Recruiter vocale con IA: come chiudere il ciclo delle richiamate ai candidati

Un recruiter vocale con IA è un agente vocale che richiama i candidati non appena si candidano, pone le tue domande di screening, fissa il passo successivo e passa le persone qualificate a un recruiter, così nessun candidato resta fermo in uno stato di cui nessuno si occupa. Per altri strumenti di screening dei candidati, consulta i migliori software di screening dei candidati con IA.

Il ciclo si interrompe in quattro punti, e solo il primo riguarda la velocità: la prima chiamata parte in ritardo, il recruiter è occupato quando il candidato risulta qualificato, la richiamata del candidato finisce in segreteria o arriva a una persona che chiede tutto da capo, e i candidati non raggiunti restano in "tentativo di contatto" finché la posizione non viene coperta. Questa guida affronta ciascun punto. Per i calcoli sui volumi e l'elenco delle domande di screening, consulta assunzioni ad alto volume; per le mancate presentazioni ai colloqui e le riprogrammazioni, consulta pianificazione dei colloqui con IA.

Cosa fa un recruiter vocale con IA lungo tutto il ciclo?

Si occupa del contatto, non del giudizio. L'agente effettua e riceve le chiamate e registra ciò che dicono i candidati. Ogni decisione di assunzione spetta ai recruiter.

Quanto rapidamente un candidato dovrebbe ricevere una richiamata?

Non appena il record entra nello stato che significa "chiama questa persona", e negli orari che consenti. Chi si candida per ruoli a ore spesso invia candidature a più datori di lavoro, quindi una prima chiamata lenta può fartelo perdere.

Nessun ATS è disponibile come integrazione predefinita di Retell, quindi il trigger è un breve pezzo del tuo workflow. Quando l'ATS invia un webhook per una nuova candidatura o un cambio di stato (oppure un job pianificato trova nuovi record), il tuo sistema chiama l'API Create Phone Call di Retell. Passa il nome del candidato, il ruolo e la sede come variabili dinamiche, così l'agente può aprire con "Ti sei candidato per il ruolo di magazziniere a Columbus", e passa l'ID del record ATS come metadata, così i risultati finiscono sul record giusto.

Prima della prima chiamata, verifica cosa dice il modulo di candidatura riguardo alle chiamate. La FCC ha confermato che le voci generate dall'IA rientrano tra le voci "artificiali" ai sensi del TCPA, quindi queste chiamate in genere richiedono il previo consenso espresso del candidato. Chiedi al tuo consulente legale se la formulazione del modulo copre chiamate e SMS automatizzati relativi alla candidatura. La guida al TCPA per le chiamate outbound con IA elenca cosa chiedere. Questa non è una consulenza legale.

Quali domande di screening includere nella richiamata?

Da tre a cinque fatti che il candidato può dichiarare, posti in un ordine fisso: se è ancora interessato, disponibilità, sede o tragitto, e la licenza o certificazione richiesta dal ruolo. Lascia fuori dalla chiamata punteggi e classifiche, perché è lì che si applicano le norme sulle assunzioni con IA.

La scelta di progettazione più importante è dove vanno le risposte. Definisci ogni domanda come campo di estrazione post-chiamata: un booleano per "possiede la licenza richiesta", un selettore per la preferenza di turno, testo per qualsiasi risposta aperta. Ogni chiamata connessa viene trascritta e i campi vengono compilati a partire dalla trascrizione, così i recruiter leggono risposte, non registrazioni. Se l'agente ha bisogno di una risposta durante la chiamata, ad esempio per decidere se offrire un trasferimento, uno strumento di estrazione delle variabili dinamiche la acquisisce in tempo reale.

Scrivi la regola di instradamento prima del lancio. Un candidato che chiede di parlare con una persona, menziona una disabilità o un accomodamento, o solleva una trattativa sulla retribuzione passa a un recruiter, qualunque cosa dicano le sue risposte di screening.

Come fa l'agente a passare un candidato qualificato a un recruiter?

