AI-stemmerekrutterer: Sådan lukker du loopet for tilbageringning til kandidater

En AI-stemmerekrutterer er en stemmeagent, der ringer tilbage til ansøgere, så snart de har søgt, stiller dine screeningsspørgsmål, booker næste skridt og overdrager kvalificerede kandidater til en rekrutterer, så ingen kandidat står i en status, som ingen arbejder med. Se bedste AI-software til kandidatscreening for andre værktøjer, der screener kandidater.

Loopet bryder sammen fire steder, og kun det første handler om hastighed: Det første opkald går ud for sent, rekrutteren er optaget, når kandidaten kvalificerer sig, kandidatens tilbageringning ender på telefonsvareren eller hos en person, der spørger om det hele igen, og kandidater, man ikke har fået fat i, bliver stående i "forsøger at kontakte", indtil stillingen er besat. Denne guide gennemgår hvert punkt. Se rekruttering i stort omfang for volumenberegningerne og listen over screeningsspørgsmål; se AI-planlægning af jobsamtaler for udeblivelser fra samtaler og ombooking.

Hvad gør en AI-stemmerekrutterer gennem hele loopet?

Den ejer kontakten, ikke vurderingen. Agenten foretager og modtager opkaldene og registrerer, hvad kandidaterne siger. Rekrutterere træffer alle ansættelsesbeslutninger.

Hvor hurtigt bør en ansøger blive ringet op?

Så snart posten går ind i den status, der betyder "ring til denne person", og inden for de tidspunkter, du tillader. Ansøgere til timelønnede stillinger søger ofte hos flere arbejdsgivere, så et langsomt første opkald kan koste dig dem.

Intet ATS findes som færdigbygget Retell-integration, så udløseren er et kort stykke af dit eget workflow. Når ATS'et sender en webhook ved en ny ansøgning eller statusændring (eller et planlagt job finder nye poster), kalder dit system Retells Create Phone Call API. Send kandidatens fornavn, stillingen og lokationen med som dynamiske variabler, så agenten kan åbne med "Du har søgt stillingen som lagermedarbejder i Columbus", og send ATS-postens ID med som metadata, så resultaterne havner på den rigtige post.

Inden det første opkald skal du tjekke, hvad ansøgningsformularen siger om opkald. FCC har bekræftet, at AI-genererede stemmer tæller som "kunstige" stemmer under TCPA, så disse opkald kræver generelt kandidatens forudgående udtrykkelige samtykke. Spørg din juridiske rådgiver, om formuleringen i din formular dækker automatiserede opkald og sms'er om ansøgningen. TCPA-guiden til udgående AI-opkald viser, hvad du skal spørge om. Dette er ikke juridisk rådgivning.

Hvilke screeningsspørgsmål hører hjemme i tilbageringningen?

Tre til fem fakta, som kandidaten selv kan oplyse, stillet i fast rækkefølge: stadig interesseret, tilgængelighed, lokation eller transporttid og den licens eller det certifikat, stillingen kræver. Hold scoring og rangering ude af opkaldet, for det er dér, reglerne for AI i rekruttering gælder.

Det større designvalg er, hvor svarene havner. Definér hvert spørgsmål som et udtræksfelt efter opkald: en boolean for "har den påkrævede licens", en vælger for vagtpræference, tekst til alt åbent. Hvert gennemført opkald bliver transskriberet, og felterne udfyldes ud fra det, så rekrutterere læser svar i stedet for at lytte til optagelser. Hvis agenten har brug for et svar under opkaldet, for eksempel for at afgøre, om den skal tilbyde en viderestilling, opfanger et extract dynamic variable-værktøj det live.

Skriv routingreglen før lancering. En kandidat, der beder om at tale med en person, nævner et handicap eller et behov for tilpasning eller tager lønforhandling op, sendes videre til en rekrutterer, uanset hvad screeningssvarene siger.

Hvordan overdrager agenten en kvalificeret kandidat til en rekrutterer?

