Υποδοχή υποθέσεων σωματικών βλαβών: Γιατί τα γραφεία χάνουν υποθέσεις στα πρώτα 90 δευτερόλεπτα

Η υποδοχή υποθέσεων σωματικών βλαβών είναι η διαδικασία κατά την οποία λαμβάνεται η πρώτη κλήση ενός υποψήφιου πελάτη, καταγράφονται τα πραγματικά περιστατικά του συμβάντος, η υπόθεση αξιολογείται με βάση τα κριτήρια του γραφείου και προωθείται προς την υπογραφή συμφωνίας εκπροσώπησης.

Σχεδόν όλες οι απώλειες συμβαίνουν στην αρχή. Ένας καλών που καταλήγει σε τηλεφωνητή, σε ουρά αναμονής ή σε κάποιον που διαβάζει λάθος σενάριο συνήθως έχει φύγει πριν μάθει οποιοσδήποτε στο γραφείο ότι η κλήση υπήρξε.

Το άρθρο καλύπτει τι πρέπει να συμβεί στα πρώτα 90 δευτερόλεπτα, ποια στοιχεία αξίζει να καταγραφούν σε αυτή την κλήση και ποια μέρη της υποδοχής αυτοματοποιούν συνήθως τα γραφεία. Οι κανόνες που δεσμεύουν το γραφείο σας είναι εκείνοι της πολιτείας σας· το άρθρο δεν τους ερμηνεύει και τίποτα από όσα αναφέρονται δεν αποτελεί νομική συμβουλή.

Με μια ματιά

• Η υποδοχή υποθέσεων σωματικών βλαβών εκτείνεται από την πρώτη επαφή έως την υπογραφή της εντολής, και η πρώτη κλήση κρίνει το μεγαλύτερο μέρος της.
• Οι κλήσεις για τραυματισμούς έρχονται τη νύχτα, τα σαββατοκύριακα και από πληρωμένες διαφημίσεις — ακριβώς όταν τα γραφεία έχουν τη λιγότερη στελέχωση.
• Καταγράψτε στην πρώτη κλήση την ημερομηνία του συμβάντος, τους τραυματισμούς και τη θεραπεία, τα στοιχεία ευθύνης, τις ασφαλιστικές εταιρείες, την τυχόν προηγούμενη εκπροσώπηση και τα ονόματα για έλεγχο σύγκρουσης συμφερόντων.
• Αξιολόγηση σημαίνει συλλογή των στοιχείων που επιτρέπουν σε έναν δικηγόρο να αποφασίσει. Μην λέτε στον καλούντα αν έχει υπόθεση.
• Ενημερώστε τον καλούντα ότι μιλά με αυτοματοποιημένο σύστημα και ελέγξτε τον κανόνα γνωστοποίησης της πολιτείας σας πριν από την ενεργοποίηση.
• Ένας ρεσεψιονίστ με Τεχνητή Νοημοσύνη (AI) μπορεί να απαντά αμέσως και να διεξάγει τη συλλογή στοιχείων. Πρέπει να δηλώνει ότι είναι αυτοματοποιημένος και δεν πρέπει να δίνει νομικές συμβουλές, να αναφέρει όρους αμοιβής ή να υπογράφει συμφωνίες με κανέναν.
• Μετρήστε την ταχύτητα πρώτης επαφής, το ποσοστό επαφής και το ποσοστό μετατροπής από υποδοχή σε υπογραφή. Ο όγκος κλήσεων από μόνος του δεν σας λέει τίποτα.

Τι είναι η υποδοχή υποθέσεων σωματικών βλαβών;

Η υποδοχή υποθέσεων σωματικών βλαβών είναι η δομημένη πρώτη συζήτηση ανάμεσα σε ένα γραφείο και κάποιον που ενδέχεται να έχει αξίωση για τραυματισμό.

Ο ρόλος της είναι τριπλός ταυτόχρονα: να συγκεντρώσει τα στοιχεία του συμβάντος, να εκτιμήσει αν η υπόθεση ταιριάζει σε όσα χειρίζεται το γραφείο και να κρατήσει τον καλούντα αρκετά ώστε να φτάσει σε συνάντηση ή σε υπογεγραμμένη συμφωνία.

