Die Checkliste für Telefonnummern bei ausgehender Sprach-KI

Die meisten Pilotprojekte mit ausgehender Sprach-KI scheitern an der Telefonnummer, nicht am Agenten. Niemand kann sagen, von welcher Nummer der Agent anrufen soll, ob die IT die Firewall öffnen muss oder warum die ersten Testanrufe als Spam Likely angezeigt werden. Diese Checkliste bringt diese Entscheidungen in die Reihenfolge des Launches – mit Vorlaufzeiten.

Sollten Sie neue Nummern kaufen oder eigene mitbringen?

Kaufen Sie neue Nummern, wenn Sie schnell Nummern aus den USA oder Kanada benötigen und integrierte Tools für die Anrufer-Reputation wünschen. Bringen Sie eigene Nummern mit, wenn Ihre Kunden Ihre Nummern bereits kennen oder Ihr Telekommunikationsteam die Anrufe bei Ihrem aktuellen Carrier halten muss. Sie können auch beides kombinieren.

Eine gekaufte Nummer bleibt Ihre, bis Sie sie freigeben. Hinterlegen Sie vor dem Kauf eine Zahlungsmethode im Workspace. Die Nutzung des Sprachagenten wird in beiden Fällen zusätzlich zur Telefonie pro Minute abgerechnet. Die Preisseite listet die aktuellen Tarife auf.

Um eine eigene Nummer mitzubringen, richten Sie den Elastic SIP Trunk Ihres Carriers auf Retell aus und importieren Sie die Nummer anschließend mit der Termination-URI Ihres Carriers. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Hinweisen zu Twilio, Telnyx und Vonage finden Sie unter So behalten Sie Ihre bestehende Telefonnummer über eine SIP-Verbindung. Wenn Ihr Carrier kein Elastic Trunking unterstützt, nutzen Sie „Dial to SIP URI“: Ihr System registriert jeden Anruf über die API und wählt ihn zu Retell durch – allerdings kann Retell Anrufe in diesem Fall nicht über Ihren Carrier weiterleiten oder beenden.

Was ist, wenn Ihre Nummern in einem Contact Center oder einer UCaaS-Plattform liegen?

Wenn die Plattform diese Nummern über einen SIP Trunk an eine externe SIP-Adresse routen kann, funktionieren sie wie jede andere eigene Nummer. Retell veröffentlicht Einrichtungsanleitungen für Five9, Genesys Cloud, Avaya und Amazon Connect.

Die Dokumentation von Retell enthält keine eigene Anleitung für UCaaS-Plattformen wie Zoom Phone. Fragen Sie daher Ihren Admin oder Anbieter:

• Kann die Plattform Anrufe für diese Nummer an ein externes SIP-Ziel senden und Anrufe über denselben Trunk zurückempfangen?
• Erlaubt sie einem externen System, ausgehende Anrufe zu tätigen, die diese Nummer als Anrufer-ID anzeigen?
• Können wir die IP-Bereiche der Gegenseite auf die Allowlist setzen und deren Medienports öffnen?
• Falls nicht: Kann unsere Plattform eine SIP-URI pro Anruf wählen, die unser eigener Code bereitstellt?

Lautet jede Antwort Nein, kaufen Sie eine neue Retell-Nummer für ausgehende Anrufe und lassen Sie die Hauptleitung, wo sie ist.

Welche Länder können Sie anrufen – und von welchen Nummern?

Von Retell verwaltete Nummern können Sie nur in den USA und Kanada kaufen, doch die Twilio-Nummern von Retell können 15 Länder anrufen. Diese 15 Ziele sind die USA, Kanada, Mexiko, Großbritannien, Deutschland, Frankreich, Spanien, Italien, Indien, Australien, Japan, Indonesien, die Philippinen, Malaysia und Thailand. Die Minutenpreise reichen von 0,015 $ für die USA bis 0,80 $ für die Philippinen. Über Telnyx rufen Retell-Nummern die USA, Kanada und Indien an.

Für ein überwiegend US-basiertes Programm kaufen Sie US-Nummern in Retell mit Vorwahlen, die zu Ihrer Zielgruppe passen. Wenn Sie eine lokale Anrufer-ID in einem anderen Land benötigen oder ein Land außerhalb dieser Liste erreichen müssen, importieren Sie eine Nummer von einem Carrier, der dieses Land abdeckt. Bei importierten Nummern hängt es von den Einstellungen Ihres Carriers ab, welche Länder Sie anrufen können. Bei Twilio-Trunks aktivieren Sie beispielsweise jedes Land in den geografischen Berechtigungen des Trunks.

