Så kör du en kampanj för leadsreaktivering med AI-samtal: lista, kadens och stoppregler

En kampanj för leadsreaktivering ringer personer som redan känner till dig, till exempel leads som har tystnat och kunder som har slutat köpa. Samtalen sker enligt en fast kadens med tydliga regler för när du ska sluta, så att en gammal lista blir till bokade samtal utan att någon blir uppringd för ofta eller av två personer samtidigt.

En lista med tusentals kontakter är för stor för att säljarna ska ringa den för hand och för värdefull för att bränna på en eftermiddag. Det svåra är inte samtalsmanuset utan designen runt det: vem som hamnar på listan, hur många försök varje person får, vad som stoppar samtalen och vem som äger leadet vid varje given tidpunkt.

Vem ska vara med på en reaktiveringslista?

Personer som har gett dig sitt nummer och visat något slags intresse, men sedan tystnat. Bra kandidater:

• Leads med samtycke som har slutat svara. De fyllde i ett formulär, tog ett samtal och slutade sedan svara. Här finns oftast de varmaste kontakterna att börja med.
• Förlorade eller avstannade affärer. De kom så långt att de såg priser eller en offert, men valde sedan att vänta eller gick någon annanstans.
• Inaktiva kunder. De har köpt tidigare men inte köpt igen.

Sätt ett vilande tidsfönster med två gränser: tillräckligt nyligen för att de ska minnas dig, men tillräckligt länge sedan för att ingen säljare fortfarande arbetar med dem. Börja med den senaste gruppen och arbeta dig sedan bakåt.

Exportera bara det agenten behöver, en rad per person:

I ett batchsamtal i Retell blir varje kolumn utöver telefonnumret och några reserverade fält en dynamisk variabel som agenten kan använda, till exempel {{last_contact_date}}.

Innan listan används någonstans ska du bekräfta vilket samtycke varje grupp har. FCC har bekräftat att AI-genererade röster räknas som ”artificiella” röster enligt TCPA, så dessa samtal kräver i regel den uppringdes uttryckliga förhandssamtycke. FCC:s regler sätter dessutom en högre ribba, uttryckligt skriftligt förhandssamtycke, för telemarketingsamtal till mobilnummer som använder en sådan röst. Ett tidigare köp avgör inte den frågan på egen hand. Kontrollera varje lista med din juridiska rådgivare; TCPA-guiden för utgående AI-samtal tar upp vad du ska fråga om. Detta är inte juridisk rådgivning.

Hur kortar du ner en stor lista till de som är värda att ringa?

Filtrera två gånger: först med data innan du ringer, sedan med själva samtalen.

Innan du ringer tar du bort dubbletter efter telefonnummer, nummer som är markerade som spärrade för samtal, alla som har bokat eller har en öppen affär, alla som en säljare äger och alla som saknar det samtycke som samtalet kräver.

Samtalen står för den andra omgången. Definiera ett urvalsfält i analysen efter samtal, till exempel reactivation_outcome med värdena intresserad, inte nu, passar inte, fel person och ring inte. Varje samtal som kopplas fram transkriberas och taggas, så listan som går tillbaka till säljarna innehåller bara de personer som är värda ett samtal. Varje batch rapporterar skickade, besvarade och lyckade samtal, och du kan filtrera samtalshistoriken per batch för att jämföra en lista med en annan.

Vilken kadens ska varje lead få?

Ett samtal per dag plus ett sms efter varje missat samtal, under en kort period, och sedan en paus. Ett vanligt mönster att börja med:

Retell har ingen automatisk återuppringning, så planera vem som gör varje försök. Två dokumenterade mönster fungerar:

1. En daglig batch. Exportera varje morgon den behöriga listan från ditt CRM och ladda upp den som en ny batch med ett tidsfönster för samtal. Takten styrs av den samtidighet du tilldelar, och reserverad samtidighet ser till att inkommande samtal fortsätter att besvaras. Batchsamtal har ingen inställning för fördröjning per samtal.
2. Din egen schemaläggare. Ett arbetsflöde anropar Create Phone Call API per lead. Före varje uppringning kan den slå upp numret med Get contact by phone och hoppa över det om last_conversation_timestamp är för nyligen. Varje utgående samtal räknas som en konversation, även obesvarade, så denna karenstid täcker även uppringningsförsök.

Variera röstbrevlådan efter försök. En CSV-fil för batchen kan ange override agent id per rad, så att tidiga försök kan använda en agent som lägger på vid röstbrevlådan och det sista försöket kan använda en som lämnar ett kort meddelande. Sprid ut försöken, eftersom operatörer kan markera ett nummer som spam när det ringer många korta samtal under en kort period. Verifierade nummer och varumärkt nummerpresentation hjälper människor att känna igen vem som ringer. Håll även samtalstiderna inom lagen: amerikanska federala regler förbjuder telefonförsäljning före kl. 8 eller efter kl. 21 på den uppringdes ort, och delstatliga regler kan lägga till egna begränsningar, så kontrollera dem med din juridiska rådgivare.

Hur skickar du uppföljnings-sms:et?

Utlös det utifrån samtalsresultatet. Två alternativ:

• En SMS-funktion efter samtal i agentens arbetsflöde, villkorad av orsaken till att samtalet avslutades, till exempel dial_no_answer eller voicemail_reached. Modellen skriver texten, så ge den en kort, fast instruktion, eftersom ett obesvarat samtal inte har någon konversation att utgå från. Ring ett testsamtal som inte besvaras för att bekräfta att funktionen utlöses.
• Ditt eget arbetsflöde. Obesvarade samtal skickar fortfarande webhooks för call_ended och call_analyzed. Anropa Create Outbound SMS API när de kommer in.