Συνήθως τη χειρίζεται ένας ειδικός υποδοχής και όχι δικηγόρος, ενώ στα μεγαλύτερα γραφεία πρόκειται για αποκλειστική ομάδα με δικούς της στόχους ανταπόκρισης και μετατροπής.

Ο λόγος που της δίνεται τόση προσοχή στα γραφεία που εκπροσωπούν ενάγοντες είναι αριθμητικός. Το κόστος απόκτησης υπόθεσης είναι υψηλό, οι δαπάνες για συστάσεις και διαφήμιση είναι σημαντικές και κάθε lead που φτάνει και δεν μετατρέπεται έχει ήδη πληρωθεί.

Τι συμβαίνει στα πρώτα 90 δευτερόλεπτα

Ο καλών αποφασίζει αν βρήκε βοήθεια, και το γραφείο είτε καταγράφει τα στοιχεία είτε χάνει την ευκαιρία να το κάνει.

Μια τυπική κλήση για τραυματισμό έρχεται από κάποιον που πονά, που είχε πρόσφατα ατύχημα, συχνά μέσα σε λίγες ημέρες από το συμβάν, μερικές φορές από κρεβάτι νοσοκομείου. Δεν κάνει έρευνα αγοράς με τη συνήθη έννοια. Ψάχνει τον πρώτο ικανό άνθρωπο που θα του πάρει το πρόβλημα από τους ώμους.

Αυτό είναι που πρέπει πραγματικά να πετύχει το άνοιγμα της κλήσης.

1. Απάντηση. Ζωντανά, στο πρώτο ή δεύτερο κουδούνισμα, όποια ώρα κι αν έρθει η κλήση.
2. Επιβεβαίωση, σε μία πρόταση, ότι το γραφείο χειρίζεται τέτοιου είδους υποθέσεις.
3. Αναγνώριση ότι ο καλών είναι τραυματισμένος και αγχωμένος, πριν από οποιαδήποτε ερώτηση.
4. Έναρξη καταγραφής στοιχείων, ξεκινώντας από το τι συνέβη και πότε.
5. Ρητός καθορισμός του επόμενου βήματος, ώστε ο καλών να ξέρει αν θα τον καλέσει δικηγόρος και πότε.

Αν χαθεί το πρώτο, τα υπόλοιπα δεν συμβαίνουν ποτέ. Γι' αυτό ακριβώς πρόκειται για πρόβλημα 90 δευτερολέπτων και όχι για πρόβλημα σεναρίου.

Πού χάνουν πραγματικά τα γραφεία την υπόθεση

Πέντε σημεία αποτυχίας εξηγούν το μεγαλύτερο μέρος, και τα τέσσερα από αυτά είναι δομικά και όχι ανθρώπινα.

• Η κλήση έρχεται εκτός ωραρίου. Τα ατυχήματα δεν συμβαίνουν από τις εννιά έως τις πέντε. Ένα μήνυμα τηλεφωνητή στις 21:00 είναι παραπομπή στο επόμενο γραφείο στα αποτελέσματα αναζήτησης.
• Η γραμμή είναι κατειλημμένη. Οι ομάδες υποδοχής χειρίζονται μία κλήση τη φορά. Μια αιχμή καμπάνιας, ένα καραμπόλα ή το μεσημεριανό διάλειμμα δημιουργούν ουρά, και οι καλούντες για τραυματισμούς δεν περιμένουν στη γραμμή.
• Η επανεπικοινωνία δεν γίνεται ποτέ. Μεγάλο μέρος των leads φτάνει μέσω φορμών στο web και ειδοποιήσεων μέσω SMS, και η πρώτη απόπειρα κλήσης συχνά δεν συνδέεται. Το αν θα γίνει τελικά επαφή το κρίνει η συχνότητα των επαναλήψεων, όχι η πρώτη απόπειρα.
• Τα στοιχεία δεν καταγράφονται. Μια υποδοχή που καταγράφει μόνο όνομα και αριθμό τηλεφώνου αναγκάζει τον δικηγόρο να ξεκινήσει από το μηδέν, κάτι που καθυστερεί την απόφαση και μεγαλώνει το διάστημα μέχρι να λάβει απάντηση ο καλών.
• Ο καλών αντιμετωπίζεται ως lead. Οι καλούντες για τραυματισμούς καταλαβαίνουν πότε τους «διεκπεραιώνουν». Η μόνη αποτυχία που είναι πραγματικά ανθρώπινη είναι ο τόνος των πρώτων 20 δευτερολέπτων.

