KI für Telefonanrufe in Fertigung und Distribution

Die Sprachagenten von Retell übernehmen die Anrufe, die Ihre Auftragsannahme, Ihre Händler-Hotline und Ihr Kundensupport-Team täglich bearbeiten. In der Auftragsannahme nimmt der Agent neue Bestellungen Position für Position mit bestätigter Mengeneinheit auf, beantwortet Statusanfragen wie „Wo ist meine Lieferung?“ anhand Ihres Bestellsystems und erfasst Reklamationen wegen beschädigter Ware sowie Gutschriftanfragen als Tickets.

Auf Händler- und Kundenleitungen beantwortet er Produktfragen aus einer Wissensdatenbank, bucht Termine, prüft Lagerbestände über Ihre API und leitet während der Geschäftszeiten alles, was einen Menschen erfordert, per betreuter Weiterleitung weiter. Außerhalb der Geschäftszeiten eröffnet er ein Ticket und sagt einen Rückruf zu, statt an eine leere Warteschlange weiterzuleiten. Der Leitfaden zur B2B-Auftragsannahme erläutert jeden Anruftyp.

Ja, sofern diese Systeme über eine API verfügen. Eine benutzerdefinierte Funktion kann während des Anrufs den Bestand in einem bestimmten Werk oder Lager abfragen, und eine zweite Funktion kann freie Ladetore auflisten und ein Abholzeitfenster buchen. Aktivieren Sie Talk While Waiting, damit der Anrufer während der Abfrage einen kurzen Satz wie „Einen Moment, ich prüfe das“ hört.

Ist die API noch nicht bereit, starten Sie manuell: Der Agent nimmt die Anfrage auf, ein Webhook sendet sie nach dem Anruf an Ihr Team, und Ihre Mitarbeitenden bestätigen sie. Die Live-Abfrage können Sie später einbauen, ohne dass sich für Anrufer etwas ändert.

Salesforce, Microsoft Dynamics 365, HubSpot und Zoho CRM sind nativ angebunden, sodass der Agent den Kontaktdatensatz des Anrufers abrufen, den Anruf protokollieren und Aufgaben oder Notizen anlegen kann. In Salesforce kann er zudem Accounts und Cases verwalten. Zendesk ist nativ angebunden, um Tickets abzurufen, zu erstellen und zu aktualisieren.

Die Retell AI bietet keinen vorgefertigten Connector für ERP, EDI oder Auftragsverwaltung. Bestell-, Lager- und Lieferdaten gelangen über eine benutzerdefinierte Funktion, die Ihre API aufruft, über einen bereits von Ihnen betriebenen MCP-Server oder über einen Webhook nach dem Anruf in diese Systeme. Verfügt ein Kassensystem eines Händlers über keine nutzbare API, verbinden Sie sich mit der Website oder der Bestands-API, die es bereits speist. Ihre Telefonanlage, etwa Five9, Amazon Connect, Genesys, Avaya, Twilio, Telnyx oder Vonage, wird über SIP angebunden, sodass Sie Ihre Rufnummern behalten.

Retell rechnet pro Gesprächsminute ab – von 0,07 $ bis 0,31 $, je nach den von Ihnen gewählten Optionen. Die nutzungsbasierte Abrechnung beginnt mit 10 $ Gratisguthaben und 20 gleichzeitigen Anrufen. Für die morgendliche Bestellspitze sorgt der Concurrency Burst dafür, dass Anrufe über Ihrem Limit gegen einen Aufpreis von 0,10 $ pro Minute verbunden werden – bis zum Dreifachen Ihres Limits oder Ihrem Limit plus 300, je nachdem, welcher Wert niedriger ist.

Der Enterprise-Tarif bietet zusätzlich individuelle Mengenpreise, ein hohes Limit für gleichzeitige Anrufe, individuelle MSA- und DPA-Bedingungen sowie 24/7-Support mit einem eigenen Portal.

Retell ist nach SOC 2 Type 1 und Type 2 zertifiziert und DSGVO-konform. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum) einschließlich der EU-Standardvertragsklauseln steht Ihnen zur eigenständigen Unterzeichnung zur Verfügung. Sie legen die Datenaufbewahrung pro Agent fest, von 1 Tag bis zu 2 Jahren, bestimmen, ob ein Agent alle Daten speichert, personenbezogene Daten (PII) ausschließt oder nur grundlegende Attribute behält, und können den Zugriff auf Aufzeichnungen mit signierten URLs einschränken. Berichte und den Audit-Status finden Sie im Compliance Trust Center.

Wenn Sie auch ausgehende Nachbestellungsanrufe durchführen, klären Sie mit Ihrem Rechtsbeistand, welche Vorschriften für Anrufe für Ihr Programm gelten – auch wenn Sie Geschäftsanschlüsse anrufen.

Ja. Spanisch wird in den Varianten für Spanien (es-ES) und Lateinamerika (es-419) unterstützt, Französisch in den Varianten für Frankreich (fr-FR) und Kanada (fr-CA). Ein einzelner Agent kann auf derselben Leitung Englisch zusammen mit Spanisch oder Französisch abdecken. Werden Sprachfamilien gemischt, kommt eine mehrsprachige Sprachverarbeitungs-Pipeline zum Einsatz, die pro Sprache weniger genau ist. Wählen Sie daher nur die Sprachen aus, die Sie tatsächlich benötigen.

Fügen Sie Produkt-, Werks- und Baustellennamen als priorisierte Schlüsselwörter hinzu und testen Sie regionale Begriffe und Einheiten wie Säcke oder Kubikmeter in simulierten Anrufen, bevor Sie live gehen. Jede Bestellung wird im selben Format in Ihr System geschrieben, unabhängig davon, in welcher Sprache der Anruf geführt wurde.

Ja. Der eingehende Webhook wird vor dem Verbindungsaufbau jedes Anrufs ausgeführt und kann den Anruf an einen anderen Agenten weiterleiten. So können Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten an eine Version ohne Weiterleitungsschritt gehen, die ein Ticket erstellt und einen Rückruf während der Geschäftszeiten zusagt. Sie können außerdem die aktuelle Uhrzeit mit der Variable current_time an den Prompt übergeben und die Regel dort festlegen.

Während der Geschäftszeiten leitet die betreute Weiterleitung den Anrufer an Ihre Kundenservice-Warteschlange weiter, und eine Whisper-Nachricht informiert die Person, die den Anruf annimmt, bevor der Anrufer verbunden wird. Mehr dazu, warum Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten ein Ticket erstellen sollten.