With Retell, we’ve increased scheduling NPS by 38%, and filled underutilized provider capacity, allowing our team to focus on meaningful patient care instead of phone tag.
-p-130x130q80.avif)
AI-afspraakherinneringen per telefoon die tijdens het gesprek bevestigen of verzetten
5.0
ON G2
Afspraakherinneringen per telefoon voor zorginstellingen, praktijken met meerdere locaties en dienstverleners, en voor de contactcenters en BPO's die hun uitgaande lijnen beheren. Een AI-stemagent belt vóór de afspraak, controleert of de juiste persoon aan de lijn is, noemt datum, tijd en locatie, en bevestigt, verzet of annuleert de afspraak in hetzelfde gesprek. Onbeantwoorde contacten worden volgens jouw schema opnieuw gebeld en kunnen per sms worden opgevolgd, en elke uitkomst wordt per contact vastgelegd.
Vertrouwd door meer dan 4.000 bedrijven die samen meer dan 100 miljoen gesprekken per maand afhandelen.
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
How It Works
Zet AI-afspraakherinneringen per telefoon op in vier stappen, van het herinneringsscript tot campagnes op je eigen nummers.
Schrijf de herinnering voor de telefoon
Schrijf wat de agent zegt en welke gegevens hij mag delen, zet de afspraaktijd, locatie en zorgverlener in contactvelden die de agent als variabelen uitleest, en koppel de agenda waarin hij boekt: een native integratie zoals Cal.com of Calendly, of je EPD, praktijkbeheersysteem of field-servicesysteem via een custom function.
Test met gesimuleerde herinneringsgesprekken
Voer simulatietests uit met een patiënt die bevestigt, een die een nieuwe tijd nodig heeft, een die annuleert, een familielid dat in plaats daarvan opneemt en iemand die vraagt niet meer gebeld te worden, en beoordeel elke run voordat er een echt contact wordt gebeld.
Start een uitgaande belcampagne
Upload de afspraken van de komende dagen als CSV- of XLSX-bestand, of filter contacten die vanuit je CRM zijn gesynchroniseerd, kies de compliancecontroles, stel pogingen, wachttijden en een belvenster in de lokale tijd van elk contact in, en kies je caller-ID's.
Volg uitkomsten per contact
Elke campagne telt het aantal gebelde, bereikte en geconverteerde contacten, toont uitkomsten zoals bevestigd, verzet, geannuleerd en niet bellen in grafieken, en opent van elk gesprek het transcript en de opname.
Use Cases
Herinneringsgesprekken die eindigen met een bevestigde, verzette of geannuleerde afspraak
Bevestigen, verzetten of annuleren in hetzelfde gesprek
Wil je dat elke herinnering eindigt met een antwoord, niet met een voicemail die niemand terugbelt? De agent controleert of hij de juiste persoon aan de lijn heeft, noemt datum, tijd en locatie, en vraagt of de afspraak nog uitkomt. Een ja wordt vastgelegd als bevestigd. Wie een nieuwe tijd nodig heeft, hoort de beschikbare tijdslots en wordt tijdens het gesprek opnieuw ingepland: Cal.com heeft een native tool om afspraken te verzetten; met Calendly annuleert de agent de boeking en boekt hij de nieuwe tijd; en agenda's in een EPD of praktijkbeheersysteem koppel je via een custom function die je API aanroept. Begin met de template voor herinneringen en het terugdringen van no-shows.
Herinneringen afgestemd op de afspraak en de klok van het contact
Wil je herinneringen die aankomen wanneer ze echt helpen? Een veelgebruikt patroon is een lijst die een of twee dagen vooraf wordt verstuurd: upload de komende afspraken, of filter contacten die vanuit je CRM zijn gesynchroniseerd, en start een campagne. Pogingen volgen elkaar op met wachttijden die je instelt in minuten, uren of dagen, binnen het belvenster dat je instelt, standaard in de lokale tijd van elk contact, en slaan de feestdagen over die je selecteert. Met lokale nummerweergave ziet elk contact een nummer uit de eigen regio als je daar een nummer hebt, en hetzelfde nummer bij elk gesprek en elke sms. Voor een herinnering die aan een exact tijdstip is gekoppeld, kan je planningssysteem het gesprek in plaats daarvan via de API starten. De herinneringsagent van Pine Park Health belt patiënten of hun verantwoordelijke naasten twee dagen voor elke afspraak.