Η έρευνα για την ταχύτητα απόκρισης δεν αφορά ειδικά τον νομικό κλάδο, αλλά είναι ενδεικτική και σαφής. Η μελέτη του Harvard Business Review του 2011 The Short Life of Online Sales Leads διαπίστωσε ότι οι εταιρείες που επικοινωνούσαν με ένα αίτημα μέσα σε μία ώρα είχαν σχεδόν 7 φορές περισσότερες πιθανότητες για ουσιαστική συζήτηση αξιολόγησης σε σχέση με όσες περίμεναν μία ώρα ακόμη, και πάνω από 60 φορές περισσότερες σε σχέση με όσες περίμεναν μία ημέρα. Στις σωματικές βλάβες, όπου το ίδιο ατύχημα δημιουργεί leads για πολλά γραφεία ταυτόχρονα, το πρακτικό περιθώριο είναι ακόμη μικρότερο.

Η έρευνα για την ταχύτητα ανταπόκρισης σε leads δείχνει πόσο αλλάζει η μετατροπή ανάμεσα στο 1ο και στο 30ό λεπτό.

Τι να καταγράψετε στην πρώτη κλήση

Καταγράψτε αρκετά ώστε ένας δικηγόρος να μπορεί να αποφασίσει χωρίς δεύτερη κλήση συλλογής στοιχείων.

Το ελάχιστο είναι όνομα, αριθμός επικοινωνίας και ημερομηνία του συμβάντος. Η παρακάτω λίστα είναι αυτό που ξεχωρίζει μια υποδοχή που μετατρέπει από μια υποδοχή που δημιουργεί επιπλέον δουλειά.

Δύο από αυτά αξίζουν έμφαση. Μια καταγεγραμμένη κατάθεση που έχει ήδη δοθεί σε ασφαλιστική αλλάζει τον τρόπο χειρισμού της υπόθεσης, και είναι η ερώτηση που η υποδοχή ξεχνά συχνότερα να κάνει.

Επίσης, ο έλεγχος σύγκρουσης συμφερόντων εξαρτάται από την καταγραφή των ονομάτων όλων των μερών κατά την υποδοχή και όχι κατά την ανάθεση, που έρχεται πολύ αργότερα και είναι πολύ πιο δύσκολο να αναιρεθεί.

Αξιολόγηση χωρίς προκαταβολική κρίση της υπόθεσης

Αξιολόγηση σημαίνει συλλογή των στοιχείων που επιτρέπουν σε έναν δικηγόρο να αποφασίσει, όχι λήψη απόφασης κατά την κλήση.

Η διάκριση έχει σημασία τόσο νομικά όσο και εμπορικά. Το προσωπικό υποδοχής που δεν είναι δικηγόροι δεν πρέπει να λέει στον καλούντα αν έχει αξίωση, πόσο μπορεί να αξίζει ή ποια είναι η προθεσμία στην πολιτεία του. Το πού βρίσκεται αυτό το όριο και τι θεωρείται υπέρβασή του ρυθμίζεται από τους κανόνες της πολιτείας σας για την αντιποίηση δικηγορικού επαγγέλματος. Οι κανόνες αυτοί διαφέρουν και το άρθρο δεν τους ερμηνεύει. Επιβεβαιώστε όσους ισχύουν για το γραφείο σας με τον δικό σας νομικό σύμβουλο ή τον δικηγορικό σύλλογο της πολιτείας σας πριν γράψετε σενάριο.

Έχει σημασία και εμπορικά, γιατί τα κριτήρια αξιολόγησης κατά την υποδοχή είναι χονδροειδή εργαλεία. Μια υπόθεση που βαθμολογείται χαμηλά σε μια λίστα ελέγχου μπορεί να αποδειχθεί ισχυρή μόλις ένας δικηγόρος ακούσει τα στοιχεία, και ένας καλών στον οποίο λένε κατά την υποδοχή ότι η υπόθεσή του είναι αδύναμη δεν ξανακαλεί.