Verifizierte Telefonnummern, Branded Call und A2P-SMS-Registrierung sind derzeit nur in den USA verfügbar.

Wie verhindern Sie, dass ausgehende Anrufe als Spam Likely angezeigt werden?

Registrieren Sie die Nummer, zeigen Sie Ihren Firmennamen an und steigern Sie das Volumen langsam. Carrier markieren Nummern, die vor ihrer Wiederverwendung mit Spam in Verbindung standen, Nummern, deren Anrufvolumen ohne Warm-up sprunghaft ansteigt, und Nummern mit niedrigen Annahmequoten.

• Zuerst das Unternehmensprofil. Verifizierte Nummern und Branded Call erfordern beide ein genehmigtes Unternehmensprofil. Geben Sie Ihre Registrierungsnummer genau so ein, wie sie in Ihren Unterlagen steht. Verwenden Sie Ihre aktuelle Adresse und als Kontaktnummer einen physischen Telefonanschluss, da VoIP-Nummern nicht akzeptiert werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Website Ihren Firmennamen widerspiegelt.
• Verifizierte Telefonnummer. Retell registriert die Nummer bei den Carriern, damit sie nicht als Spam markiert wird. Rechnen Sie mit 1 bis 2 Wochen für die Genehmigung. Die Kosten betragen 10 $ pro Nummer und Monat.
• Branded Call. Empfänger sehen Ihren Firmennamen statt einer Nummer. Rechnen Sie mit 1 bis 2 Wochen. Die Kosten betragen 0,10 $ pro ausgehendem Anruf. Bereiten Sie einen kurzen und einen langen Namen vor, denn Verizon zeigt bis zu 15 Zeichen an, T-Mobile und AT&T bis zu 32. Retell empfiehlt, Branded Call mit einer verifizierten Nummer zu kombinieren, da ein Branded Call trotzdem als Spam Likely markiert werden kann.
• Warm-up. Starten Sie jede neue Nummer mit geringem Volumen und erhöhen Sie den Traffic schrittweise.
• Monitoring. Achten Sie auf Anrufe, die mit marked_as_spam, network_blocked oder SIP-Fehler 608 enden.
• Anruf-Screening. iPhones mit iOS 26 können unbekannte Anrufer nach ihrem Namen und dem Grund ihres Anrufs fragen. Formulieren Sie den Prompt des Agenten so, dass er diese Frage in einem Satz beantwortet.

STIR/SHAKEN ist das Branchen-Framework, bei dem der Ursprungs-Carrier einen Anruf digital signiert und bestätigt, ob der Anrufer zur Nutzung dieser Nummer berechtigt ist. Die Dokumentation von Retell beschreibt keine Attestation-Level. Fragen Sie bei importierten Nummern Ihren Carrier bzw. bei verwalteten Nummern Retell, welche Attestation Ihre ausgehenden Anrufe erhalten.

Was sollte die Anrufer-ID anzeigen – und was passiert bei Rückrufen?

Wählen Sie pro Kampagne eine Nummer oder eine kleine feste Gruppe von Nummern und halten Sie diese stabil. Jede neue Nummer braucht ein eigenes Warm-up – wer durch neue Nummern rotiert, beginnt diese Arbeit also immer wieder von vorn. Jeder ausgehende Anruf muss von einer Nummer in Ihrem Workspace kommen, egal ob gekauft oder importiert.

Legen Sie den Rückrufweg vor dem Launch fest, denn manche Empfänger rufen eine Nummer zurück, deren Anruf sie verpasst haben. Sie können der ausgehenden Nummer einen Inbound-Agenten zuweisen, damit Rückrufe angenommen werden. Sie können den Inbound-Agenten auch leer lassen, wenn Sie keine Rückrufe möchten – dann gibt es nach einem verpassten Anruf jedoch keinen Weg zurück zu Ihnen. Halten Sie den Branded-Call-Namen, die Begrüßung des Agenten und den Namen in Ihrem Unternehmensprofil einheitlich.

Bei einem eigenen Trunk funktionieren Cold Transfers per SIP REFER nur, wenn Ihr Carrier SIP REFER und PSTN-Weiterleitung zulässt. Klären Sie mit Ihrem Carrier, dass der weitergeleitete Anruf die erwartete Anrufer-ID anzeigt.

