Sådan kører du en leadreaktiveringskampagne med AI-opkald: liste, kadence og stopregler

En leadreaktiveringskampagne ringer til folk, der allerede kender dig, f.eks. leads, der er gået i stå, og kunder, der er holdt op med at købe. Det sker efter en fast kadence med klare regler for, hvornår der skal stoppes, så en gammel liste bliver til bookede samtaler, uden at nogen bliver ringet op for ofte eller af to personer på samme tid.

En liste på flere tusinde er for stor til, at sælgerne kan ringe manuelt, og for værdifuld til at blive brændt af på en enkelt eftermiddag. Det svære er ikke opkaldsmanuskriptet, men designet omkring det: hvem der kommer på listen, hvor mange forsøg hver person får, hvad der stopper opkaldene, og hvem der ejer leadet på et givet tidspunkt.

Hvem skal med på en reaktiveringsliste?

Folk, der har givet dig deres nummer og vist en form for interesse, men som siden er blevet tavse. Gode kandidater:

• Leads med samtykke, der er gået i stå. De har udfyldt en formular eller taget et opkald og er derefter holdt op med at svare. De er som regel det varmeste sted at starte.
• Tabte eller fastlåste deals. De nåede så langt, at de så priser eller et tilbud, men valgte at vente eller gik et andet sted hen.
• Tidligere kunder. De har købt før, men har ikke købt igen.

Fastlæg et inaktivitetsvindue med to grænser: nyt nok til, at de kan huske dig, og gammelt nok til, at ingen sælger stadig arbejder med dem. Start med den nyeste gruppe, og arbejd dig derefter bagud.

Eksportér kun det, agenten har brug for, med én række pr. person:

I et batchopkald i Retell bliver alle kolonner ud over telefonnummeret og nogle få reserverede felter til dynamiske variabler, som agenten kan bruge, f.eks. {{last_contact_date}}.

Før listen bruges til noget, skal du bekræfte, hvilket samtykke hver gruppe har givet. FCC har bekræftet, at AI-genererede stemmer tæller som "kunstige" stemmer under TCPA, så disse opkald kræver generelt den opkaldte parts forudgående udtrykkelige samtykke, og FCC's regler stiller et højere krav, forudgående udtrykkeligt skriftligt samtykke, til telemarketingopkald til mobilnumre, der bruger en sådan stemme. Et tidligere køb afgør ikke spørgsmålet i sig selv. Gennemgå hver liste med din juridiske rådgiver; TCPA-guiden til udgående AI-opkald beskriver, hvad du skal spørge om. Dette er ikke juridisk rådgivning.

Hvordan skærer du en stor liste ned til de relevante få?

Filtrér to gange: først med data, før du ringer, og derefter med selve opkaldene.

Før du ringer, skal du fjerne dubletter efter telefonnummer, numre markeret som do-not-call, alle, der har booket eller har en åben deal, alle, som en sælger ejer, og alle uden det samtykke, opkaldet kræver.

Opkaldene står for anden runde. Definér et valgfelt i analysen efter opkald, f.eks. reactivation_outcome med værdierne interesseret, ikke nu, ikke relevant, forkert person og ring ikke. Hvert gennemført opkald bliver transskriberet og tagget, så listen, der går tilbage til sælgerne, kun indeholder de personer, der er en samtale værd. Hvert batch rapporterer sendte, besvarede og vellykkede opkald, og du kan filtrere opkaldshistorikken efter batch for at sammenligne én liste med en anden.

Hvilken kadence skal hver lead have?

Ét opkald om dagen plus en SMS efter hvert ubesvaret opkald i en kort periode, efterfulgt af en pause. Et almindeligt udgangspunkt:

Retell foretager ikke automatiske genopkald, så planlæg, hvem der foretager hvert forsøg. To dokumenterede mønstre virker:

1. Et dagligt batch. Eksportér hver morgen den berettigede liste fra dit CRM, og upload den som et nyt batch med et tidsvindue for opkald. Tempoet styres af den samtidighed, du tildeler, og reserveret samtidighed sikrer, at indgående opkald stadig bliver besvaret. Batchopkald har ingen indstilling for forsinkelse pr. opkald.
2. Din egen scheduler. Et workflow kalder Create Phone Call API'et pr. lead. Før hvert opkald kan det slå nummeret op med Get contact by phone og springe det over, hvis last_conversation_timestamp er for ny. Hvert udgående opkald tæller som en samtale, også ubesvarede, så denne afkølingsperiode dækker også opkaldsforsøg.

Variér telefonsvarerhåndteringen efter forsøg. En batch-CSV kan angive override agent id pr. række, så tidlige forsøg kan bruge en agent, der lægger på ved telefonsvarer, og det sidste forsøg kan bruge en, der lægger en kort besked. Spred forsøgene ud, fordi teleselskaber kan markere et nummer som spam, hvis det foretager mange korte opkald på kort tid. Verificerede numre og brandet nummervisning hjælper folk med at genkende, hvem der ringer. Hold også opkaldstiderne inden for loven: Føderale regler forbyder telefonsalg før kl. 8 eller efter kl. 21 på den opkaldte persons lokation, og delstatsregler kan tilføje deres egne begrænsninger, så tjek dem med din juridiske rådgiver.

Hvordan sender du opfølgnings-SMS'en?

Udløs den ud fra opkaldets resultat. To muligheder:

• En SMS-funktion efter opkald i agentens workflow, betinget af årsagen til afbrydelsen, f.eks. dial_no_answer eller voicemail_reached. Modellen skriver teksten, så giv den en kort, fast instruktion, fordi et ubesvaret opkald ikke har nogen samtale at trække på. Foretag et testopkald, der ikke bliver besvaret, for at bekræfte, at den udløses.
• Dit eget workflow. Ubesvarede opkald sender stadig call_ended- og call_analyzed-webhooks. Kald Create Outbound SMS API'et, når de modtages.

