With Retell, we’ve increased scheduling NPS by 38%, and filled underutilized provider capacity, allowing our team to focus on meaningful patient care instead of phone tag.
-p-130x130q80.avif)
AI-påminnelsesamtal som bekräftar eller bokar om tiden direkt i samtalet
5.0
ON G2
Påminnelsesamtal om bokade tider för vårdgivare, mottagningar med flera kliniker och tjänsteföretag, samt för de kontaktcenter och BPO-företag som sköter deras utgående linjer. En AI-röstagent ringer före besöket, kontrollerar att den har nått rätt person, anger datum, tid och plats och bekräftar, bokar om eller avbokar i samma samtal. Kontakter som inte svarar får nya försök enligt ditt schema och kan följas upp via SMS, och varje utfall loggas per kontakt.
Betrodd av över 4 000 företag som hanterar 100+ miljoner samtal per månad.
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
How It Works
Kom igång med AI-påminnelsesamtal i fyra steg, från påminnelsemanus till kampanjer som körs på dina egna nummer.
Skriv påminnelsen för telefon
Skriv vad agenten ska säga och vilka uppgifter den får dela, lagra tid, plats och vårdgivare i kontaktfält som agenten läser som variabler, och koppla in kalendern som agenten bokar i: en inbyggd integration som Cal.com eller Calendly, eller ditt journalsystem (EHR), verksamhetssystem eller fältservicesystem via en anpassad funktion.
Testa med simulerade påminnelsesamtal
Kör simuleringstester med en patient som bekräftar, en som behöver en ny tid, en som avbokar, en anhörig som svarar i stället och någon som ber att inte bli uppringd igen, och betygsätt varje körning innan en riktig kontakt rings upp.
Starta en kampanj med utgående samtal
Ladda upp de kommande dagarnas bokningar som CSV- eller XLSX-fil, eller filtrera kontakter som synkats från ditt CRM, välj efterlevnadskontroller, ställ in antal försök, fördröjningar och ett samtalsfönster i varje kontakts lokala tid, och välj nummerpresentation.
Följ utfall per kontakt
Varje kampanj räknar kontakter som ringts upp, nåtts och konverterats, visar utfall som bekräftad, ombokad, avbokad och ring inte i diagram, och öppnar varje samtals transkription och inspelning.
Use Cases
Påminnelsesamtal som slutar med ett bekräftat, flyttat eller avbokat besök
Bekräfta, boka om eller avboka i samma samtal
Du vill att varje påminnelse ska sluta med ett svar, inte ett röstmeddelande som ingen ringer tillbaka på. Agenten kontrollerar att den har nått rätt person, anger datum, tid och plats och frågar om besöket fortfarande passar. Ett ja loggas som bekräftat. Den som behöver en ny tid får höra lediga tider och bokas om direkt i samtalet: Cal.com har ett inbyggt verktyg för ombokning; med Calendly avbokar agenten bokningen och bokar den nya tiden; och scheman i journal- eller verksamhetssystem kopplas in via en anpassad funktion som anropar ditt API. Börja med mallen för påminnelser och färre uteblivna besök.
Påminnelser anpassade efter besöket och kontaktens klocka
Du vill att påminnelserna når fram när de gör nytta. Ett vanligt upplägg är en lista som skickas en eller två dagar i förväg: ladda upp de kommande bokningarna, eller filtrera kontakter som synkats från ditt CRM, och starta en kampanj. Försöken körs med fördröjningar som du anger i minuter, timmar eller dagar, inom det samtalsfönster du ställer in, som standard i varje kontakts lokala tid, och hoppar över de helgdagar du väljer. Med lokal nummerpresentation ser varje kontakt ett nummer från sitt eget område när du har ett där, och samma nummer vid varje samtal och SMS. För en påminnelse knuten till en exakt tidpunkt kan ditt bokningssystem i stället ringa samtalet via API:et. Pine Park Healths påminnelseagent ringer patienter eller deras företrädare två dagar före varje besök.
