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Chiamate di promemoria appuntamenti con IA che confermano o riprogrammano durante la chiamata
5.0
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Chiamate di promemoria degli appuntamenti per strutture sanitarie, studi con più sedi e aziende di servizi, e per i contact center e i BPO che gestiscono le loro linee in uscita. Un agente vocale con IA chiama prima della visita, verifica di aver raggiunto la persona chiamata, comunica data, ora e luogo e conferma, riprogramma o cancella l'appuntamento nella stessa chiamata. I contatti che non rispondono vengono richiamati secondo la tua pianificazione e possono ricevere un SMS di follow-up, e ogni esito viene registrato per contatto.
La scelta di oltre 4.000 aziende che gestiscono più di 100 milioni di chiamate al mese.
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How It Works
Configura le chiamate di promemoria appuntamenti con IA in quattro fasi, dallo script del promemoria alle campagne attive sui tuoi numeri.
Scrivi il promemoria per il telefono
Scrivi cosa dice l'agente e quali dettagli può condividere, inserisci ora, luogo e professionista dell'appuntamento nei campi del contatto che l'agente legge come variabili, e collega il calendario in cui prenota: un'integrazione nativa come Cal.com o Calendly, oppure il tuo EHR, gestionale dello studio o sistema di field service tramite una funzione personalizzata.
Testa con chiamate di promemoria simulate
Esegui test di simulazione con un paziente che conferma, uno che ha bisogno di un nuovo orario, uno che cancella, un familiare che risponde al suo posto e qualcuno che chiede di non essere più chiamato, e valuta ogni esecuzione prima di chiamare un contatto reale.
Avvia una campagna di chiamate in uscita
Carica gli appuntamenti dei prossimi giorni come file CSV o XLSX, oppure filtra i contatti sincronizzati dal tuo CRM, scegli i controlli di conformità, imposta tentativi, intervalli e una fascia oraria di chiamata nell'ora locale di ciascun contatto, e scegli gli ID chiamante.
Monitora gli esiti per contatto
Ogni campagna conta i contatti chiamati, raggiunti e convertiti, mostra in grafico esiti come confermato, riprogrammato, cancellato e da non chiamare, e apre la trascrizione e la registrazione di ogni conversazione.
Use Cases
Chiamate di promemoria che si concludono con una visita confermata, spostata o cancellata
Conferma, riprogramma o cancella nella stessa chiamata
Ti serve che ogni promemoria si concluda con una risposta, non con un messaggio in segreteria a cui nessuno risponde. L'agente verifica di aver raggiunto la persona chiamata, comunica data, ora e luogo e chiede se la visita va ancora bene. Un sì viene registrato come confermato. Chi ha bisogno di un nuovo orario ascolta gli slot disponibili e viene riprenotato durante la chiamata: Cal.com dispone di uno strumento nativo di riprogrammazione; con Calendly, l'agente cancella la prenotazione e prenota il nuovo orario; e le agende di EHR o gestionali dello studio si collegano tramite una funzione personalizzata che chiama la tua API. Parti dal template per promemoria e riduzione dei no-show.
Promemoria allineati alla visita e all'orario del contatto
Ti servono promemoria che arrivino quando sono utili. Uno schema comune è una lista inviata uno o due giorni prima: carica gli appuntamenti in arrivo, oppure filtra i contatti sincronizzati dal tuo CRM, e avvia una campagna. I tentativi seguono gli intervalli che imposti in minuti, ore o giorni, all'interno della fascia oraria di chiamata che definisci, per impostazione predefinita nell'ora locale di ciascun contatto, saltando i giorni festivi che selezioni. Con la chiamata con presenza locale, ogni contatto vede un numero della propria zona, se ne hai uno lì, e lo stesso numero per ogni chiamata e SMS. Per un promemoria legato a un orario preciso, il tuo sistema di pianificazione può invece effettuare la chiamata tramite l'API. L'agente di promemoria di Pine Park Health chiama i pazienti o i loro referenti due giorni prima di ogni visita.
Nessuna risposta: nuovi tentativi, segreteria, poi un SMS
Ti serve che i promemoria senza risposta continuino a funzionare senza che qualcuno debba richiamare. Con il doppio squillo attivo, una chiamata senza risposta riceve subito un secondo tentativo, e il tentativo successivo segue dopo l'intervallo che hai impostato. Una segreteria conta come mancata risposta anche quando l'agente lascia un messaggio, quindi la documentazione consiglia di riagganciare sulle prime segreterie e lasciare un messaggio solo all'ultimo o agli ultimi due tentativi. Quando anche l'ultimo tentativo resta senza risposta, il contatto può passare a una fase SMS, in cui un agente di chat invia il promemoria via SMS e gestisce la risposta, da numeri registrati per l'invio di SMS. Per sapere cosa non dovrebbe contenere un messaggio in segreteria in ambito sanitario, consulta la nostra guida ai promemoria degli appuntamenti conformi HIPAA.
