagenten ohne Aufwand erschließen kann. Für ISpeedToLead machte die Partnerschaft mit Target Dial, einem  Certified Partner, es möglich, in nur wenigen Wochen ein vollständig integriertes, ausgehendes KI-Anrufsystem zu bauen.

Target Dial ist auf den Aufbau von KI-Sprachagenten für Kundenservice- und Vertriebsteams gleichermaßen spezialisiert, die routinemäßigen Inbound-Support, ausgehende Nachverfolgung und Lead-Reaktivierung über den gesamten Kundenlebenszyklus hinweg bewältigen. Ihre Expertise half ISpeedToLead, ihren Vertriebskommunikations-Workflow zu verbessern, um schnell zu starten, schneller zu verbinden und die Lead-Abdeckung zu skalieren – und das alles ohne Personalaufstockung.

‍

Auf einen Blick

• Partnerschaft mit Retell AI Certified Partner zur Implementierung ausgehender KI-Anruf-Workflows‍
• Durchschnittliche Lead-Reaktionszeit gesenkt: von 100 Minuten auf unter 5
• 20–30 Vertriebsdemos wöchentlich gebucht mit KI-gesteuerten ausgehenden Anrufen
• Integriert mit Zoho, GoHighLevel, Calendly und Make.com‍
• Lead-Abdeckung rund um die Uhr gewonnen ohne SDR-Personal aufzustocken

‍

Anwendungsfall 1: Sofortige ausgehende Lead-Nachverfolgung

Die oberste Priorität von ISpeedToLead war die Geschwindigkeit bis zum Lead. Menschliche Mitarbeitende konnten Leads aufgrund von Demo-Überlastung, Schichtlücken und Zeitzonen-Einschränkungen nicht innerhalb der kritischen ersten Minuten zurückrufen.

Mit Retell AI starteten sie einen ausgehenden Sprachagenten rund um die Uhr, der automatisch in dem Moment einen Anruf platziert, in dem sich ein neuer Verkäufer anmeldet.

„Wir sind mit KI auf fünf Minuten gekommen … wir haben das, was wir wollten, auf sehr schnelle Weise erreicht.“

Der KI-Sprachagent stellt eine einzige zentrale Qualifizierungsfrage – wie viele Geschäfte der Interessent abgeschlossen hat – und löst je nach Antwort unterschiedliche nachgelagerte Automatisierungen aus. Für höherwertige Verkäufer sendet der Agent einen Calendly-Link per SMS und führt sie durch die Terminvereinbarung einer Live-Demo mit dem Vertriebsteam.

Dieser Echtzeit-Nachverfolgungsablauf schuf eine messbare Verbesserung bei Lead-Kontakt und Demo-Konversion.

• Ausgehende Anrufe platziert innerhalb von 2 Minuten nach der Formularübermittlung
• Die KI stellt nur wesentliche Fragen, um Leads korrekt zu leiten‍
• Buchungslinks direkt per SMS gesendet, wenn angebracht

‍

Anwendungsfall 2: Nahtlose CRM- & Automatisierungs-Integration

Eine der größten Errungenschaften kam aus der Certified-Partner-Implementierung von Kevin Hogan, die Retell AI mit dem gesamten Tech-Stack von ISpeedToLead kombinierte:

• ‍Zoho zur Nachverfolgung von Lead-Datensätzen und Ergebnissen‍
• GoHighLevel zum Auslösen von Text-/E-Mail-Sequenzen nach dem Anruf‍
• Make.com für Echtzeit-Automatisierung und Webhook-Routing‍
• Calendly zur Vereinfachung der Demo-Terminplanung aus KI-Anrufen

Anrufe, Texte und E-Mails sind nun vollständig über alle Systeme hinweg synchronisiert. Leads, die den ersten KI-Anruf nicht annehmen, werden automatisch über einen anderen Kanal erneut kontaktiert. Diejenigen, die reagieren, werden sofort weitergeleitet.

Diese systemweite Automatisierung ermöglichte es ISpeedToLead, ihr menschliches Vertriebsteam auf das Abschließen statt auf das Hinterherjagen zu konzentrieren und gleichzeitig den gesamten Prozess als Ganzes zu optimieren.

‍

Anwendungsfall 3: Skalierbare Abdeckung für Nächte, Wochenenden und Demos

Vor Retell AI fiel die Abdeckung außerhalb der Geschäftszeiten oder wenn SDRs mitten in einer Demo waren dramatisch ab. KI-Agenten füllen diese Lücken nun und springen automatisch ein, wenn menschliche Mitarbeitende nicht verfügbar sind, sodass Leads nie warten müssen. Wie Yuri anmerkte, hätte die Alternative zur KI die Einstellung von 10–20 zusätzlichen Mitarbeitenden erfordert – ein zunehmend unrealistischer Weg für Unternehmen, die ohne Überdehnung von Personal und Budgets skalieren wollen.