Con un trasferimento assistito, così il recruiter sa chi è in linea prima di parlare. Con il trasferimento di chiamata di Retell, l'agente resta in linea, chiama il recruiter e riproduce un briefing sussurrato che sente solo il recruiter: "Maria, candidata martedì per il turno di notte, ha la certificazione per il carrello elevatore, può iniziare lunedì." Poi collega il candidato. Se la destinazione è una coda, l'agente attende che parli una persona reale prima di fare il briefing.

Per raggiungere il recruiter giusto, imposta il numero di trasferimento come variabile dinamica invece che come numero fisso. È il tuo sistema a decidere chi è, che si tratti del recruiter titolare della posizione o della persona successiva in una rotazione round-robin, e a passare il numero quando crea la chiamata. Per le chiamate in entrata, il webhook inbound può impostare la stessa variabile.

Cosa succede quando il recruiter non risponde?

Il candidato chiude la chiamata con una richiamata fissata, non con una promessa. Retell ti offre tre modalità documentate:

1. Trasferimento assistito agentico. Un secondo agente IA, l'agente di trasferimento, chiama il recruiter mentre il candidato resta in attesa. Se nessuno è libero, annulla, e il candidato torna all'agente principale, che riprende la conversazione. Imposti la durata dello squillo e cosa succede allo scadere del timeout.
2. Un percorso di errore in un flusso di conversazione. Il nodo di trasferimento di chiamata ha un collegamento integrato per i trasferimenti non riusciti. Indirizzalo a un nodo che propone orari di richiamata.
3. Fissa la richiamata nel calendario del recruiter. Con Cal.com collegato, l'agente può verificare la disponibilità e prenotare; anche Calendly offre disponibilità e prenotazione. Se pianifichi le richiamate dei recruiter altrove, crea un'attività tramite uno strumento CRM o una funzione personalizzata verso la tua API.

Anche il tuo sistema viene informato del mancato passaggio. Il webhook transfer_cancelled si attiva quando un trasferimento viene annullato o non riesce a connettersi, così puoi avvisare il recruiter o spostare il record nello stato "richiamata fissata".

La richiamata stessa non dovrebbe ricominciare da zero. Attiva la memoria dei contatti e l'agente riceve un breve riepilogo delle conversazioni precedenti con quel numero di telefono. In un flusso di conversazione, contrassegna i nodi di screening con Use memory to skip this node, e a un candidato che richiama viene chiesto solo ciò che manca ancora. Se scrivi le risposte in campi personalizzati del contatto, queste arrivano all'agente come variabili dinamiche all'inizio di ogni chiamata. La memoria richiede l'archiviazione delle trascrizioni; con l'impostazione di archiviazione "Everything except PII", viene costruita a partire dalla trascrizione oscurata.

Cosa succede quando il candidato richiama?

Dovrebbe raggiungere lo stesso agente ed essere già riconosciuto. I candidati richiamano le chiamate perse in pausa pranzo, dopo un turno o nel fine settimana, quando è meno probabile che il team di recruiting risponda.

Associa un agente inbound a ogni numero da cui chiami. Se lasci un numero senza agente inbound, le richiamate vengono bloccate. Poi usa il webhook inbound per cercare il chiamante nel tuo ATS prima che la chiamata si connetta. Può impostare variabili dinamiche come il nome del candidato, la candidatura aperta e il recruiter assegnato, oppure passare a un agente diverso. Con la memoria dei contatti attiva, l'agente chiede se è ancora interessato al ruolo di cui avete parlato ieri, invece di "Come posso aiutarti?"

Come si ricontattano i candidati che non rispondono più?

Assegna a ogni candidato non raggiunto una serie breve e fissa di tentativi, poi fermati. Retell non limita né pianifica autonomamente le richiamate, quindi la cadenza è gestita dal tuo sistema:

• Un batch giornaliero. Esporta i candidati ancora in "tentativo di contatto" e caricali come chiamate in batch con una finestra di chiamata. Ogni colonna CSV non riservata diventa una variabile dinamica. I batch non prevedono un'impostazione di ritardo per singola chiamata; il ritmo dipende dalla concorrenza che assegni.
• Il tuo scheduler. Chiama Create Phone Call per ogni candidato, e prima verifica con Get contact by phone. Salta chiunque abbia un last_conversation_timestamp troppo recente. Ogni chiamata outbound conta come conversazione, comprese quelle senza risposta, quindi il controllo copre anche i tentativi di chiamata.

