AI-röstrekryterare: Så sluter du återuppringningsflödet för kandidater

En AI-röstrekryterare är en röstagent som ringer tillbaka till sökande så fort de har ansökt, ställer dina screeningfrågor, bokar nästa steg och lämnar över kvalificerade personer till en rekryterare, så att ingen kandidat blir liggande i en status som ingen arbetar med. Fler verktyg för kandidatscreening hittar du i bästa AI-programvaran för kandidatscreening.

Flödet brister på fyra ställen, och bara det första handlar om hastighet: det första samtalet går ut för sent, rekryteraren är upptagen när kandidaten kvalificerar sig, kandidatens återuppringning hamnar i röstbrevlådan eller hos någon som frågar om allt igen, och kandidater som inte nås blir liggande i ”försöker kontakta” tills tjänsten är tillsatt. Den här guiden går igenom varje punkt. För volymberäkningar och listan med screeningfrågor, se rekrytering i stor skala; för uteblivna intervjuer och ombokningar, se AI-schemaläggning av intervjuer.

Vad gör en AI-röstrekryterare genom hela flödet?

Den äger kontakten, inte bedömningen. Agenten ringer och tar emot samtalen och registrerar vad kandidaterna säger. Rekryterarna fattar alla anställningsbeslut.

Hur snabbt bör en sökande bli uppringd?

Så fort posten hamnar i den status som betyder ”ring den här personen”, och inom de tider du tillåter. Sökande till timanställningar söker ofta hos flera arbetsgivare samtidigt, så ett långsamt första samtal kan göra att du förlorar dem.

Inget ATS finns som färdig integration i Retell, så utlösaren är en kort del av ditt eget arbetsflöde. När ditt ATS skickar en webhook vid en ny ansökan eller statusändring (eller ett schemalagt jobb hittar nya poster) anropar ditt system Retells Create Phone Call-API. Skicka med kandidatens förnamn, tjänsten och orten som dynamiska variabler så att agenten kan inleda med ”Du sökte tjänsten som lagermedarbetare i Columbus”, och skicka med ATS-postens ID som metadata så att resultaten hamnar på rätt post.

Innan det första samtalet rings, kontrollera vad ansökningsformuläret säger om samtal. FCC har bekräftat att AI-genererade röster räknas som ”artificiella” röster enligt TCPA, så de här samtalen kräver i regel kandidatens uttryckliga förhandssamtycke. Fråga din jurist om formulärets formulering täcker automatiserade samtal och sms om ansökan. TCPA-guiden för utgående AI-samtal listar vad du bör fråga. Detta är inte juridisk rådgivning.

Vilka screeningfrågor hör hemma i återuppringningen?

Tre till fem fakta som kandidaten kan uppge, ställda i en fast ordning: fortfarande intresserad, tillgänglighet, ort eller pendling samt det körkort eller den certifiering som tjänsten kräver. Håll poängsättning och rangordning utanför samtalet, eftersom det är där reglerna för AI i rekrytering gäller.

Det större designvalet är vart svaren tar vägen. Definiera varje fråga som ett extraktionsfält i analysen efter samtal: ett booleskt värde för ”har det krav­ställda körkortet”, en väljare för önskat skift, fritext för allt öppet. Varje samtal som kopplas fram transkriberas och fälten fylls i utifrån transkriptionen, så att rekryterarna läser svar i stället för att lyssna på inspelningar. Om agenten behöver ett svar under samtalet, till exempel för att avgöra om en överföring ska erbjudas, fångar ett verktyg för att extrahera dynamiska variabler upp det i realtid.

Skriv routningsregeln före lanseringen. En kandidat som ber om att få prata med en person, nämner en funktionsnedsättning eller ett anpassningsbehov, eller tar upp lönefrågor går vidare till en rekryterare, oavsett vad screeningsvaren säger.

Hur lämnar agenten över en kvalificerad kandidat till en rekryterare?