Med en assisteret viderestilling, så rekrutteren ved, hvem der er i røret, før vedkommende siger noget. Med Retells viderestilling af opkald bliver agenten på linjen, ringer til rekrutteren og afspiller en hvisket briefing, som kun rekrutteren hører: "Maria, søgte tirsdag til nattevagt, har sit truckcertifikat, kan starte mandag." Derefter forbinder den kandidaten. Hvis destinationen er en kø, venter agenten, til et rigtigt menneske taler, før den briefer vedkommende.

For at nå den rigtige rekrutterer skal du angive viderestillingsnummeret som en dynamisk variabel i stedet for et fast nummer. Dit system afgør, hvem det er – om det er rekrutteren, der ejer stillingsopslaget, eller den næste i en round robin-rotation – og sender nummeret med, når det opretter opkaldet. Ved indgående opkald kan den indgående webhook angive samme variabel.

Hvad sker der, når rekrutteren ikke tager telefonen?

Kandidaten går fra opkaldet med en booket tilbageringning, ikke et løfte. Retell giver dig tre dokumenterede muligheder:

1. Agentisk assisteret viderestilling. En anden AI-agent, viderestillingsagenten, ringer til rekrutteren, mens kandidaten venter på hold. Hvis ingen er ledig, annullerer den, og kandidaten vender tilbage til hovedagenten, som tager samtalen op igen. Du angiver ringetiden, og hvad der skal ske ved timeout.
2. En fejlsti i et samtaleflow. Noden til viderestilling af opkald har en indbygget kant for mislykket viderestilling. Peg den mod en node, der tilbyder tidspunkter for tilbageringning.
3. Book tilbageringningen i rekrutterens kalender. Med Cal.com tilkoblet kan agenten tjekke tilgængelighed og booke; Calendly tilbyder også tilgængelighed og booking. Hvis du planlægger rekrutterernes tilbageringninger et andet sted, kan du oprette en opgave via et CRM-værktøj eller en brugerdefineret funktion til dit eget API.

Dit system får også besked om det mislykkede forsøg. transfer_cancelled-webhooken udløses, når en viderestilling annulleres eller ikke bliver forbundet, så du kan advare rekrutteren eller flytte posten til status "tilbageringning booket".

Selve tilbageringningen bør ikke starte forfra. Slå kontakthukommelse til, så får agenten en kort briefing om tidligere samtaler med det pågældende telefonnummer. I et samtaleflow skal du markere screeningsnoderne med Use memory to skip this node, så en tilbagevendende kandidat kun bliver spurgt om det, der stadig mangler. Hvis du skriver svarene til brugerdefinerede kontaktfelter, når de frem til agenten som dynamiske variabler i starten af hvert opkald. Hukommelse kræver lagring af transskriptioner for at virke; med lagringsindstillingen "Everything except PII" bygges den ud fra den maskerede transskription.

Hvad sker der, når kandidaten ringer tilbage?

Kandidaten bør komme igennem til den samme agent og allerede være genkendt. Kandidater ringer tilbage efter mistede opkald i frokostpausen, efter en vagt eller i weekenden, når rekrutteringsteamet er mindst tilbøjeligt til at svare.

Knyt en indgående agent til hvert nummer, du ringer fra. Hvis der ikke er angivet en indgående agent på et nummer, blokeres tilbageringninger. Brug derefter den indgående webhook til at slå den, der ringer, op i dit ATS, før opkaldet forbindes. Den kan angive dynamiske variabler som kandidatens navn, åben ansøgning og tildelt rekrutterer eller skifte til en anden agent. Med kontakthukommelse slået til spørger agenten, om kandidaten stadig er interesseret i den stilling, I talte om i går, i stedet for "Hvordan kan jeg hjælpe dig?"

Hvordan genaktiverer du kandidater, der er gået tavse?