Inget svar: nya försök, röstbrevlåda och sedan ett SMS
Du vill att obesvarade påminnelser fortsätter att arbeta utan att någon behöver ringa om. Med dubbelringning aktiverad får ett obesvarat samtal direkt en andra uppringning, och nästa försök följer efter den fördröjning du har angett. En röstbrevlåda räknas som obesvarad även när agenten lämnar ett meddelande, så dokumentationen rekommenderar att lägga på vid tidiga röstbrevlådor och bara lämna meddelande vid det sista eller de två sista försöken. När det sista försöket förblir obesvarat kan kontakten gå vidare till ett SMS-steg, där en chattagent skickar påminnelsen och hanterar svaret, från nummer som registrerats för SMS. Vad ett röstmeddelande inom vården bör utelämna kan du läsa om i vår guide till HIPAA-anpassade påminnelser om bokade tider.
Återbokning av uteblivna besök medan det är färskt
Du vill att missade besök bokas om medan patienten fortfarande minns varför besöket bokades. När ditt system markerar ett besök som missat och taggar kontakten skriver en Auto-enroll-kampanj in kontakten, dess efterlevnadskontroller blir vanligtvis klara inom cirka fem minuter, och agenten ringer i nästa samtalsfönster för att erbjuda en ny tid. Ett ombokat besök kan skriva ett värde som rebooked till ett kontaktfält, som synkas till ditt CRM när fältet är mappat. En kontakt skrivs bara in i en viss kampanj en gång, så ett löpande program för uteblivna besök körs som en ny kampanj per period, duplicerad från den förra.
Kallelse- och vårdgapssamtal med direkt överlämning till mottagningen
Du vill att patienter som är sena med sina kontroller blir bokade, inte bara påminda. För kallelse- och förebyggande vårdlistor bekräftar agenten identiteten, berättar i allmänna ordalag vad patienten ska göra och samlar in önskad dag och tid. När bokningen sköts av en mottagning snarare än i en kalender som agenten når, låter en agentisk förberedd överföring en andra agent ringa mottagningen medan patienten väntar, prata med den som svarar och, om mottagningen är redo, koppla patienten så att personalen kan boka besöket i samma samtal. Läs hur Pine Park Health fyller lediga tider i primärvården med utgående bokningssamtal, eller se AI-röstagenter för vården.
Förberedelser inför besöket: vem som ska vara där och vad som ska tas med
Du vill att besöket blir av när kunden väl är på plats. Vid servicebesök i hemmet bekräftar agenten ankomstfönstret, att de som fattar besluten är hemma, hur lång tid besöket tar och vad det omfattar. För bokningar som kräver dokument läser agenten upp vad som fortfarande saknas och när det ska vara inne, och kan skicka listan via SMS från ditt nummer när det är registrerat för SMS. Hantverks- och bilhandlarteam kan kombinera detta med inkommande bokning, som bokning av VVS-service och schemaläggning av verkstadsbesök hos bilhandlare.
Byggd för kontaktcenter, inte för demos
Retell är AI-röstplattformen som företagens kontaktcenter drivs på
Med Retell bygger, testar och driftsätter du AI-telefonagenter som klarar verklig samtalsvolym, så att ditt team lägger sin tid på de samtal som kräver en människa.
Feature
Det här får vårdgivare, kontaktcenter och BPO-företag från Retell AI för påminnelsesamtal
Inbyggda kalendrar och CRM-system, övriga system via API
Bland de inbyggda integrationerna finns Cal.com och Calendly för bokning, samt HubSpot, Microsoft Dynamics 365 och Zoho CRM bland de CRM-system som synkar kontakter åt båda hållen. System utan inbyggd integration, som de flesta journalsystem (EHR) och verktyg för fältservice, ansluts via anpassade funktioner som anropar ditt API under samtalet.