Med en förberedd överföring, så att rekryteraren vet vem som är på linjen innan hen säger något. Med Retells samtalsöverföring stannar agenten kvar på linjen, ringer rekryteraren och spelar upp en viskad genomgång som bara rekryteraren hör: ”Maria, sökte i tisdags till nattskiftet, har truckkort, kan börja på måndag.” Sedan kopplas kandidaten fram. Om mottagaren är en kö väntar agenten tills en riktig person talar innan den ger sin genomgång.

För att nå rätt rekryterare anger du överföringsnumret som en dynamisk variabel i stället för ett fast nummer. Ditt system avgör vem det är, oavsett om det är rekryteraren som äger rekryteringsärendet eller nästa person i en rundgångsrotation, och skickar med numret när samtalet skapas. För inkommande samtal kan den inkommande webhooken sätta samma variabel.

Vad händer när rekryteraren inte svarar?

Kandidaten avslutar samtalet med en bokad återuppringning, inte ett löfte. Retell ger dig tre dokumenterade sätt:

1. Agentisk förberedd överföring. En andra AI-agent, överföringsagenten, ringer rekryteraren medan kandidaten väntar i kö. Om ingen är ledig avbryter den, och kandidaten återgår till huvudagenten, som tar upp samtalet igen. Du ställer in hur länge det ska ringa och vad som händer vid timeout.
2. En felväg i ett konversationsflöde. Noden för samtalsöverföring har en inbyggd kant för misslyckad överföring. Peka den mot en nod som erbjuder tider för återuppringning.
3. Boka återuppringningen i rekryterarens kalender. Med Cal.com anslutet kan agenten kontrollera tillgänglighet och boka; Calendly erbjuder också tillgänglighet och bokning. Om du schemalägger rekryterarnas återuppringningar någon annanstans kan du skapa en uppgift via ett CRM-verktyg eller en anpassad funktion mot ditt eget API.

Ditt system får också veta om missen. Webhooken transfer_cancelled skickas när en överföring avbryts eller inte kopplas fram, så att du kan larma rekryteraren eller flytta posten till statusen ”återuppringning bokad”.

Själva återuppringningen ska inte börja om från början. Aktivera kontaktminne så får agenten en kort sammanfattning av tidigare samtal med det telefonnumret. I ett konversationsflöde markerar du screeningnoderna med Use memory to skip this node, så får en återkommande kandidat bara frågor om det som fortfarande saknas. Om du skriver svaren till anpassade kontaktfält når de agenten som dynamiska variabler i början av varje samtal. Minnet kräver att transkriptioner lagras; med lagringsinställningen ”Everything except PII” byggs det från den maskerade transkriptionen.

Vad händer när kandidaten ringer tillbaka?

Kandidaten ska nå samma agent och redan bli igenkänd. Kandidater ringer tillbaka efter missade samtal på lunchen, efter ett skift eller på helger, när rekryteringsteamet är som minst benäget att svara.

Koppla en inkommande agent till varje nummer du ringer från. Om ett nummer saknar inkommande agent blockeras återuppringningar. Använd sedan den inkommande webhooken för att slå upp den som ringer i ditt ATS innan samtalet kopplas fram. Den kan sätta dynamiska variabler som kandidatens namn, öppen ansökan och tilldelad rekryterare, eller byta till en annan agent. Med kontaktminne aktiverat frågar agenten om kandidaten fortfarande vill ha tjänsten ni pratade om i går, i stället för ”Hur kan jag hjälpa dig?”

Hur återaktiverar du kandidater som har slutat höra av sig?