Geen antwoord: opnieuw bellen, voicemail en dan een sms
Wil je dat onbeantwoorde herinneringen blijven werken zonder dat iemand opnieuw hoeft te bellen? Met dubbel bellen ingeschakeld krijgt een onbeantwoord gesprek direct één tweede belpoging, en de volgende poging volgt na de wachttijd die je instelt. Een voicemail telt als onbeantwoord, ook als de agent een bericht inspreekt, dus de documentatie raadt aan bij vroege voicemails op te hangen en alleen bij de laatste één of twee pogingen een bericht achter te laten. Als de laatste poging onbeantwoord blijft, kan het contact doorgaan naar een sms-stap, waarin een chatagent de herinnering per sms stuurt en het antwoord afhandelt, vanaf nummers die voor sms zijn geregistreerd. Wat een voicemail in de zorg beter niet kan bevatten, lees je in onze gids over HIPAA-conforme afspraakherinneringen.
No-shows terugwinnen zolang het nog vers is
Wil je gemiste afspraken opnieuw inplannen terwijl de patiënt nog weet waarom hij boekte? Wanneer je systeem een afspraak als gemist markeert en het contact tagt, schrijft een Auto-enroll-campagne het contact in, zijn de compliancecontroles meestal binnen ongeveer vijf minuten klaar en belt de agent in het volgende belvenster om een nieuwe tijd aan te bieden. Bij een opnieuw ingeplande afspraak kan een waarde zoals rebooked naar een contactveld worden geschreven, dat naar je CRM synchroniseert als dat veld is gekoppeld. Een contact wordt maar één keer in een bepaalde campagne ingeschreven, dus een doorlopend no-showprogramma draai je per periode als nieuwe campagne, gedupliceerd van de vorige.
Recall- en zorgkloofgesprekken met live doorverbinding naar de praktijk
Wil je dat patiënten die achterlopen echt worden ingepland, niet alleen herinnerd? Voor recall- en preventielijsten bevestigt de agent de identiteit, vertelt hij in algemene termen waarvoor de patiënt in aanmerking komt en noteert hij een voorkeursdag en -tijd. Als de planning bij de praktijk van een zorgverlener ligt in plaats van in een agenda die de agent kan bereiken, laat een agentische warme doorverbinding een tweede agent de praktijk bellen terwijl de patiënt wacht, met degene praten die opneemt en, als de praktijk klaar is, de patiënt doorverbinden zodat medewerkers de afspraak in hetzelfde gesprek kunnen inplannen. Lees hoe Pine Park Health open plekken in de eerstelijnszorg vult met uitgaande planningsgesprekken, of bekijk AI-stemagenten voor de zorg.
Voorbereiding op de afspraak: wie er moet zijn en wat mee te nemen
Wil je dat de afspraak doorgaat zodra de klant er is? Bij servicebezoeken aan huis bevestigt de agent het aankomstvenster, dat de beslissers thuis zijn, hoe lang het bezoek duurt en wat het omvat. Bij afspraken waarvoor papierwerk nodig is, leest hij voor wat nog ontbreekt en wanneer dat binnen moet zijn, en kan hij de lijst per sms sturen vanaf je nummer zodra dat voor sms is geregistreerd. Installatie- en dealerteams kunnen dit combineren met inkomende boekingen, zoals HVAC-serviceafspraken boeken en serviceplanning voor dealers.
Gebouwd voor contactcenters, niet voor demo's
Retell is het AI-spraakplatform waarop enterprise contactcenters draaien
Met Retell bouw, test en implementeer je AI-telefoonagents die echt belvolume aankunnen, zodat je team zijn tijd besteedt aan de gesprekken waarvoor een mens nodig is.
Feature
Wat zorginstellingen, contactcenters en BPO's aan Retell AI hebben voor herinneringsgesprekken
Native agenda's en CRM's, andere systemen via API
Native integraties zijn onder meer Cal.com en Calendly voor het inplannen van afspraken, en HubSpot, Microsoft Dynamics 365 en Zoho CRM als CRM's die contacten in beide richtingen synchroniseren. Systemen zonder native integratie, zoals de meeste EPD's en field-service-tools, koppel je via custom functions die tijdens het gesprek je API aanroepen.
