Come Retell AI è diventata la “dipendente” con le migliori performance di Boatzon

Boatzon è un marketplace digitale leader per il finanziamento e le transazioni di imbarcazioni, che rivoluziona il settore nautico portando metodi di finanziamento moderni in un comparto tradizionalmente in ritardo. Fondata con la visione di creare una "Carvana per le barche", Boatzon ha fatto l'onboarding di circa 2.400 concessionari e mette in elenco circa 90.000 imbarcazioni sulla propria piattaforma.

Mentre Boatzon continuava a innovare il modo in cui i consumatori trovano, finanziano e acquistano imbarcazioni, affrontava sfide significative nelle operazioni di coinvolgimento dei clienti:

• Bassi tassi di connessione: il loro target demografico di professionisti impegnati rispondeva raramente alle chiamate da numeri sconosciuti durante l'orario di lavoro.
• Limiti di personale: il loro team di 7-8 rappresentanti non riusciva a gestire in modo efficiente il volume di chiamate in uscita necessario.
• Follow-up incoerente: i processi manuali portavano a passaggi mancati nel customer journey, incidendo sui tassi di conversione.
• Copertura fuori orario: i potenziali clienti in cerca di finanziamento erano attivi la sera e nei weekend, quando il team non era disponibile.

Queste sfide erano particolarmente critiche nel workflow di finanziamento, dove Boatzon doveva connettersi rapidamente con i richiedenti pre-qualificati per completare le loro domande e farli avanzare nel processo di approvazione.

Si sono prima rivolti all'outsourcing di un call center per affrontare questi colli di bottiglia, ignari del fatto che questi call center portano con sé colli di bottiglia completamente diversi e tutti loro:

"Abbiamo provato un call center esterno per gestire solo una parte del primo contatto, mentre noi facevamo la maggior parte delle chiusure e delle approvazioni, ma anche quello ha le sue sfide... è una questione di formazione e qualcuno si licenzia oh mio dio cosa facciamo dobbiamo formare... diventa un caos." - Bryan Lenett

La soluzione che Boatzon ha trovato per trasformare le proprie operazioni? Retell AI.

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In sintesi

• Un singolo agente vocale con IA ("Anna") ha superato 7-8 rappresentanti umani in tutte le operazioni di coinvolgimento  dei clienti
• Utilizzo dei template predefiniti di Retell per distribuire il loro primo agente vocale con IA in giornata
• Implementazione dell'integrazione completa con i sistemi esistenti nel giro di settimane
• Raggiungimento di tassi di connessione e risposta più elevati mantenendo un costante benchmark di qualità delle chiamate dell'80% con gestione automatica del follow-up
• Coinvolgimento a doppio canale che gestisce sia i follow-up in uscita sia il supporto in entrata

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Caso d'uso 1: follow-up dei lead in uscita

Prima di Retell AI, Boatzon si affidava a un team di 7-8 rappresentanti per contattare i clienti che erano stati pre-qualificati per il finanziamento di un'imbarcazione. Questo punto di contatto cruciale richiedeva un'azione personalizzata per far avanzare i clienti nel funnel di finanziamento, ma i tassi di connessione erano costantemente bassi.

Con Retell AI, Boatzon ha distribuito "Anna", un agente vocale con IA che ora gestisce tutte le chiamate di follow-up in uscita. Anna contatta i clienti pre-qualificati entro pochi minuti dalla loro domanda, si identifica come chiamante da Boatzon riguardo alla loro recente richiesta di finanziamento e si offre di aiutarli a completare la domanda.

Ciò che rende questo approccio particolarmente efficace:

• Tempistica strategica: Anna chiama pochi minuti dopo che i clienti mostrano interesse e durante i momenti di maggiore risposta (pausa pranzo, sera, weekend), quando è più probabile che i clienti rispondano.
• Messaggi coerenti: ogni chiamata segue lo stesso script di alta qualità, garantendo il rispetto dei requisiti di conformità e che nessuna informazione chiave venga mai persa.
• Coinvolgimento immediato: la rapidità del follow-up si è rivelata fondamentale per convertire i lead pre-qualificati in domande completate.

"Anna è la nostra super dipendente con IA del mese, ogni mese... sta facendo meglio di quelle sette o otto persone." - Bryan Lenett

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Caso d'uso 2: ottimizzazione del supporto in entrata

Il team di underwriting di Boatzon era costantemente diviso tra rispondere alle domande in entrata e concentrarsi sulle attività di approvazione che generano fatturato. Questa divisione di attenzione creava inefficienze e rallentava il processo di completamento delle domande.

Gli agenti vocali di Retell AI hanno potenziato le chiamate di supporto in entrata di Boatzon, permettendo al team di underwriting di restare concentrato sulla generazione di fatturato. Anna risponde alle domande dei clienti, aiuta con il completamento delle domande e trasferisce le chiamate al team di underwriting solo quando necessario.