Recupero dei no-show a caldo
Ti serve riprenotare le visite mancate finché il paziente ricorda ancora perché le aveva prenotate. Quando il tuo sistema segna un appuntamento come mancato e tagga il contatto, una campagna Auto-enroll iscrive il contatto, i suoi controlli di conformità di solito terminano entro circa cinque minuti, e l'agente chiama nella fascia oraria successiva per proporre un nuovo orario. Una visita riprenotata può scrivere un valore come rebooked in un campo del contatto, che si sincronizza con il tuo CRM quando quel campo è mappato. Un contatto viene iscritto a una determinata campagna una sola volta, quindi un programma continuativo per i no-show funziona come una nuova campagna per ogni periodo, duplicata dalla precedente.
Chiamate di richiamo e per lacune nelle cure con trasferimento in diretta allo studio
Ti serve che i pazienti in ritardo con i controlli vengano prenotati, non solo avvisati. Per le liste di richiamo e di prevenzione, l'agente verifica l'identità, indica in termini generali per cosa il paziente è in scadenza e raccoglie giorno e orario preferiti. Quando la prenotazione è gestita dallo studio di un professionista anziché da un calendario a cui l'agente può accedere, un trasferimento assistito agentico prevede che un secondo agente chiami lo studio mentre il paziente resta in attesa, parli con chi risponde e, se lo studio è pronto, metta in contatto il paziente affinché il personale possa prenotare la visita nella stessa chiamata. Scopri come Pine Park Health riempie gli slot liberi di medicina di base con chiamate di pianificazione in uscita, oppure consulta agenti vocali con IA per la sanità.
Preparazione alla visita: chi deve esserci e cosa portare
Ti serve che la visita si svolga senza intoppi una volta che il cliente si presenta. Per gli interventi a domicilio, l'agente conferma la fascia di arrivo, che le persone che prendono le decisioni saranno in casa, quanto dura l'intervento e cosa comprende. Per gli appuntamenti che richiedono documenti, ripete cosa manca ancora ed entro quando va consegnato, e può inviare l'elenco via SMS dal tuo numero una volta registrato per gli SMS. I team di servizi tecnici e delle concessionarie possono abbinare questa funzione alla prenotazione in entrata, come la prenotazione di interventi HVAC e la pianificazione dell'assistenza in concessionaria.
Costruito per i contact center, non per le demo
Retell è la piattaforma vocale AI su cui operano i contact center enterprise
Retell ti permette di creare, testare e rilasciare agenti telefonici AI che gestiscono volumi di chiamate reali, così il tuo team dedica il proprio tempo alle conversazioni che richiedono una persona.
Feature
Cosa ottengono strutture sanitarie, contact center e BPO da Retell AI per le chiamate di promemoria
Calendari e CRM nativi, altri sistemi tramite API
Le integrazioni native includono Cal.com e Calendly per le prenotazioni, oltre a HubSpot, Microsoft Dynamics 365 e Zoho CRM tra i CRM che sincronizzano i contatti in entrambe le direzioni. I sistemi senza integrazione nativa, come la maggior parte delle cartelle cliniche elettroniche (EHR) e degli strumenti per i servizi sul campo, si collegano tramite funzioni personalizzate che chiamano la tua API durante la telefonata.
Uno script che dice solo ciò che serve al promemoria
I campi del contatto arrivano all'agente come variabili, così lo script legge nome, orario e luogo dal tuo file o dal CRM. Inserisci l'orario dell'appuntamento in un campo di testo, così l'agente può leggerlo ad alta voce, e decidi quali dettagli, come il tipo di visita, l'agente può condividere.
Richieste di non essere contattati gestite direttamente in chiamata
Con la gestione delle richieste di non contatto attiva, l'agente conferma una sola volta la richiesta di interruzione e termina la chiamata. Il contatto viene contrassegnato come da non chiamare per l'intero workspace e le campagne con verifica interna della lista di esclusione lo saltano prima della chiamata successiva. Una risposta STOP a un SMS ha lo stesso effetto.
Grandi volumi di promemoria sui tuoi numeri, con le linee in entrata sempre libere
Le campagne chiamano dai numeri che possiedi o acquisti, con una presenza locale che corrisponde all'area di ogni contatto quando hai un numero in quella zona, e lo stesso ID chiamante per ogni chiamata e SMS, così chi richiama durante la campagna raggiunge quel numero. Un limite di chiamate simultanee per campagna e una capacità riservata alle chiamate in entrata evitano che le campagne di promemoria occupino la capacità di cui hanno bisogno le tue linee in entrata.
Confermati, riprogrammati, annullati e non raggiunti, per ogni contatto
La pagina della campagna conta i contatti chiamati, raggiunti e convertiti, mostra in un grafico la distribuzione degli esiti ed elenca tutti i tentativi di ogni contatto con trascrizioni e registrazioni. Gli esiti possono scrivere valori nei campi dei contatti sincronizzati con il tuo CRM, e l'estrazione post-chiamata invia ai tuoi sistemi tramite webhook i campi che definisci.
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Prezzi
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FAQ
Frequently asked questions.
Cosa sono le chiamate di promemoria degli appuntamenti con IA?
