Φωνητικοί πράκτορες AI για δικηγορικά γραφεία και νομικό intake

Ένας φωνητικός πράκτορας AI της Retell AI απαντά στη γραμμή του γραφείου σας και αναγνωρίζει αν ο καλών είναι νέος ή υφιστάμενος πελάτης. Οι νέοι καλούντες περνούν από τη διαδικασία υποδοχής: ο πράκτορας θέτει τις ερωτήσεις αξιολόγησης που έχετε ορίσει, επιβεβαιώνει ονόματα και στοιχεία επικοινωνίας και κλείνει ραντεβού για συμβουλευτική συνάντηση με δικηγόρο. Οι υφιστάμενοι πελάτες λαμβάνουν απαντήσεις σε συνήθεις ερωτήσεις, όπως ωράριο γραφείου, ημερομηνίες τιμολογίων και βήματα για την πύλη πελατών, ενώ οτιδήποτε αφορά συγκεκριμένη υπόθεση μεταβιβάζεται στο κατάλληλο άτομο. Λειτουργεί 24/7, οπότε οι κλήσεις εκτός ωραρίου και οι κλήσεις υπερχείλισης τυγχάνουν την ίδια διαχείριση με τις κλήσεις κατά τη διάρκεια της ημέρας, ενώ κάθε κλήση απομαγνητοφωνείται και τα στοιχεία της αποθηκεύονται ως δομημένα πεδία. Μπορεί να τοποθετηθεί μπροστά από το τρέχον τηλεφωνικό σας μενού ως αντικατάσταση του παραδοσιακού IVR για δικηγορικά γραφεία ή να λειτουργήσει ως ο εικονικός ρεσεψιονίστ του δικηγορικού σας γραφείου.

Σε δύο επίπεδα. Πρώτον, οι οδηγίες του πράκτορα τον περιορίζουν στην αρχική καταγραφή της υπόθεσης. Συλλέγει τα στοιχεία, εξηγεί το επόμενο βήμα και κλείνει το ραντεβού για τη συμβουλευτική συνάντηση. Παράλληλα, ενημερώνει τον καλούντα ότι ένας δικηγόρος θα εξετάσει την υπόθεση. Δεύτερον, οι δικλίδες ασφαλείας (guardrails) της Retell ελέγχουν κάθε απάντηση πριν εκφωνηθεί. Εντοπίζουν ρυθμιζόμενες επαγγελματικές συμβουλές, δηλαδή νομικές, ιατρικές και χρηματοοικονομικές. Όταν επισημάνουν μια απάντηση, την αντικαθιστούν με ένα ασφαλές μήνυμα. Μια δικλίδα ασφαλείας εισόδου εντοπίζει επίσης απόπειρες jailbreak ή χειραγώγησης του πράκτορα. Μπορείτε να δοκιμάσετε και τις δύο δικλίδες με τα δικά σας σενάρια κλήσεων σε προσομοίωση, προτού ο πράκτορας δεχτεί πραγματική κλήση. Το πρότυπο Legal Intake Screener αποτελεί ένα καλό σημείο εκκίνησης.

Η Retell διαθέτει πιστοποίηση SOC 2 Type 1 και Type 2 και συμμορφώνεται με τον GDPR, με Προσάρτημα Επεξεργασίας Δεδομένων (DPA) που μπορείτε να υπογράψετε μόνοι σας. Κάθε πράκτορας έχει τη δική του ρύθμιση αποθήκευσης δεδομένων: όλα τα δεδομένα, όλα εκτός από τα PII ή μόνο βασικά χαρακτηριστικά, χωρίς διατήρηση απομαγνητοφωνήσεων ή ηχογραφήσεων. Ορίζετε περίοδο διατήρησης ανά πράκτορα, από 1 ημέρα έως 2 χρόνια, μετά την οποία τα δεδομένα κλήσεων διαγράφονται οριστικά, ενώ η πρόσβαση στις ηχογραφήσεις κλήσεων μπορεί να περιοριστεί με υπογεγραμμένα URL. Αν η εταιρεία σας διαχειρίζεται προστατευμένες πληροφορίες υγείας και χρειάζεται BAA, η Retell συμμορφώνεται με τον HIPAA και η BAA μπορεί να υπογραφεί από εσάς πριν περάσουν οποιεσδήποτε PHI από τον πράκτορα. Το πρόγραμμα Enterprise προσθέτει προσαρμοσμένους όρους MSA και DPA, έλεγχο πρόσβασης βάσει ρόλων και προσαρμοσμένο SSO.