Ett manus som bara säger det påminnelsen kräver
Kontaktfält når agenten som variabler, så manuset läser upp namn, tid och plats från din fil eller ditt CRM. Lagra mötestiden i ett textfält så att agenten kan läsa upp den, och bestäm vilka detaljer, till exempel typ av besök, som agenten får dela.
Begäran om att inte bli uppringd hanteras direkt i samtalet
När hantering av kontaktspärr är aktiverad bekräftar agenten en begäran om att sluta ringa en gång och avslutar sedan samtalet. Kontakten markeras som do-not-call för hela arbetsytan, och kampanjer med intern do-not-call-kontroll hoppar över den före nästa uppringning. Ett STOP-svar på ett SMS ger samma resultat.
Påminnelser i stor volym från dina egna nummer – utan att blockera inkommande samtal
Kampanjerna ringer från nummer du äger eller köper, med lokal närvaro som matchar varje kontakts område där du har ett nummer, och samma nummerpresentation på varje samtal och SMS, så att återuppringningar under kampanjen når fram. En gräns för samtidiga samtal per kampanj och en reserverad kapacitet för inkommande samtal hindrar påminnelsekampanjerna från att ta den kapacitet som dina inkommande linjer behöver.
Bekräftade, ombokade, avbokade och ej nådda, per kontakt
Kampanjsidan räknar hur många kontakter som har ringts upp, kopplats fram och konverterats, visar fördelningen av utfall i diagram och listar varje kontakts försök med transkriptioner och inspelningar. Utfall kan skriva värden till kontaktfält som synkroniseras med ditt CRM, och extrahering efter samtal skickar de fält du definierar till dina system via webhook.
-p-130x130q80.avif)
-p-130x130q80.avif)
-p-130x130q80.avif)
- Hubspot
- Twilio
- Vonage
- Go High Level
- n8n
- Zapier
- Salesforce
- Hubspot
- Twillio
- Vonage
- Go High Level
- 8n8
- Zapier
- Salesforce
- Avaya
- Genesys
- Five9
- Amazon Connect
- Telnyx
- Make
- Cal.com
.svg)
- Avaya
- Genesys
- Five9
- Amazon Connect
- Telnyx
- Make
- Cal.com
Priser
Sänk kostnaderna med 90 % med AI-telefonagenter
Betala per användning
$0 för att komma igång.
$0.07–$0.31 per minut – Betala bara för det du använder.
60 minuters gratis åtkomst.
20 simultana samtal.
10 kostnadsfria kunskapsbaser.
Enterprise-plan
För företag med stora volymer, krav på data eller driftsättning, eller utökade supportbehov.
Skräddarsydd service för ditt användningsfall.
Premium-support med dedikerade team av lösningsingenjörer.
Anpassad prissättning och antal simultana samtal utifrån dina behov
FAQ
Frequently asked questions.
Vad är AI-påminnelsesamtal för bokade tider?
Det är utgående samtal där en AI-röstagent påminner en patient eller kund om en kommande bokning och hanterar svaret i samma samtal: den bekräftar besöket, föreslår nya tider och bokar om, eller avbokar. Det är inte en parallell uppringare, som ringer flera linjer åt en mänsklig medarbetare: varje påminnelse är ett fullständigt samtal med agenten. På Retell AI körs påminnelselistor som utgående samtalskampanjer med nya uppringningsförsök, samtalsfönster och kontroller mot spärrlistor, och varje utfall loggas per kontakt.
Vad ska ett manus för påminnelsesamtal om bokade tider innehålla?
Håll det kort: vem som ringer och varifrån, en kontroll av att rätt person har svarat, datum, tid och plats samt en enda fråga, om personen fortfarande kan komma. Förgrena sedan samtalet: bekräfta, erbjud två eller tre nya tider eller avboka efter att ha frågat en gång till, och avsluta med ett nummer att ringa tillbaka till. Inom vården ska du bara dela det som påminnelsen kräver, vilket vår guide om HIPAA-anpassade påminnelser om bokade tider förklarar. Mallen för påminnelser och färre uteblivna besök innehåller en fungerande version av det här flödet.