Cambia la segreteria in base al tentativo. Un CSV di batch può impostare un agente diverso per ogni riga, così i primi tentativi possono riagganciare in caso di segreteria e l'ultimo può lasciare un breve messaggio che indica il ruolo e fornisce un numero da richiamare.

Regole di stop, da scrivere prima del primo batch:

Un'avvertenza: le chiamate in batch non verificano il flag do-not-call, e Create Phone Call lo verifica solo quando passi honor_internal_dnc: true. Escludi i contatti segnalati da ogni esportazione. Le norme federali impongono inoltre di rispettare entro 10 giorni lavorativi una richiesta di interruzione, fatta in qualsiasi modo ragionevole, quindi assicurati che le revoche del consenso da chiamate, SMS ed email confluiscano nella stessa lista. Le norme federali vietano anche le sollecitazioni telefoniche prima delle 8:00 o dopo le 21:00 nel luogo in cui si trova la persona chiamata, e i singoli stati possono aggiungere ulteriori limiti. Mantenere ogni chiamata ai candidati all'interno di questa finestra è una semplice policy di partenza. Verifica entrambi gli aspetti con il tuo consulente legale.

Cosa dovrebbe finire nell'ATS dopo ogni chiamata?

Informazioni sufficienti perché nessun recruiter debba ascoltare la registrazione per sapere cos'è successo. Una funzione personalizzata post-chiamata può inviare questi campi all'API del tuo ATS, subordinata all'esito, così una segreteria non sovrascrive un record già sottoposto a screening:

• callback_outcome (selettore): qualificato e trasferito, qualificato e richiamata fissata, non qualificato, nessuna risposta, segreteria, numero errato, non chiamare
• Un campo per ogni risposta di screening
• callback_time e assigned_recruiter, quando è stata fissata una richiamata
• Il riepilogo della chiamata e un link alla chiamata

Il workflow dal CRM all'IA vocale descrive lo stesso schema di ricerca e scrittura dei dati, che vale anche per un ATS.

Lo stesso ciclo funziona per gli ordini di lavoro dei clienti?

Sì. Quando un cliente chiama fuori orario con un ordine di lavoro, l'agente raccoglie ciò che serve a un recruiter: nome dell'azienda e del referente compitati, data e ora di inizio, tipo di lavoro, numero di persone, indirizzo della sede e un numero di richiamata riletto cifra per cifra. Poi trasferisce la chiamata o fissa una richiamata attraverso gli stessi percorsi.

Checklist di lancio

• Formulazione del consenso nella candidatura verificata con il consulente legale
• Il trigger dell'ATS passa nome, ruolo, sede e ID del record
• Da tre a cinque fatti di screening, ciascuno come campo di estrazione
• Regola di instradamento per accomodamenti, retribuzione e "fammi parlare con una persona"
• Trasferimento assistito con riepilogo sussurrato, numero impostato per ogni recruiter
• Percorso per il passaggio mancato che fissa una richiamata, più un avviso transfer_cancelled
• Memoria dei contatti attiva, nodi di screening impostati per saltare le risposte già note
• Agente inbound su ogni numero outbound, con ricerca tramite webhook
• Cadenza, segreteria per tentativo e regole di stop messe per iscritto
• Contatti do-not-call esclusi da ogni esportazione, finestre di chiamata impostate

Da dove iniziare

Esegui il ciclo completo per una settimana su una sola posizione con un flusso costante di candidati, e leggi le trascrizioni in ogni punto prima di aggiungere altri ruoli. L'agente per la qualificazione dei lead per le agenzie per il lavoro mostra la chiamata di screening da sola, e la panoramica sul settore staffing copre ogni tipo di chiamata che un'agenzia gestisce su Retell.