Giv hver kandidat, du ikke har fået fat i, en kort, fast række forsøg, og stop så. Retell begrænser eller planlægger ikke genopkald af sig selv, så kadencen ligger i dit system:

• Et dagligt batch. Eksportér de kandidater, der stadig står i "forsøger at kontakte", og upload dem som et batchopkald med et opkaldsvindue. Hver ikke-reserveret CSV-kolonne bliver en dynamisk variabel. Batches har ingen indstilling for forsinkelse pr. opkald; tempoet styres af den samtidighed, du tildeler.
• Din egen planlægger. Kald Create Phone Call for hver kandidat, og tjek Get contact by phone først. Spring alle over, hvis last_conversation_timestamp er for nylig. Hvert udgående opkald tæller som en samtale, også ubesvarede, så tjekket dækker også opkaldsforsøg.

Tilpas telefonsvarerhåndteringen efter forsøg. En batch-CSV kan angive en anden agent pr. række, så de tidlige forsøg kan lægge på ved telefonsvarer, og det sidste kan lægge en kort besked, der nævner stillingen og giver et nummer at ringe tilbage til.

Stopregler, skrevet ned før det første batch:

Én faldgrube: Batchopkald tjekker ikke do-not-call-markeringen, og Create Phone Call tjekker den kun, når du sender honor_internal_dnc: true med. Filtrér markerede kontakter fra i hver eksport. Føderale regler kræver også, at en anmodning om at stoppe – fremsat på enhver rimelig måde – efterkommes inden for 10 arbejdsdage, så sørg for, at frameldinger fra opkald, sms'er og e-mail ender på den samme liste. Føderale regler forbyder desuden telefonsalg før kl. 8 eller efter kl. 21 på den opringedes lokation, og delstater kan tilføje yderligere begrænsninger. At holde alle kandidatopkald inden for det vindue er en enkel politik at starte med. Tjek begge dele med din juridiske rådgiver.

Hvad bør ende i ATS'et efter hvert opkald?

Nok til, at ingen rekrutterer behøver optagelsen for at vide, hvad der skete. En brugerdefineret funktion efter opkaldet kan sende disse felter til dit ATS-API, betinget af resultatet, så en telefonsvarerbesked ikke overskriver en screenet post:

• callback_outcome (vælger): kvalificeret og viderestillet, kvalificeret og tilbageringning booket, ikke kvalificeret, intet svar, telefonsvarer, forkert nummer, må ikke ringes op
• Ét felt pr. screeningssvar
• callback_time og assigned_recruiter, når en tilbageringning er booket
• Opkaldsresuméet og et link til opkaldet

CRM-til-stemme-AI-workflowet gennemgår det samme mønster for opslag og tilbageskrivning, som også gælder for et ATS.

Virker det samme loop for jobordrer fra kunder?

Ja. Når en kunde ringer med en jobordre uden for åbningstid, indsamler agenten det, en rekrutterer har brug for: virksomheds- og kontaktnavn stavet, startdato og -tidspunkt, jobtype, antal medarbejdere, arbejdsstedets adresse og et nummer til tilbageringning, der læses op ciffer for ciffer. Derefter viderestiller den eller booker en tilbageringning via de samme veje.

Tjekliste til lancering

• Samtykkeformulering i ansøgningen gennemgået med juridisk rådgiver
• ATS-udløseren sender navn, stilling, lokation og post-ID med
• Tre til fem screeningsfakta, hver som et udtræksfelt
• Routingregel for tilpasning, løn og "lad mig tale med en person"
• Assisteret viderestilling med hvisket resumé, nummer angivet pr. rekrutterer
• Sti for mislykket overdragelse, der booker en tilbageringning, plus en transfer_cancelled-advarsel
• Kontakthukommelse slået til, screeningsnoder sat til at springe kendte svar over
• Indgående agent på hvert udgående nummer med webhook-opslag
• Kadence, telefonsvarerhåndtering pr. forsøg og stopregler skrevet ned
• Do-not-call-kontakter filtreret fra i hver eksport, opkaldsvinduer angivet

Hvor du skal starte

Kør hele loopet på ét stillingsopslag med et stabilt flow af ansøgere i en uge, og læs transskriptionerne ved hvert punkt, før du tilføjer flere stillinger. Agenten til leadkvalificering for vikarbureauer viser screeningsopkaldet for sig, og oversigten over vikarbranchen gennemgår alle de opkaldstyper, et bureau kører på Retell.