Τα περισσότερα γραφεία καταλήγουν στον ίδιο λειτουργικό διαχωρισμό: η υποδοχή ρωτά και καταγράφει, οι δικηγόροι αξιολογούν και συμβουλεύουν. Στην πράξη αυτό σημαίνει ότι κάθε διαδρομή στο σενάριο καταλήγει σε συνάντηση, σε δέσμευση για επανάκληση ή σε απόρριψη που ανακοινώνεται από κάποιον που το γραφείο έχει εξουσιοδοτήσει να το κάνει.

Το άρθρο περιγράφει πώς τα γραφεία συνήθως οργανώνουν την υποδοχή και πώς συμπεριφέρεται η τεχνολογία. Δεν αποτελεί νομική συμβουλή και δεν ερμηνεύει τους κανόνες καμίας δικαιοδοσίας.

Πού ταιριάζει ένας ρεσεψιονίστ AI στην υποδοχή υποθέσεων τραυματισμού

Ταιριάζει στην απάντηση και στη συλλογή στοιχείων — ακριβώς στο κομμάτι που αποτυγχάνει εκτός ωραρίου και στις αιχμές.

Ένας ρεσεψιονίστ AI για δικηγορικό γραφείο απαντά στην υπάρχουσα γραμμή του γραφείου, χαιρετά τον καλούντα, κάνει τις ερωτήσεις υποδοχής με τη σειρά, καταγράφει τις απαντήσεις σε νέο φάκελο υπόθεσης και είτε κλείνει τη συνάντηση είτε μεταβιβάζει την κλήση στον εφημερεύοντα δικηγόρο. Δεν έχει ουρά αναμονής και δεν φεύγει για το σπίτι. Σε έναν ρυθμιζόμενο τομέα, το δυσκολότερο ερώτημα είναι αν αντέχει όταν η κλήση ξεφεύγει από το αναμενόμενο.

Σε αντίθεση με τα bots που ακολουθούν σενάρια και τα ελεγχόμενα demo που λειτουργούν μόνο στο ιδανικό σενάριο, η Retell είναι σχεδιασμένη για επαναλήψιμη αξιοπιστία σε παραγωγή. Οι πιο δύσκολες στιγμές πρέπει να λειτουργούν ξανά και ξανά, όχι μόνο μία φορά. Στο benchmark 414 κλήσεων της Cekura σε μια ρυθμιζόμενη ροή εργασιών Medicare, η Retell πέρασε 22 από τα 23 σενάρια και στις τρεις απόπειρες, προηγούμενη έξι πλατφορμών με 95,7% ακρίβεια ροής εργασιών και 95,7% αυστηρή αξιοπιστία από άκρη σε άκρη. Τα σενάρια ήταν εκείνα που κρίνουν μια κλήση υποδοχής: διακοπείσες γνωστοποιήσεις, άρνηση συγκατάθεσης, αλλαγή πρόθεσης, διορθωμένες πληροφορίες, απαγορευμένες συμβουλές, ευαίσθητα δεδομένα και ανάκαμψη από αποτυχημένη μεταβίβαση.

Τρεις εργασίες που κάνει καλά στον συγκεκριμένο τομέα.

• Υποδοχή εκτός ωραρίου και τα σαββατοκύριακα. Η κλήση που θα κατέληγε σε τηλεφωνητή αποκτά πλήρη υποδοχή και κλεισμένη συνάντηση.
• Κλήσεις από πληρωμένες διαφημίσεις. Κάθε αναπάντητη κλήση από διαφημιστική καμπάνια είναι προϋπολογισμός που έχει ήδη δαπανηθεί. Η απάντηση σε όλες αλλάζει το κόστος ανά υπογεγραμμένη υπόθεση περισσότερο από οποιαδήποτε προσαρμογή προσφορών.
• Κλήσεις υπαρχόντων πελατών για την πορεία της υπόθεσης. Οι πελάτες που καλούν για να ρωτήσουν πού βρίσκεται η υπόθεσή τους καταναλώνουν τον χρόνο της ομάδας υποδοχής. Η δρομολόγησή τους μακριά από τη γραμμή υποδοχής προστατεύει τη δυναμικότητα που μετατρέπει νέες υποθέσεις.

Τώρα τα όρια, που στη νομική έχουν μεγαλύτερη σημασία από ό,τι στους περισσότερους κλάδους.