Ge varje kandidat som inte nåtts en kort, fast serie försök och sluta sedan. Retell begränsar eller schemalägger inte nya uppringningar på egen hand, så kadensen ligger i ditt system:

• En daglig batch. Exportera kandidaterna som fortfarande står på ”försöker kontakta” och ladda upp dem som ett batchsamtal med ett samtalsfönster. Varje CSV-kolumn som inte är reserverad blir en dynamisk variabel. Batcher har ingen inställning för fördröjning per samtal; takten styrs av den samtidighet du tilldelar.
• Din egen schemaläggare. Anropa Create Phone Call per kandidat och kontrollera Get contact by phone först. Hoppa över alla vars last_conversation_timestamp är för nyligen. Varje utgående samtal räknas som en konversation, även obesvarade, så kontrollen täcker även uppringningsförsök.

Anpassa röstbrevlådehanteringen efter försök. En batch-CSV kan ange en annan agent per rad, så tidiga försök kan lägga på vid röstbrevlåda medan det sista kan lämna ett kort meddelande som nämner tjänsten och ger ett nummer att ringa tillbaka till.

Stoppregler, nedskrivna före den första batchen:

En hake: batchsamtal kontrollerar inte spärrflaggan, och Create Phone Call kontrollerar den bara när du skickar med honor_internal_dnc: true. Filtrera bort flaggade kontakter från varje export. Federala regler kräver också att en begäran om att sluta ringa, framförd på valfritt rimligt sätt, respekteras inom 10 arbetsdagar, så se till att avregistreringar från samtal, sms och e-post hamnar på samma lista. Federala regler förbjuder också telefonförsäljning före kl. 8 eller efter kl. 21 på den uppringdas ort, och delstater kan lägga till fler begränsningar. Att hålla alla kandidatsamtal inom det fönstret är en enkel policy att börja med. Stäm av båda med din jurist.

Vad ska hamna i ditt ATS efter varje samtal?

Tillräckligt för att ingen rekryterare ska behöva inspelningen för att veta vad som hände. En anpassad funktion efter samtalet kan skicka de här fälten till ditt ATS-API, villkorat av utfallet så att en röstbrevlåda inte skriver över en screenad post:

• callback_outcome (väljare): kvalificerad och överförd, kvalificerad och återuppringning bokad, inte kvalificerad, inget svar, röstbrevlåda, fel nummer, ring inte
• Ett fält per screeningsvar
• callback_time och assigned_recruiter, när en återuppringning har bokats
• Samtalssammanfattningen och en länk till samtalet

Arbetsflödet från CRM till röst-AI beskriver samma mönster för uppslag och tillbakaskrivning, och det gäller även för ett ATS.

Fungerar samma flöde för kunders beställningar av personal?

Ja. När en kund ringer med en personalbeställning efter kontorstid samlar agenten in det en rekryterare behöver: företags- och kontaktnamn bokstaverade, startdatum och tid, typ av tjänst, antal personer, arbetsplatsens adress och ett nummer för återuppringning som läses upp siffra för siffra. Sedan överför agenten samtalet eller bokar en återuppringning via samma vägar.

Checklista inför lansering

• Formulering om samtycke i ansökan granskad med jurist
• ATS-utlösaren skickar med namn, tjänst, ort och post-ID
• Tre till fem screeningfakta, vart och ett som ett extraktionsfält
• Routningsregel för anpassningsbehov, lön och ”jag vill prata med en person”
• Förberedd överföring med viskad sammanfattning, nummer angivet per rekryterare
• Väg för missad överlämning som bokar en återuppringning, plus ett transfer_cancelled-larm
• Kontaktminne aktiverat, screeningnoder inställda på att hoppa över kända svar
• Inkommande agent på varje utgående nummer, med webhook-uppslag
• Kadens, röstbrevlådehantering per försök och stoppregler nedskrivna
• Spärrade kontakter bortfiltrerade från varje export, samtalsfönster inställda

Var du ska börja

Kör hela flödet på ett rekryteringsärende med ett jämnt inflöde av sökande under en vecka, och läs transkriptionerna vid varje punkt innan du lägger till fler tjänster. Agenten för leadskvalificering för bemanningsföretag visar själva screeningsamtalet, och översikten över bemanningsbranschen går igenom alla samtalstyper som ett bemanningsföretag kör på Retell.