Een script dat alleen zegt wat de herinnering nodig heeft
Contactvelden komen als variabelen bij de agent binnen, zodat het script de naam, het tijdstip en de locatie uit je bestand of CRM voorleest. Zet het afspraaktijdstip in een tekstveld, zodat de agent het hardop kan voorlezen, en bepaal welke details, zoals het soort bezoek, de agent mag delen.
Niet-bellen-verzoeken direct tijdens het gesprek afgehandeld
Met de afhandeling van niet-benaderen-verzoeken ingeschakeld, bevestigt de agent een stopverzoek één keer en beëindigt het gesprek. Het contact wordt voor de hele workspace gemarkeerd als 'niet bellen', en campagnes met interne niet-bellen-screening slaan het over vóór hun volgende belpoging. Een STOP-antwoord op een sms doet hetzelfde.
Grote volumes herinneringen via je eigen nummers, met vrije lijnen voor inkomende gesprekken
Campagnes bellen vanaf nummers die je zelf bezit of aanschaft. Heb je een nummer in de regio van een contact, dan bel je met een lokaal nummer. Bij elk gesprek en elk SMS-bericht verschijnt dezelfde nummerweergave, zodat wie tijdens de campagne terugbelt ook bij de campagne uitkomt. Een limiet voor gelijktijdige campagnegesprekken en een reservering voor inkomende gesprekken zorgen ervoor dat herinneringscampagnes niet de capaciteit innemen die je inkomende lijnen nodig hebben.
Bevestigd, verzet, geannuleerd en niet bereikt, per contact
De campagnepagina telt hoeveel contacten zijn gebeld, bereikt en geconverteerd, toont de verdeling van de uitkomsten in een grafiek en geeft per contact alle belpogingen weer, met transcripties en opnames. Uitkomsten kunnen waarden wegschrijven naar contactvelden die met je CRM worden gesynchroniseerd, en de extractie na het gesprek stuurt de velden die je zelf definieert via een webhook naar je systemen.
-p-130x130q80.avif)
-p-130x130q80.avif)
-p-130x130q80.avif)
- Hubspot
- Twilio
- Vonage
- Go High Level
- n8n
- Zapier
- Salesforce
- Hubspot
- Twillio
- Vonage
- Go High Level
- 8n8
- Zapier
- Salesforce
- Avaya
- Genesys
- Five9
- Amazon Connect
- Telnyx
- Make
- Cal.com
.svg)
- Avaya
- Genesys
- Five9
- Amazon Connect
- Telnyx
- Make
- Cal.com
Prijzen
Verlaag je kosten met 90% met AI-telefoonagenten
Betalen naar gebruik
$0 om te starten.
$0.07–$0.31 per minuut – Betaal alleen voor wat je gebruikt.
60 minuten gratis toegang.
20 gelijktijdige gesprekken.
10 gratis kennisbanken.
Enterprise-plan
Voor bedrijven met grote volumes, specifieke data- of uitrolvereisten, of uitgebreide ondersteuningsbehoeften.
Persoonlijke begeleiding voor jouw gebruiksscenario.
Premium ondersteuning met toegewijde teams van solution engineers.
Aangepaste prijzen en gelijktijdige gesprekken op basis van jouw behoeften
FAQ
Frequently asked questions.
Wat zijn AI-afspraakherinneringsgesprekken?
Het zijn uitgaande gesprekken waarin een AI-stemagent een patiënt of klant herinnert aan een aankomende afspraak en het antwoord direct in hetzelfde gesprek afhandelt: de agent bevestigt het bezoek, biedt nieuwe tijden aan en plant de afspraak opnieuw in, of annuleert. Het is geen parallel dialer, die meerdere lijnen tegelijk belt voor één menselijke medewerker: elke herinnering is een volledig gesprek met de agent. Op het Retell AI-platform draaien herinneringslijsten als uitgaande belcampagnes met herhaalpogingen, belvensters en controles op het bel-me-niet-register, en elke uitkomst wordt per contact vastgelegd.
Wat moet er in een belscript voor afspraakherinneringen staan?