• Smistamento snello: Anna gestisce in modo efficiente le richieste di routine su stato della domanda, requisiti di documentazione e passaggi successivi.
• Integrazione SMS: dopo la pre-qualificazione, Anna può inviare via testo ai clienti i link per completare le loro domande di finanziamento.
• Trasferimenti intelligenti: quando opportuno, Anna può trasferire i clienti direttamente ai membri del team disponibili per domande complesse.

Questo approccio si è rivelato particolarmente prezioso per il target demografico di Boatzon, che include molti clienti che preferiscono le conversazioni vocali alle esperienze esclusivamente digitali.

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Implementazione & integrazione

Il team tecnico di Boatzon ha guidato l'integrazione di Retell AI con i loro sistemi esistenti. Come azienda orientata alla tecnologia, hanno trovato il processo di implementazione semplice:

• Lancio in giornata: Boatzon ha distribuito il suo primo agente vocale con IA di Retell lo stesso giorno utilizzando i template predefiniti di Retell.
• Piena maturazione: workflow più complessi e integrazioni con HubSpot e Twilio sono stati configurati nel giro di poche settimane.
• Affinamento continuo & QA: il team di Boatzon analizza regolarmente le chiamate e affina le risposte di Anna per migliorare le performance.

Il team tecnico di Boatzon ha apprezzato particolarmente la possibilità di classificare automaticamente l'esito delle chiamate e di integrarsi con i loro sistemi CRM esistenti, garantendo che nessun lead vada perso.

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L'impatto di Retell

L'uso di Retell AI da parte di Boatzon ha prodotto risultati significativi in tutte le loro operazioni:

• Rappresentanti manuali sostituiti da un singolo agente vocale con IA: 7-8
• Tassi di connessione e risposta più elevati attraverso chiamate strategiche e immediate.
• Benchmark di chiamate di alta qualità con gestione automatica del follow-up: 80%
• Maggiore coerenza nelle comunicazioni con i clienti e nella raccolta dati

Cosa più importante, Retell AI ha risolto la sfida di connettersi con professionisti impegnati durante il loro limitato tempo disponibile. Chiamando durante la pausa pranzo, la sera e nei weekend, Anna raggiunge più potenziali clienti nei momenti in cui sono disponibili a parlare.

"La maggior parte delle persone che comprano barche sono professionisti come noi. Quando ricevo una chiamata durante il giorno, c'è una scarsa possibilità che risponda. Semplicemente non succede." - Bryan Lenett

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Punti chiave

Per le aziende che esplorano l'automazione vocale con IA, il percorso di Boatzon offre spunti preziosi:

1. Concentrati sui punti di connessione
   Boatzon ha individuato il suo punto critico: connettersi con professionisti impegnati, e ha distribuito l'IA specificamente per risolvere quella sfida. Concentrandosi su questa metrica chiave, hanno ottenuto valore immediato dalla loro implementazione dell'IA.
2. Abbraccia la coerenza più della perfezione
   Boatzon applica una "regola 80/20" alla propria implementazione dell'IA: Anna offre chiamate coerenti e di alta qualità l'80% delle volte, con la gestione automatica del follow-up che garantisce la continuità nel restante 20%. Questo approccio pragmatico ha permesso loro di andare avanti senza restare paralizzati dalla ricerca della perfezione.
3. Sfrutta la disponibilità ampliata
   Uno dei più grandi vantaggi di Anna è la sua disponibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Boatzon programma strategicamente le chiamate nei momenti in cui i rappresentanti umani prima non erano disponibili, aumentando significativamente i tassi di connessione.
4. Costruisci su basi tecniche
   Come azienda orientata alla tecnologia, Boatzon è riuscita a integrare rapidamente Retell AI con i propri sistemi esistenti e a continuare ad ampliarne le capacità. La loro base tecnica ha permesso loro di andare immediatamente oltre l'implementazione di base verso casi d'uso più sofisticati.
5. Concentrati sul lavoro umano ad alto valore‍

Automatizzando l'azione di contatto e il supporto di routine, Boatzon ha liberato il proprio team di underwriting per concentrarsi su attività che generano fatturato. L'IA non sostituisce il team—lo rende più efficace gestendo le attività ripetitive che prima consumavano il loro tempo.

Boatzon sta esplorando attivamente nuovi casi d'uso basati sull'IA con Retell, tra cui:

• Completamento delle domande dal vivo con assistenza vocale
• Conversazioni su assicurazioni e garanzie
• Integrazione SMS bidirezionale per creare un'esperienza di comunicazione più fluida
• Attraverso la loro implementazione strategica della piattaforma di automazione vocale di Retell AI, Boatzon ha trasformato le proprie comunicazioni con i clienti, aumentando i tassi di connessione mantenendo la coerenza su tutti i punti di contatto con i clienti.

Per le aziende che faticano con il coinvolgimento dei clienti e il follow-up, l'esperienza di Boatzon dimostra che agenti vocali con IA implementati con cura possono offrire vantaggi operativi sostanziali senza sacrificare il tocco personale che i clienti si aspettano.