„Anstatt, wissen Sie, 10 bis 20 verschiedene Agenten einzustellen, dachten wir, dass die Implementierung von KI gut für unser Geschäft wäre … wir nutzen sowohl KI als auch Menschen, um maximale Abdeckung zu erreichen … KI wird für all die Stunden eingesetzt, in denen die Leute mit Demos beschäftigt sind.“

Dieses flexible Abdeckungsmodell half ISpeedToLead, die Konversionschancen in entscheidenden Momenten zu erhöhen:

‍20–30 qualifizierte Demos wöchentlich per KI gebucht, die in Randzeiten und Spitzenzeiten einspringen, in denen menschliche Mitarbeitende nicht schnell genug reagieren konnten‍

Lead-Reaktionszeit auf unter 5 Minuten komprimiert, unabhängig von der Tageszeit

‍

Implementierung & Partnererfahrung

Das Projekt benötigte etwa einen Monat vom ersten Scoping bis zum Start. Yuri schrieb Kevin Hogans Engineering-Hintergrund und Partnererfahrung als entscheidend dafür zu, die Implementierung nahtlos zu gestalten.

„Kevin ist wahrscheinlich der Klügste, mit dem ich gearbeitet habe. Ich muss ihm am wenigsten sagen, damit er Dinge erledigt.“

Zu den wichtigsten Implementierungsschritten gehörten:

• Bereitstellung des Zugangs zu CRM und Lead-Formularen
• Zusammenarbeit an Anrufskripten, Demo-Routing und Text-/E-Mail-Nachfolgesprache
• Konfiguration der KI-Auslöselogik und QA-Dashboards
• Durchführung eines kurzen Betas und anschließende Verfeinerung der Abläufe auf Basis realer Nutzung

‍

Die Auswirkung von Retell

• Reduzierung der durchschnittlichen Lead-Reaktionszeit: von 100 Minuten auf unter 5 Minuten
• Qualifizierte Demos wöchentlich per KI-Anrufe gebucht: 20–30
• Call-to-Meeting-Buchungsquote auf Basis der CRM-Nachverfolgung: +40 %
• Vollständige Lead-Abdeckung rund um die Uhr nun ohne Personalaufstockung möglich
• End-to-End-Automatisierung über Zoho, GoHighLevel, Make.com und Calendly
• Mit Retells Certified Partner wurde vollständige Automatisierung in einem Monat erreicht

Yuri sprach offen über den Wert, den Retell AI ihrem Betrieb brachte. Über die Effizienzgewinne hinaus stachen vor allem die Erschwinglichkeit und das Aufwärtspotenzial hervor, besonders für schnell wachsende Unternehmen, die ohne Überausgaben skalieren wollen.

„Es ist eine sehr erschwingliche Art, es zu versuchen – vielleicht wird es Ihr Geschäft wirklich verzehnfachen. Ich meine, in unserem Fall.“

‍

Erkenntnisse

1. Nutzen Sie Certified Partners, um schnell voranzukommen

Kevin Hogans Retell-Certified-Partner-Implementierung ermöglichte es ISpeedToLead, in einem Monat live zu gehen und fortgeschrittene Integrationen mit null internem Engineering-Aufwand zu bewältigen.

„Sie bekommen nicht jemanden, der sich ein YouTube-Tutorial angesehen hat und anfing, KI zu verkaufen. Sie bekommen jemanden mit Engineering-Hintergrund, der zuvor komplexe Systeme gebaut hat.“

2. Verkomplizieren Sie die Qualifizierung nicht

Eine gut platzierte Frage (z. B. Anzahl abgeschlossener Geschäfte) reichte aus, um den Lead-Fluss von ISpeedToLead zu segmentieren. Einfachheit beschleunigte die Ergebnisse.

3. Nutzen Sie KI, um die menschliche Abdeckung zu erweitern, nicht zu ersetzen

Retell AI war keine Strategie zum Personalabbau – es war eine Möglichkeit, schnellen Kontakt sicherzustellen, Leads intelligent zu triagieren und menschliche Mitarbeitende produktiver zu machen.

Retell AI gab ISpeedToLead ein skalierbares, intelligentes Sprachautomatisierungssystem, das mit dem Volumen und der Dringlichkeit ihrer Lead-Generierungsmaschine mithalten konnte. Mit fachkundiger Anleitung durch unseren Certified Partner bei der Bereitstellung schafften sie es schnell und gleich beim ersten Mal richtig.

Bereit, Ihren Anrufbetrieb wie ISpeedToLead zu skalieren?

Ob Sie darum wetteifern, Reaktionszeiten zu verkürzen, oder ohne Personalaufstockung automatisieren möchten – die Certified Partners von Retell können Ihnen helfen, schnell zu starten und richtig zu bauen.

Certified Partners entdecken oder Demo buchen, um zu sehen, wie Retell AI Ihre Workflows transformieren kann – ohne zusätzliche Mitarbeitende.

‍