Sono chiamate in uscita in cui un agente vocale con IA ricorda a un paziente o a un cliente un appuntamento imminente e gestisce la risposta nella stessa chiamata: conferma la visita, propone nuovi orari e riprogramma l'appuntamento, oppure lo annulla. Non si tratta di un dialer parallelo, che fa squillare più linee per un solo operatore umano: ogni promemoria è una conversazione completa con l'agente. Su Retell AI, gli elenchi di promemoria vengono gestiti come campagne di chiamate in uscita con nuovi tentativi, fasce orarie di chiamata e verifiche delle liste di esclusione (do-not-call), e ogni esito viene registrato per singolo contatto.
Cosa dovrebbe dire lo script di una chiamata di promemoria per un appuntamento?
Mantienilo breve: chi sta chiamando e da dove, una verifica che abbia risposto la persona giusta, data, ora e luogo, e una sola domanda: se può ancora presentarsi. Poi scegli il percorso: conferma, proponi due o tre nuovi orari oppure cancella dopo aver chiesto un'ultima conferma, e chiudi con un numero da richiamare. In ambito sanitario, condividi solo ciò che serve al promemoria, come spiega la nostra guida ai promemoria per appuntamenti conformi all'HIPAA. Il template per promemoria e riduzione delle assenze contiene una versione funzionante di questo flusso.
Con quale frequenza i pazienti saltano gli appuntamenti?
In uno studio condotto su 10 ambulatori di un grande centro medico del Veterans Affairs statunitense nell'arco di 12 anni, il tasso medio di mancata presentazione (no-show) era del 18,8% e il costo medio di ogni appuntamento mancato era di 196 $ nel 2008. In un confronto anno su anno, un sistema di promemoria via lettera non ha prodotto differenze significative nel tasso di no-show e gli autori hanno concluso che i promemoria riducevano solo modestamente le mancate presentazioni, che rappresentavano un onere rilevante per il sistema sanitario. Fonte: Kheirkhah et al., BMC Health Services Research, 2016.
Le chiamate di promemoria degli appuntamenti con IA sono consentite dal TCPA?
A febbraio 2024 la FCC ha confermato che le voci generate dall'IA rientrano nella definizione di voce artificiale o preregistrata ai sensi del TCPA. Queste chiamate richiedono quindi il previo consenso espresso del destinatario, salvo finalità di emergenza o esenzioni applicabili, e il previo consenso espresso scritto quando si tratta di telemarketing. Ottenere e registrare il consenso è responsabilità di chi effettua la chiamata. Le campagne di Retell filtrano i contatti prima della composizione e ti chiedono di confermare il consenso al momento del lancio, ma non lo verificano e non applicano le fasce orarie consentite per legge. Questo non costituisce una consulenza legale. Consulta la nostra guida al TCPA per le chiamate vocali in uscita con IA e fai verificare il tuo programma da un legale.
Cosa succede se il paziente non risponde?
Se la doppia chiamata è attiva, il numero viene richiamato subito una volta; il tentativo successivo parte poi dopo l'intervallo che hai impostato, all'interno della fascia oraria di chiamata. La segreteria telefonica conta come mancata risposta anche quando l'agente lascia un messaggio, e ogni tentativo ha la propria impostazione per la segreteria. Dopo l'ultimo tentativo, il contatto può passare a un passaggio via SMS oppure uscire dalla sequenza. Un contatto che richiama il numero della campagna entro 30 giorni, mentre è ancora in attesa di un tentativo, viene messo in contatto con l'agente dei promemoria. Trovi tutti i dettagli nella documentazione sulle sequenze.
A quali calendari e sistemi si collegano le chiamate di promemoria?
Le integrazioni native con i calendari includono Cal.com e Calendly, per verificare la disponibilità, fissare appuntamenti e cancellarli; Cal.com consente anche di riprogrammarli direttamente. HubSpot, Microsoft Dynamics 365, Zoho CRM e le altre integrazioni CRM native sincronizzano i contatti in Retell, e gli esiti scritti nei campi mappati vengono sincronizzati a loro volta nel sistema di origine. I sistemi senza un'integrazione nativa, come la maggior parte dei sistemi EHR, dei gestionali per studi medici e dei sistemi di field service, si collegano tramite funzioni personalizzate che richiamano la tua API durante la telefonata. Gli elenchi possono anche provenire dal caricamento di un file CSV o XLSX fino a 50.000 righe per file.
Un contact center o un BPO può gestire chiamate di promemoria per più clienti?
Sì. Assegna a ogni cliente il proprio agente, script, ID chiamante e campagne. I contatti sono identificati dal numero di telefono all'interno di un workspace: un contatto che corrisponde a due campagne viene chiamato da entrambe, e un contrassegno di non chiamare vale per l'intero workspace ed è rispettato da ogni campagna con il filtro interno di non chiamare attivo. Quindi mantieni le campagne di ciascun cliente su un tag dedicato, oppure gestisci ogni cliente in un workspace separato per tenere distinti i dati dei contatti e i contrassegni di non chiamare. Le chiamate delle campagne condividono la concorrenza del tuo workspace con le altre chiamate in uscita, e una riserva per le chiamate in entrata mantiene disponibilità per le linee in entrata. Scopri l'assistenza clienti con IA per i BPO.