Benötigen Sie eine A2P-10DLC-Registrierung?

Nur wenn der Agent Textnachrichten senden soll. Sprachanrufe benötigen keine A2P-Registrierung. Wenn der Agent von Ihrer eigenen Nummer aus SMS sendet, benötigt die Nummer ein genehmigtes Unternehmensprofil, eine Marke und eine Kampagne. Das dauert 2 bis 3 Wochen, manchmal länger. Die Gebühren: einmalig 4 $ oder 45 $ für die Marke, 15 $ für die Kampagne und danach 20 $ pro Nummer und Monat zuzüglich 0,01 $ pro Nachricht. SMS funktioniert mit Twilio-Nummern von Retell und mit importierten Nummern, die die A2P-Registrierung durchlaufen haben. Mit Telnyx-Nummern, gebührenfreien Nummern oder Nicht-US-Nummern funktioniert es nicht.

Wenn der Agent während des Anrufs nur eine Bestätigung senden muss, kann er diese ohne A2P-Antrag aus dem Pool SMS-zugelassener Nummern von Retell senden. Die Nachricht ist eine vordefinierte Retell-Vorlage, die Sie nicht anpassen können.

Was muss die IT vor dem ersten Anruf vorbereiten?

Bei einer von Retell verwalteten Nummer muss die IT keine Telefonie-Infrastruktur einrichten, sondern nur Anrufe pro Sekunde und Concurrency festlegen. Bei einer eigenen Nummer geben Sie Ihrem Telekommunikationsteam diese Liste:

• Setzen Sie die IP-Bereiche für SIP-Signalisierung und Medien von Retell auf die Allowlist. Die Dokumentation zur benutzerdefinierten Telefonie listet die aktuellen Bereiche auf.
• Öffnen Sie RTP/RTCP auf den UDP-Ports 10000 bis 65535.
• Bieten Sie den Codec PCMU, PCMA oder G.722 an.
• Wählen Sie ein Transportprotokoll: TCP (empfohlen), UDP, TLS oder mTLS. SRTP-Medienverschlüsselung erfordert TLS; mTLS richten Sie über den Retell-Support ein.
• Stellen Sie die Termination-URI des Trunks sowie, falls verwendet, Benutzername und Passwort bereit.
• Aktivieren Sie SIP REFER auf dem Trunk, wenn der Agent Anrufe per Cold Transfer weiterleiten soll.
• Formatieren Sie Zielnummern im E.164-Format.
• Legen Sie die Anrufe pro Sekunde innerhalb der Kapazität Ihres Trunks fest. Der Standardwert ist 1.
• Dimensionieren Sie die Concurrency. Die nutzungsbasierte Abrechnung umfasst 20 gleichzeitige Anrufe; jeder zusätzliche gleichzeitige Anruf kostet 8 $ pro Monat. Reservieren Sie Inbound-Concurrency, damit eine ausgehende Kampagne eingehende Anrufe nicht verdrängt.
• Führen Sie „Test SIP Connection“ aus und anschließend einen echten ausgehenden und eingehenden Anruf. Der Verbindungstest allein belegt weder Routing noch Audio.

Wie sieht die vollständige Launch-Checkliste aus?

Aktivieren Sie für den Anruf selbst das Do-not-contact Handling am Agenten, damit Opt-out-Anfragen den Kontakt markieren. Setzen Sie honor_internal_dnc bei ausgehenden Anrufen, damit markierte Kontakte übersprungen werden. Beide Optionen sind standardmäßig deaktiviert. Regeln zur Einwilligung werden im TCPA-Compliance-Leitfaden für ausgehende KI-Sprachanrufe behandelt.

Bereiten Sie die Nummer vor dem Agenten vor

Das Unternehmensprofil ist Voraussetzung für verifizierte Nummern, Branded Call und A2P – reichen Sie es also an dem Tag ein, an dem Sie entscheiden, ausgehende Anrufe zu testen. Beantragen Sie dann verifizierte Telefonnummern und Branded Caller ID für die US-Nummern, von denen Sie anrufen werden, damit die erste Kampagne nicht als Spam Likely startet.

Weiterführende Lektüre: Der Workflow vom CRM zur Sprach-KI, der Lasttest für den Gesprächsabschluss sowie weitere Leitfäden im Retell Learn Hub.