Hur ofta uteblir patienter från sina bokade besök?
I en studie av 10 kliniker vid ett stort medicinskt center inom Veterans Affairs under 12 år var den genomsnittliga andelen uteblivna besök 18,8 %, och den genomsnittliga kostnaden för ett uteblivet besök var 196 $ år 2008. I en jämförelse mellan två år gjorde ett system med påminnelsebrev ingen signifikant skillnad för andelen uteblivna besök. Författarna drog slutsatsen att påminnelser bara minskade de uteblivna besöken i måttlig grad och att uteblivna besök utgjorde en stor belastning för hälso- och sjukvårdssystemet. Källa: Kheirkhah et al., BMC Health Services Research, 2016.
Är AI-samtal med mötespåminnelser tillåtna enligt TCPA?
I februari 2024 bekräftade FCC att AI-genererade röster räknas som en artificiell eller förinspelad röst enligt TCPA. Därför kräver dessa samtal den uppringdes uttryckliga förhandssamtycke, om inte samtalet har ett nödsyfte eller ett undantag gäller, och uttryckligt skriftligt förhandssamtycke när samtalet utgör telemarketing. Det är den som ringer som ansvarar för att inhämta och dokumentera samtycke. Kampanjer i Retell granskar kontakter innan de rings upp och ber dig bekräfta samtycke vid start, men de verifierar inte samtycket och säkerställer inte att lagstadgade samtalstider följs. Detta är inte juridisk rådgivning. Läs vår TCPA-guide för utgående AI-röstsamtal och stäm av ditt program med en jurist.
Vad händer om patienten inte svarar?
Om dubbelringning är aktiverad rings samtalet upp en gång till direkt, och nästa försök görs sedan efter den fördröjning du har angett, inom samtalsfönstret. Röstbrevlåda räknas som obesvarat även när agenten lämnar ett meddelande, och varje försök har en egen inställning för röstbrevlåda. Efter sista försöket kan kontakten gå vidare till ett sms-steg eller lämna sekvensen. En kontakt som ringer tillbaka till kampanjnumret inom 30 dagar, medan den fortfarande väntar på ett försök, kopplas till påminnelseagenten. Mer information finns i dokumentationen om sekvenser.
Vilka kalendrar och system kopplas påminnelsesamtalen till?
Inbyggda kalenderintegrationer finns för Cal.com och Calendly. Med dem kan du kontrollera tillgänglighet, boka och avboka, och med Cal.com kan du dessutom flytta befintliga bokningar direkt. HubSpot, Microsoft Dynamics 365, Zoho CRM och övriga inbyggda CRM-integrationer synkar kontakter till Retell, och utfall som skrivs till mappade fält synkas tillbaka. System utan inbyggd integration, till exempel de flesta journalsystem (EHR), system för mottagningshantering och fältservicesystem, ansluts via anpassade funktioner som anropar ditt API under samtalet. Listor kan också laddas upp som CSV- eller XLSX-fil med upp till 50 000 rader per fil.
Kan ett kontaktcenter eller en BPO köra påminnelsesamtal för flera kunder?
Ja. Ge varje kund en egen agent, ett eget manus, egna nummerpresentationer och egna kampanjer. Kontakter identifieras med telefonnummer inom en arbetsyta. En kontakt som matchar två kampanjer ringas av båda, och en spärrmarkering gäller hela arbetsytan och respekteras av varje kampanj som har intern spärrlistekontroll aktiverad. Håll därför varje kunds kampanjer under en egen tagg, eller kör varje kund i en egen arbetsyta för att hålla kontaktdata och spärrmarkeringar åtskilda. Kampanjsamtal delar arbetsytans samtidighet med andra utgående samtal, och en inkommande reserv håller kapacitet ledig för inkommande linjer. Se AI-kundtjänst för BPO:er.
