KI-Sprachagenten für Kanzleien und Mandantenaufnahme

Ein KI-Sprachagent von Retell AI nimmt die Anrufe Ihrer Kanzlei entgegen und erkennt, ob es sich um neue oder bestehende Mandanten handelt. Neue Anrufer durchlaufen die Mandatsaufnahme: Der Agent stellt Ihre Screening-Fragen, bestätigt Namen und Kontaktdaten und vereinbart einen Beratungstermin mit einer Anwältin oder einem Anwalt. Bestehende Mandanten erhalten Antworten auf Routinefragen wie Bürozeiten, Rechnungsdaten und Schritte im Mandantenportal, und alles, was ein konkretes Mandat betrifft, wird an die zuständige Person weitergeleitet. Der Agent ist rund um die Uhr (24/7) im Einsatz, sodass Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten und bei Überlastung genauso bearbeitet werden wie tagsüber, und jeder Anruf wird transkribiert, wobei die Details als strukturierte Felder gespeichert werden. Er kann Ihrem bestehenden Telefonmenü als IVR-Ersatz für Anwaltskanzleien vorgeschaltet werden oder als virtuelle Empfangskraft für Ihre Anwaltskanzlei dienen.

Auf zwei Ebenen. Erstens beschränken die Anweisungen des Agenten ihn auf die Mandatsaufnahme: Er erfasst Sachverhalte, erklärt den nächsten Schritt und bucht das Beratungsgespräch. Außerdem teilt er dem Anrufer mit, dass ein Anwalt die Angelegenheit prüfen wird. Zweitens prüfen die Guardrails von Retell jede Antwort, bevor sie ausgesprochen wird, auf regulierte fachliche Beratung – also rechtliche, medizinische und finanzielle Beratung – und ersetzen eine markierte Antwort durch eine sichere Nachricht. Ein Eingabe-Guardrail erkennt zudem Versuche, den Agenten per Jailbreak zu umgehen oder zu manipulieren. Sie können beides anhand Ihrer eigenen Anrufszenarien in der Simulation testen, bevor der Agent einen Live-Anruf entgegennimmt. Die Vorlage „Legal Intake Screener“ dient als Ausgangspunkt.

Retell ist nach SOC 2 Type 1 und Type 2 zertifiziert und DSGVO-konform – mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum), den Sie selbst unterzeichnen können. Jeder Agent verfügt über eine eigene Einstellung zur Datenspeicherung: alles, alles außer PII oder nur Basisattribute, wobei keine Transkripte oder Aufzeichnungen gespeichert werden. Sie legen pro Agent eine Aufbewahrungsfrist von 1 Tag bis zu 2 Jahren fest, nach deren Ablauf die Anrufdaten dauerhaft gelöscht werden. Der Zugriff auf Anrufaufzeichnungen lässt sich zudem über signierte URLs einschränken. Wenn Ihre Kanzlei bzw. Ihr Unternehmen geschützte Gesundheitsdaten verarbeitet und ein BAA benötigt: Retell ist HIPAA-konform, und das BAA kann selbst unterzeichnet werden, bevor PHI über den Agenten verarbeitet werden. Der Enterprise-Tarif bietet zusätzlich individuelle MSA- und DPA-Bedingungen, rollenbasierte Zugriffskontrolle und benutzerdefiniertes SSO.

Die Retell AI bietet native Integrationen mit Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics 365 und Zoho CRM, mit Calendly und Cal.com für Terminbuchungen sowie mit Zendesk für Tickets. Für Kanzleimanagement- oder Mandantenaufnahme-Software gibt es keinen vorgefertigten Connector. Diese Systeme werden über eine benutzerdefinierte Funktion angebunden, mit der der Agent während des Anrufs die API Ihres Systems aufrufen kann, um einen Mandanten nachzuschlagen oder einen Lead anzulegen, sowie über Webhooks, die jeden abgeschlossenen Anruf samt Transkript und extrahierten Feldern an Ihren Server senden. Ihre Telefonie-Infrastruktur bleibt bestehen: Anrufe erreichen den Agenten per SIP über Twilio, Telnyx, Vonage, Five9 oder Amazon Connect oder über Nummern, die Sie direkt bei Retell erwerben.

Retell rechnet pro Gesprächsminute ab: 0,07 $ bis 0,31 $ pro Minute bei nutzungsbasierter Abrechnung, abhängig vom gewählten Modell und der gewählten Stimme. Neue Konten starten mit 10 $ Gratisguthaben und 20 inklusive gleichzeitigen Anrufen; weitere parallele Anrufe sind bei Bedarf verfügbar. Kanzleien, die die Mandantenaufnahme über mehrere Standorte hinweg oder bei hohem Anrufvolumen abwickeln, können zum Enterprise-Plan wechseln – mit individuellen Preisen, höheren Limits für gleichzeitige Anrufe sowie individuellen MSA- und DPA-Bedingungen. Das Testen eines Agenten wird zu denselben Tarifen abgerechnet wie Live-Anrufe. Die vollständige Aufschlüsselung finden Sie auf der Preisseite.

Ja. Leiten Sie alle Anrufe an den Agenten weiter oder richten Sie Ihre Telefonanlage so ein, dass nur Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten oder Anrufe, die Ihr Intake-Team nicht annimmt, weitergeleitet werden. Außerhalb der Geschäftszeiten führt der Agent dieselbe Mandatsaufnahme durch wie tagsüber und bucht das Beratungsgespräch in einem verbundenen Kalender, sodass der Lead nicht auf einen Rückruf warten muss. Wenn jemand verfügbar ist, kann er den Anrufer per betreuter Weiterleitung verbinden und die annehmende Person vorab informieren. Außerdem spricht er weitere Sprachen, darunter Spanisch und Portugiesisch, sodass Anrufer nicht auf eine zweisprachige Mitarbeiterin oder einen zweisprachigen Mitarbeiter warten müssen. Er deckt dieselben Anrufe ab wie ein Telefonservice für Kanzleien und schließt die Mandatsaufnahme vollständig ab, statt nur eine Nachricht entgegenzunehmen. Für englisch- und spanischsprachige Anrufer starten Sie mit der Vorlage „Mehrsprachige Empfangskraft für Anwaltskanzleien“.