Send fra dit eget nummer med SMS aktiveret. Det kræver A2P 10DLC-registrering på et amerikansk nummer og samtykke til at modtage SMS'er. Retells delte SMS-godkendte numre sender kun en forudindstillet skabelon under et igangværende opkald, så de dækker ikke dette trin. Når nogen svarer STOP, markerer Retell kontakten som do-not-call.

Hvornår skal agenten stoppe med at ringe til nogen?

Skriv stopreglerne, før det første batch sendes:

En faldgrube: Do-not-call-markeringen blokerer kun opkald, hvor noget tjekker den. Create Phone Call tjekker den, når du sender honor_internal_dnc: true. Batchopkald tjekker den ikke, så filtrér markerede kontakter fra i hver eksport. Føderale regler kræver også, at en anmodning om at stoppe, fremsat på enhver rimelig måde, efterkommes inden for 10 hverdage, så sørg for, at framelding via e-mail, SMS og opkald alle ender på den samme spærreliste.

Hvordan undgår du, at AI og sælgere arbejder med den samme lead?

Giv hver lead én ejer ad gangen, registreret i et CRM-felt. For eksempel et reactivation_owner-felt med værdierne ai, rep og none:

1. Lås ved indgang. Sæt feltet til "ai", når en lead kommer med i et batch. Sælgernes visninger udelader leads, som AI'en ejer.
2. Byg batches ud fra leads uden ejer. Udelad sælgerejede, bookede og åbne deal-poster i eksporten.
3. Overdrag ved interesse. Når personen gerne vil tale, foretager agenten en assisteret viderestilling og orienterer sælgeren privat, før forbindelsen oprettes, eller booker i sælgerens kalender. Derefter ændres ejeren til "rep".
4. Frigiv, når perioden slutter. Sæt feltet tilbage til "none", så der kan arbejdes med leadet igen senere.

Funktioner efter opkald holder feltet opdateret. De kører efter hvert opkald og kan opdatere kontakten eller oprette en opgave i HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, GoHighLevel eller Zoho CRM eller tilføje et tag i GoHighLevel, hver især betinget af resultatet. Én advarsel: Funktioner før opkald kører, før et udgående opkald ringes op, men de indlæser kontekst i stedet for at afgøre, om opkaldet finder sted, så tjekket af låsen hører hjemme i eksporten eller din scheduler, ikke i agenten. Workflowet fra CRM til stemme-AI beskriver tilbageskrivningen i detaljer. Hvis en person ringer tilbage, giver kontakthukommelsen agenten et kort resumé af tidligere samtaler, så den ved, hvad der blev aftalt.

Hvordan kombinerer win-back-sekvenser e-mail, AI-opkald og telefonsvarerbeskeder?

Hver kanal har sin egen opgave, og de læser alle det samme statusfelt. I Retell håndterer agenten opkald, telefonsvarerbeskeder og SMS'er. E-mail forbliver i dit marketing- eller salgsværktøj, og en personlig telefonsvarerbesked fra en sælger forbliver hos sælgeren. Et eksempel på en tre ugers sekvens for tidligere kunder:

• Dag 1: e-mail med tilbuddet
• Dag 3: AI-opkald, der henviser til tilbuddet
• Dag 4: SMS, hvis opkaldet ikke blev besvaret
• Dag 8: anden e-mail
• Dag 10: AI-opkald, der lægger en besked, hvis det rammer en telefonsvarer
• Dag 15: personlig telefonsvarerbesked fra en sælger, kun for kunder med høj værdi
• Dag 21: sidste e-mail

En booking eller en anmodning om at stoppe i en hvilken som helst kanal afslutter sekvensen overalt. Tilbuddet er din beslutning; agenten siger kun det, du skriver. Skabelonen til win-back-kampagner og skabelonen til leadreaktiveringskampagner er manuskripter at starte ud fra.

Hvad hvis den person, du kendte, har forladt virksomheden?

Spørg, hvem der står for det nu. På B2B-lister kan personaleudskiftning betyde, at poster peger på en, der er stoppet. Tilføj tre udtrækningsfelter, new_contact_name, new_contact_phone og new_contact_email, og bed agenten om høfligt at spørge efter dem, når personen ikke længere er der. Opret en ny CRM-post ud fra resultatet i stedet for at overskrive den gamle, og tjek samtykke for den nye person, før nogen ringer til vedkommende.

Tjekliste til lancering

• Inaktivitetsvindue fastsat, og samtykke bekræftet pr. liste med juridisk rådgiver
• Bookede, åbne deal-, sælgerejede og do-not-call-poster udeladt fra hver eksport
• Ejerfelt i CRM'et, med visninger og batches bygget på det
• Kadence skrevet ned: forsøg pr. dag, periodens længde, pause, telefonsvarerhåndtering pr. forsøg
• Opfølgnings-SMS betinget af ubesvarede opkald eller telefonsvarer, sendt fra et A2P-registreret nummer
• Resultatvælger og felter til ny kontakt i analysen efter opkald
• Håndtering af do-not-contact slået til
• Tidsvindue for opkald fastsat for hvert batch, inden for lokale opkaldstider

Hvor du skal starte

Kør først din nyeste inaktive gruppe gennem dette design, og gennemgå resultaterne, før du skalerer. Med batchopkald i Retell kører opkaldene inden for de tidsvinduer, du fastsætter, funktioner efter opkald skriver hvert resultat tilbage til dit CRM, og use casen om databasereaktivering viser, hvordan teams sætter det op fra start til slut.