Aumento del tasso di risposta e conversione
Ore risparmiate al mese
Chiamate gestite dagli agenti con IA
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TripleTen è un fornitore leader di formazione tecnologica che offre bootcamp di programmazione progettati per aiutare chi cambia carriera a entrare nel settore tech. Con un focus sull'apprendimento basato sulle competenze e sul collocamento professionale, TripleTen aveva bisogno di gestire in modo efficiente un elevato volume di richieste da parte di studenti potenziali, mantenendo al contempo un coinvolgimento di qualità durante tutto il processo di ammissione.
Man mano che i loro sforzi di marketing prendevano piede e il volume di studenti aumentava, TripleTen ha affrontato significative sfide operative nel proprio reparto ammissioni che minacciavano di limitarne il potenziale di crescita. La soluzione che hanno scoperto, Retell AI, avrebbe trasformato le loro operazioni e stabilito un nuovo standard per i processi di iscrizione in ambito formativo.
Con l'aumento del volume di richieste sui programmi nell'estate 2024, hanno rapidamente incontrato un collo di bottiglia nel loro processo di ammissione. Il team ammissioni esistente semplicemente non riusciva a gestire l'afflusso di nuove richieste di studenti, creando una sfida di business cruciale:
“Ci siamo resi conto che stavamo ricevendo così tanti studenti da fonti diverse che avevamo bisogno di scalare il nostro team Ammissioni molto rapidamente. Tuttavia, dovevamo anche aspettare l'onboarding dei nuovi assunti. Questa era una sfida per il nostro team di marketing perché eravamo pronti a spendere il budget, attrarre più studenti e avevamo buoni costi sui nostri canali, ma il nostro attuale team ammissioni non riusciva a gestire il volume.”
Dopo aver studiato diversi fornitori di assistenti con IA, TripleTen ha scelto Retell AI come piattaforma di IA conversazionale. Ciò che ha fatto risaltare Retell è stata la loro disponibilità a comprendere il caso d'uso specifico di TripleTen e a offrire opzioni di personalizzazione allineate al loro processo di ammissione.
"Tra i vari fornitori che abbiamo incontrato, Retell si è distinta. Abbiamo apprezzato in particolare che Retell fosse l'unica davvero interessata a comprendere il nostro caso specifico e a guidarci attivamente."
TripleTen ha implementato un assistente per chiamate vocali con IA chiamato "Charlotte" in grado di:
TripleTen ha adottato un approccio misurato all'implementazione della propria soluzione di chiamate vocali con IA, iniziando in piccolo ed espandendosi gradualmente. Il processo di implementazione è cominciato con un piccolo prototipo ad agosto 2024, testando l'agente con IA con un rollout parziale prima di espandersi a casi d'uso più ampi e a un deployment più esteso.
L'implementazione di TripleTen ha coinvolto diversi componenti chiave:
Il team di TripleTen si è concentrato sull'ottimizzazione di Charlotte curando le istruzioni e migliorando lo script dell'agente passo dopo passo. L'intero processo di implementazione ha richiesto circa un mese, bilanciando qualità conversazionale e accuratezza delle informazioni.
TripleTen ha creato un percorso semplice ma efficace per gli studenti potenziali che interagiscono con il loro agente vocale con IA:
“L'IA suona incredibilmente naturale. Diversi prospect si sono fermati a metà chiamata chiedendo: ‘Aspetta, è davvero un'IA?’”
L'implementazione delle chiamate con IA di TripleTen si collega senza problemi ai loro sistemi esistenti:
Gli agenti vocali di Retell AI hanno prodotto risultati significativi per TripleTen:
"In questo momento, il nostro agente ha gestito più di 3.000 ore di conversazione da quando abbiamo iniziato — tempo che i nostri consulenti possono ora usare per supportare gli studenti in modo più personale"
"Sono all'incirca 200 ore al mese che recuperiamo, permettendo al nostro team di restare concentrato su conversazioni di maggior valore"
"Rispetto al nostro team ammissioni umano, l'agente offre un'esperienza più costante. Il tempo di risposta del team umano può variare in base al carico di lavoro, ma Charlotte offre un supporto stabile e immediato, eliminando i tempi di attesa per gli studenti"
“Stiamo utilizzando l'IA per potenziare il nostro team, in modo che possa essere molto più efficace con gli agenti con IA che lavorano al loro fianco. E non stiamo cercando di sostituire l'intero team con agenti con IA perché sappiamo che, specialmente nella formazione, la personalizzazione è davvero importante.”
Questa soluzione ha permesso a TripleTen di scalare il proprio marketing mantenendo il team ammissioni concentrato su conversazioni di alto valore.
L'implementazione di TripleTen dimostra che le chiamate vocali con IA, se distribuite con attenzione, possono offrire vantaggi operativi sostanziali senza sacrificare il tocco personale che gli studenti potenziali si aspettano. Automatizzando le conversazioni di qualificazione di routine, hanno liberato il loro team ammissioni per concentrarsi su interazioni di maggior valore, fornendo comunque una risposta immediata a tutti gli studenti potenziali.
Per istituzioni formative e altre organizzazioni che affrontano sfide di scalabilità simili, l'esperienza di TripleTen mostra che l'IA conversazionale può essere uno strumento potente per crescita, efficienza e una migliore customer experience.