Skicka från ditt eget nummer med SMS aktiverat. Det kräver A2P 10DLC-registrering för ett amerikanskt nummer och samtycke till att ta emot sms. Retells delade SMS-godkända nummer skickar bara en förinställd mall under ett pågående samtal, så de täcker inte det här steget. När någon svarar STOP markerar Retell kontakten som spärrad för samtal.

När ska agenten sluta ringa någon?

Skriv stoppreglerna innan den första batchen:

En fälla: flaggan för samtalsspärr blockerar bara samtal där något faktiskt kontrollerar den. Create Phone Call kontrollerar den när du skickar med honor_internal_dnc: true. Batchsamtal kontrollerar den inte, så filtrera bort flaggade kontakter ur varje export. Amerikanska federala regler kräver också att en begäran om att sluta, framförd på vilket rimligt sätt som helst, respekteras inom 10 arbetsdagar, så se till att avregistreringar via e-post, sms och samtal hamnar på samma spärrlista.

Hur håller du AI och säljare borta från samma lead?

Ge varje lead en enda ägare åt gången, registrerad i ett CRM-fält. Till exempel ett fält reactivation_owner med värdena ai, rep och none:

1. Lås vid start. Sätt fältet till ”ai” när ett lead läggs till i en batch. Säljarnas vyer utesluter leads som ägs av AI.
2. Bygg batcher av leads utan ägare. Uteslut poster som ägs av säljare, är bokade eller har öppna affärer i exporten.
3. Lämna över vid intresse. När personen vill prata gör agenten en förberedd överföring och informerar säljaren i enrum innan samtalet kopplas, eller bokar in ett möte i säljarens kalender. Sedan ändras ägaren till ”rep”.
4. Släpp när perioden är slut. Sätt tillbaka fältet till ”none” så att leadet kan bearbetas igen senare.

Funktioner efter samtal håller fältet uppdaterat. De körs efter varje samtal och kan uppdatera kontakten eller skapa en uppgift i HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, GoHighLevel eller Zoho CRM, eller lägga till en tagg i GoHighLevel, var och en villkorad av utfallet. En varning: funktioner före samtal körs innan ett utgående samtal rings upp, men de laddar kontext snarare än avgör om samtalet ska ske, så låskontrollen hör hemma i exporten eller i din schemaläggare, inte i agenten. Arbetsflödet från CRM till röst-AI beskriver tillbakaskrivningen i detalj. Om en person ringer tillbaka ger kontaktminnet agenten en kort sammanfattning av tidigare konversationer, så att den vet vad som har avtalats.

Hur kombinerar win-back-sekvenser e-post, AI-samtal och röstbrevlåda?

Varje kanal gör sitt eget jobb, och alla läser samma statusfält. I Retell hanterar agenten samtal, röstmeddelanden och sms. E-post ligger kvar i ditt verktyg för marknadsföring eller säljengagemang, och ett personligt röstmeddelande från en säljare ligger kvar hos säljaren. Ett exempel på en tre veckor lång sekvens för inaktiva kunder:

• Dag 1: e-post med erbjudandet
• Dag 3: AI-samtal som hänvisar till erbjudandet
• Dag 4: sms om samtalet inte besvarades
• Dag 8: andra e-postmeddelandet
• Dag 10: AI-samtal som lämnar ett röstmeddelande om det når röstbrevlådan
• Dag 15: personligt röstmeddelande från en säljare, endast för högvärdeskunder
• Dag 21: sista e-postmeddelandet

En bokning eller en begäran om att sluta i någon kanal avslutar sekvensen överallt. Erbjudandet är ditt beslut; agenten säger bara det du skriver. Mallen för win-back-kampanjer och mallen för kampanjer för leadsreaktivering är manus att utgå från.

Vad händer om personen du kände har lämnat företaget?

Fråga vem som hanterar det nu. På B2B-listor kan personalomsättning göra att poster pekar på någon som har slutat. Lägg till tre extraheringsfält, new_contact_name, new_contact_phone och new_contact_email, och be agenten att artigt fråga efter dem när personen har slutat. Skapa en ny CRM-post utifrån resultatet i stället för att skriva över den gamla, och kontrollera samtycket för den nya personen innan någon ringer hen.

Checklista inför lansering

• Vilande tidsfönster satt och samtycke bekräftat per lista med juridisk rådgivare
• Bokade poster, poster med öppna affärer, poster som ägs av säljare och poster spärrade för samtal uteslutna ur varje export
• Ägarfält i CRM, med vyer och batcher byggda utifrån det
• Kadensen nedskriven: försök per dag, periodens längd, paus, röstbrevlåda per försök
• Uppföljnings-sms villkorat av obesvarade samtal eller röstbrevlåda, från ett A2P-registrerat nummer
• Urvalsfält för utfall och fält för ny kontakt i analysen efter samtal
• Hantering av kontaktspärr aktiverad
• Tidsfönster för samtal satt för varje batch, inom lokala samtalstider

Var du ska börja

Kör först din senaste vilande grupp genom den här designen och läs av utfallen innan du skalar upp. Batchsamtal i Retell genomför samtalen inom de tidsfönster du sätter, funktioner efter samtal skriver tillbaka varje utfall till ditt CRM och användningsfallet för databasreaktivering visar hur team sätter upp det från början till slut.