Houd het kort: wie er belt en namens wie, een controle of de juiste persoon heeft opgenomen, de datum, tijd en locatie, en één vraag: of diegene nog kan komen. Splits daarna het gesprek op: bevestigen, twee of drie nieuwe tijden aanbieden, of annuleren na nog één keer te hebben gecontroleerd, en sluit af met een terugbelnummer. Deel in de zorg alleen wat nodig is voor de herinnering, zoals onze gids over HIPAA-afspraakherinneringen uitlegt. De template voor herinneringen en het terugdringen van no-shows bevat een werkende versie van deze flow.
Hoe vaak komen patiënten niet opdagen voor hun afspraak?
In een onderzoek onder 10 klinieken van een groot medisch centrum van Veterans Affairs over een periode van 12 jaar lag het gemiddelde no-showpercentage op 18,8% en bedroegen de gemiddelde kosten van een no-show in 2008 $196. In een jaar-op-jaarvergelijking maakte een systeem met herinneringsbrieven geen significant verschil voor het no-showpercentage, en de auteurs concludeerden dat herinneringen het aantal no-shows slechts beperkt verminderden, terwijl no-shows een grote last vormden voor het zorgsysteem. Bron: Kheirkhah et al., BMC Health Services Research, 2016.
Zijn AI-herinneringsgesprekken voor afspraken toegestaan onder de TCPA?
In februari 2024 bevestigde de FCC dat door AI gegenereerde stemmen onder de TCPA gelden als een kunstmatige of vooraf opgenomen stem. Voor deze gesprekken is daarom de voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de gebelde persoon nodig, tenzij er sprake is van een noodsituatie of een uitzondering van toepassing is, en voorafgaande uitdrukkelijke schriftelijke toestemming als het om telemarketing gaat. Toestemming verkrijgen en vastleggen is de verantwoordelijkheid van de beller. Retell-campagnes screenen contacten voordat er wordt gebeld en vragen je bij de lancering om de toestemming te bevestigen, maar ze verifiëren die niet en handhaven geen wettelijke beltijden. Dit is geen juridisch advies. Bekijk onze TCPA-gids voor uitgaande AI-stemgesprekken en laat je programma toetsen door een jurist.
Wat gebeurt er als de patiënt niet opneemt?
Als dubbel bellen aan staat, wordt er direct één keer opnieuw gebeld. Daarna volgt de volgende poging na de vertraging die je instelt, binnen het belvenster. Voicemail telt als niet beantwoord, ook als de agent een bericht achterlaat, en elke poging heeft een eigen voicemailinstelling. Na de laatste poging kan het contact doorgaan naar een sms-stap of de reeks verlaten. Belt een contact binnen 30 dagen terug naar het campagnenummer terwijl er nog een poging openstaat, dan krijgt hij de herinneringsagent aan de lijn. In de documentatie over reeksen lees je alle details.
Met welke agenda's en systemen werken herinneringsgesprekken samen?
Native agenda-integraties zijn onder meer Cal.com en Calendly, voor het controleren van beschikbaarheid en het inplannen en annuleren van afspraken; met Cal.com kun je afspraken ook direct verzetten. HubSpot, Microsoft Dynamics 365, Zoho CRM en de andere native CRM-integraties synchroniseren contacten naar Retell, en resultaten die naar gekoppelde velden worden geschreven, worden teruggesynchroniseerd. Systemen zonder native integratie, zoals de meeste EPD-, praktijkmanagement- en buitendienstsystemen, koppel je via custom functions die tijdens het gesprek je API aanroepen. Lijsten kun je ook aanleveren via een CSV- of XLSX-upload van maximaal 50.000 rijen per bestand.
Kan een contactcenter of BPO herinneringsgesprekken voor meerdere klanten uitvoeren?
Ja. Geef elke klant een eigen agent, script, beller-ID's en campagnes. Contacten worden binnen een workspace geïdentificeerd op telefoonnummer: een contact dat bij twee campagnes past, wordt door beide gebeld, en een niet-bellen-markering geldt voor de hele workspace en wordt gerespecteerd door elke campagne waarbij de interne niet-bellen-controle aanstaat. Geef de campagnes van elke klant dus een eigen tag, of laat elke klant in een eigen workspace draaien om contactgegevens en niet-bellen-markeringen gescheiden te houden. Campagnegesprekken delen de gelijktijdige capaciteit van je workspace met andere uitgaande gesprekken, en een reservering voor inkomende gesprekken houdt ruimte vrij voor inkomende lijnen. Zie AI-klantenservice voor BPO's.