• Ενημερώστε τον καλούντα ότι μιλά με αυτοματοποιημένο σύστημα. Οι απαιτήσεις γνωστοποίησης για εργαλεία AI διαφέρουν ανά πολιτεία και εξακολουθούν να αλλάζουν. Επιβεβαιώστε τι ισχύει για το γραφείο σας πριν από την ενεργοποίηση και ενσωματώστε τη γνωστοποίηση στην εναρκτήρια φράση, αντί να την προσθέσετε αργότερα.
• Καμία νομική συμβουλή. Ο πράκτορας δεν πρέπει να απαντά αν ο καλών έχει υπόθεση, πόσο αξίζει ή πόσο χρόνο έχει για να καταθέσει αγωγή. Αυτές οι ερωτήσεις παραδίδονται καθαρά σε άνθρωπο, δεν απαντώνται.
• Καμία συζήτηση για αμοιβές και καμία ανάθεση. Οι όροι αμοιβής επί επιτυχία και οι συμφωνίες εκπροσώπησης ανήκουν σε δικηγόρο. Ένα αυτοματοποιημένο σύστημα δεν πρέπει ποτέ να κάνει οτιδήποτε θα μπορούσε ο καλών να ερμηνεύσει ως σύσταση σχέσης δικηγόρου-πελάτη.
• Η υποδοχή δημιουργεί υποχρεώσεις πριν κάποιος γίνει πελάτης. Όσα λέει ένας υποψήφιος πελάτης σε μια πρώτη συζήτηση μπορεί να προστατεύονται είτε το γραφείο αναλάβει την υπόθεση είτε όχι, και όσα ακούει το γραφείο μπορεί να επηρεάσουν εναντίον ποιου μπορεί να ενεργήσει αργότερα. Οι λεπτομέρειες είναι θέμα του νομικού σας συμβούλου. Σε λειτουργικό επίπεδο, αυτό είναι επιχείρημα υπέρ της διενέργειας ελέγχου σύγκρουσης συμφερόντων στα ονόματα που καταγράφονται κατά την υποδοχή και υπέρ του ελέγχου του ποιος μπορεί να ακούσει την ηχογράφηση — όχι επιχείρημα κατά της ηχογράφησης.
• Το γραφείο εποπτεύει το σύστημα. Ό,τι λέει ο πράκτορας σε μια κλήση λέγεται εκ μέρους του γραφείου. Ελέγχετε ένα δείγμα κλήσεων με σταθερό πρόγραμμα και τηρείτε αρχείο αυτών των ελέγχων. Η ρύθμιση μία φορά και η εγκατάλειψή του είναι ο τρόπος αποτυχίας.
• Κλιμακώστε τις περιπτώσεις δυσφορίας. Ένας καλών που πονά έντονα, περιγράφει θανατηφόρο συμβάν ή βρίσκεται σε κρίση πρέπει να φτάνει αμέσως σε άνθρωπο. Γράψτε πρώτα αυτόν τον κανόνα μεταβίβασης και δοκιμάστε τον περισσότερο από όλους.
• Αντιμετωπίστε τα πάντα ως εμπιστευτικά. Οι συζητήσεις υποδοχής περιέχουν ευαίσθητα στοιχεία πριν υπάρξει οποιαδήποτε ανάθεση. Η πρόσβαση σε ηχογραφήσεις και απομαγνητοφωνήσεις χρειάζεται τους ίδιους ελέγχους με τον φάκελο της υπόθεσης.

Όσον αφορά τη λειτουργία, δύο πράγματα κρίνουν αν αυτό δουλεύει στην πράξη. Η μεταβίβαση κλήσης πρέπει να μεταφέρει όσα έχει ήδη πει ο καλών, ώστε κανείς να μην επαναλαμβάνει δύο φορές την ιστορία του ατυχήματός του. Και ο πράκτορας πρέπει να κλείνει τη συνάντηση κατά την κλήση, γιατί μια υπόσχεση για επανάκληση ανοίγει ξανά το ίδιο κενό που έχασε την υπόθεση εξαρχής.

Πώς μοιάζει μια καλή υποδοχή στα χαρτιά

Μετρήστε τη χοάνη, όχι το τηλέφωνο.