Η Retell διαθέτει εγγενείς ενσωματώσεις με Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics 365 και Zoho CRM, με Calendly και Cal.com για κλείσιμο ραντεβού και με Zendesk για tickets. Δεν υπάρχει έτοιμος connector για λογισμικό διαχείρισης νομικού γραφείου ή υποδοχής νέων υποθέσεων (intake). Αυτά τα συστήματα συνδέονται μέσω μιας προσαρμοσμένης συνάρτησης (custom function), η οποία επιτρέπει στον πράκτορα να καλεί το API του συστήματός σας κατά τη διάρκεια της κλήσης, για να αναζητήσει έναν πελάτη ή να δημιουργήσει ένα lead, καθώς και μέσω webhooks που στέλνουν στον server σας κάθε ολοκληρωμένη κλήση, την απομαγνητοφώνησή της και τα πεδία που εξήχθησαν από αυτήν. Η τηλεφωνική σας υποδομή παραμένει ως έχει: οι κλήσεις φτάνουν στον πράκτορα μέσω SIP από Twilio, Telnyx, Vonage, Five9 ή Amazon Connect, ή σε αριθμούς που αγοράζετε στη Retell.

Η Retell χρεώνει ανά λεπτό διάρκειας κλήσης: από $0.07 έως $0.31 ανά λεπτό με πληρωμή με τη χρήση, ανάλογα με το μοντέλο και τη φωνή που επιλέγετε. Οι νέοι λογαριασμοί ξεκινούν με $10 σε δωρεάν πιστώσεις και 20 ταυτόχρονες κλήσεις, ενώ επιπλέον ταυτόχρονες κλήσεις είναι διαθέσιμες κατόπιν αιτήματος. Τα γραφεία που διαχειρίζονται την υποδοχή νέων υποθέσεων σε πολλά γραφεία ή με μεγάλο όγκο κλήσεων μπορούν να μεταβούν στο πρόγραμμα Enterprise, το οποίο προσφέρει εξατομικευμένη τιμολόγηση, υψηλότερα όρια ταυτόχρονων κλήσεων και προσαρμοσμένους όρους MSA και DPA. Η δοκιμή ενός πράκτορα χρεώνεται με τις ίδιες τιμές με τις πραγματικές κλήσεις. Δείτε την πλήρη ανάλυση στη σελίδα τιμολόγησης.

Ναι. Κατευθύνετε όλες τις κλήσεις στον πράκτορα ή ρυθμίστε το τηλεφωνικό σας σύστημα ώστε να προωθεί μόνο τις κλήσεις εκτός ωραρίου ή όσες δεν απαντά η ομάδα υποδοχής νέων υποθέσεων. Εκτός ωραρίου, ο πράκτορας ακολουθεί την ίδια διαδικασία υποδοχής με τις ώρες λειτουργίας και κλείνει τη συμβουλευτική συνάντηση σε συνδεδεμένο ημερολόγιο, ώστε το lead να μην περιμένει επανάκληση. Όταν υπάρχει κάποιος διαθέσιμος, μπορεί να κάνει θερμή μεταβίβαση του καλούντος και να ενημερώσει όποιον απαντήσει πριν από τη σύνδεση. Μιλά επίσης και άλλες γλώσσες, όπως ισπανικά και πορτογαλικά, ώστε ο καλών να μη χρειάζεται να περιμένει κάποιο δίγλωσσο μέλος του προσωπικού. Καλύπτει τις ίδιες κλήσεις με μια υπηρεσία αυτόματης απάντησης κλήσεων για δικηγορικά γραφεία και ολοκληρώνει τη διαδικασία υποδοχής αντί απλώς να κρατά μήνυμα. Για καλούντες στα αγγλικά και τα ισπανικά, ξεκινήστε από το πρότυπο Πολύγλωσσος ρεσεψιονίστ δικηγορικού γραφείου.