• Ταχύτητα πρώτης επαφής. Διάμεσος και 90ό εκατοστημόριο, μετρημένα από την ενέργεια του καλούντα και όχι από τη στιγμή που το lead εμφανίστηκε στο σύστημα διαχείρισης υποθέσεων.
• Ποσοστό απάντησης ανά ώρα. Διαχωρίστε εντός και εκτός ωραρίου. Αν διαφέρουν, το πρόβλημα είναι η κάλυψη και καμία εκπαίδευση δεν το διορθώνει.
• Ποσοστό επαφής σε leads από web και SMS. Το ποσοστό των μη τηλεφωνικών leads που φτάνουν ποτέ σε ζωντανή συζήτηση και πόσες απόπειρες χρειάστηκαν.
• Ποσοστό ολοκλήρωσης υποδοχής. Το ποσοστό των κλήσεων όπου καταγράφηκε το πλήρες σύνολο στοιχείων, όχι μόνο όνομα και αριθμός.
• Ποσοστό μετατροπής από υποδοχή σε υπογραφή. Ανά πηγή. Τα πληρωμένα leads, οι συστάσεις και οι οργανικές κλήσεις μετατρέπονται διαφορετικά και δεν πρέπει να υπολογίζονται μαζί σε μέσο όρο.
• Χρόνος από την πρώτη κλήση έως την υπογραφή συμφωνίας. Ο αριθμός που τα περισσότερα γραφεία δεν έχουν μετρήσει ποτέ και που αντικατοπτρίζει πιο άμεσα την ποιότητα της υποδοχής.

Ο έλεγχος κλήσεων είναι αυτό που κάνει αυτούς τους αριθμούς αξιοποιήσιμους. Η μελέτη της ανάλυσης μετά την κλήση στις χαμένες υποδοχές συνήθως αναδεικνύει τις ίδιες δύο ή τρεις αποτυχίες σεναρίου να επαναλαμβάνονται — κάτι που διορθώνεται σε μία εβδομάδα και όχι με πρόγραμμα εκπαίδευσης.

Πώς να βελτιώσετε την υποδοχή αυτόν τον μήνα

1. Καλέστε το δικό σας γραφείο στις 21:00 ένα Σάββατο και ακούστε τι ακούει ένας υποψήφιος πελάτης.
2. Κλείστε το κενό εκτός ωραρίου πριν αγγίξετε οτιδήποτε άλλο. Είναι η μεγαλύτερη μεμονωμένη κατηγορία χαμένων υποθέσεων.
3. Ενσωματώστε τη λίστα καταγραφής στοιχείων στο σενάριο, ώστε τίποτα να μην εξαρτάται από τη μνήμη του ειδικού.
4. Ορίστε συχνότητα επαναλήψεων για leads από web και SMS και εγκρίνετέ την πριν την ενεργοποιήσετε. Οι κανόνες για την προσέλκυση πελατών περιορίζουν την επαφή με θύματα ατυχημάτων, ορισμένες πολιτείες επιβάλλουν περίοδο αναμονής μετά από ένα συμβάν και ο TCPA ρυθμίζει τις αυτοματοποιημένες κλήσεις και τα μηνύματα ανεξάρτητα από οποιονδήποτε κανόνα του δικηγορικού συλλόγου. Συμφωνήστε τη συχνότητα, τα κανάλια και το αρχείο συγκατάθεσης με τον δικό σας νομικό σύμβουλο και, στη συνέχεια, δεσμεύστε την ομάδα σε αυτά.
5. Διαχωρίστε τη γραμμή υπαρχόντων πελατών από τη γραμμή νέων υποθέσεων, ώστε οι κλήσεις ενημέρωσης να σταματήσουν να καταναλώνουν τη δυναμικότητα της υποδοχής.
6. Ελέγχετε κάθε εβδομάδα ένα δείγμα χαμένων υποδοχών και αλλάζετε το σενάριο την ίδια εβδομάδα. Όποιος εντοπίζει την αποτυχία πρέπει να μπορεί να τη διορθώσει χωρίς αίτημα προς τον προμηθευτή.

Συχνές ερωτήσεις

Τι είναι ο ειδικός υποδοχής υποθέσεων σωματικών βλαβών;

Το άτομο που δέχεται την πρώτη επαφή από υποψήφιους πελάτες, διεξάγει τη συνέντευξη υποδοχής, καταγράφει τα στοιχεία στο σύστημα διαχείρισης υποθέσεων, αξιολογεί την υπόθεση με βάση τα κριτήρια του γραφείου και παρακολουθεί την επικοινωνία μέχρι ο υποψήφιος να υπογράψει ή να αρνηθεί. Ο ρόλος είναι σε επαφή με πελάτες και δεν ασκείται από δικηγόρο, οπότε συλλέγει στοιχεία αντί να δίνει συμβουλές.

Ποιες ερωτήσεις πρέπει να γίνονται σε μια κλήση υποδοχής υπόθεσης σωματικής βλάβης;

Ημερομηνία, ώρα και τοποθεσία του συμβάντος, τι συνέβη, τραυματισμοί και θεραπεία που δόθηκε, αν υπάρχει αστυνομική αναφορά ή αναφορά συμβάντος, οι ασφαλιστικές εταιρείες και των δύο πλευρών, αν έχει δοθεί καταγεγραμμένη κατάθεση σε οποιαδήποτε ασφαλιστική, προηγούμενη ή τρέχουσα εκπροσώπηση και τα ονόματα όλων των μερών για έλεγχο σύγκρουσης συμφερόντων.

Πόσο γρήγορα πρέπει ένα δικηγορικό γραφείο να ανταποκρίνεται σε ένα lead τραυματισμού;

Αμέσως, και σίγουρα στην ίδια κλήση και όχι μέσω επανάκλησης. Το ίδιο ατύχημα δημιουργεί αιτήματα προς πολλά γραφεία ταυτόχρονα, και ο καλών συνήθως αναθέτει την υπόθεση στο πρώτο γραφείο που πραγματικά ασχολείται μαζί του.

Μπορεί το AI να χειριστεί τη νομική υποδοχή υποθέσεων;

Μπορεί να απαντήσει στην κλήση, να κάνει τις ερωτήσεις συλλογής στοιχείων, να κλείσει τη συνάντηση και να δρομολογήσει τα επείγοντα θέματα, εφόσον ενημερώνει τον καλούντα ότι είναι αυτοματοποιημένο σύστημα. Δεν πρέπει να αξιολογεί την αξίωση, να αναφέρει όρους αμοιβής ή να κάνει οτιδήποτε θα μπορούσε να ερμηνευτεί ως σύσταση σχέσης δικηγόρου-πελάτη. Αυτά πηγαίνουν σε δικηγόρο, και ό,τι λέει το σύστημα λέγεται εκ μέρους του γραφείου. Ελέγξτε τους κανόνες της πολιτείας σας με τον δικό σας νομικό σύμβουλο πριν από την ενεργοποίηση.

Είναι η υποδοχή υποθέσεων σωματικών βλαβών το ίδιο με την αξιολόγηση υποθέσεων;

Η αξιολόγηση είναι ένα μέρος της υποδοχής. Η υποδοχή είναι ολόκληρη η διαδικασία από την πρώτη επαφή έως την υπογραφή της συμφωνίας, συμπεριλαμβανομένης της καταγραφής στοιχείων, της επανεπικοινωνίας και της παράδοσης. Η αξιολόγηση είναι το φίλτρο που εφαρμόζεται στα στοιχεία αφού συλλεχθούν.

Γιατί τα γραφεία χάνουν υποθέσεις κατά την υποδοχή;

Αναπάντητες κλήσεις εκτός ωραρίου, κατειλημμένες γραμμές στις αιχμές, επανεπικοινωνία που σταματά μετά από μία απόπειρα και ελλιπής καταγραφή στοιχείων που καθυστερεί την απόφαση του δικηγόρου. Τα δύο πρώτα είναι προβλήματα κάλυψης και όχι απόδοσης.

Απαντήστε στην κλήση για το ατύχημα των 21:00

Η Retell είναι μια Πλατφόρμα AI για την Εμπειρία Πελάτη και τις Αυτόνομες Σχέσεις με Πελάτες. Συνδέστε τη με την υπάρχουσα γραμμή του γραφείου σας για μία εβδομάδα πραγματικών κλήσεων εκτός ωραρίου, διαβάστε οι ίδιοι τις απομαγνητοφωνήσεις και αποφασίστε με βάση τις δικές σας υποδοχές και όχι με βάση ένα demo. Ξεκινήστε πιλοτική εφαρμογή στις δικές σας κλήσεις.

##