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KI-Servicebuchung für HLK-Betriebe
5.0
ON G2
HLK-Terminplanung für Anrufe, die schneller eingehen, als Ihr Disponent sie annehmen kann. Der Agent unterscheidet Notfälle wie ausgefallene Heizung oder Klimaanlage von Routinewartungen, prüft Ihr Einsatzgebiet, bucht ein Zeitfenster in Ihrem Planungssystem und leitet Notfälle an den Bereitschaftstechniker weiter. Testen Sie einen Pilotbetrieb mit Ihren echten Anrufen, bevor Sie einen Vertrag unterschreiben.
Vertraut von über 4.000 Unternehmen, die mehr als 100 Millionen Anrufe pro Monat abwickeln.
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How It Works
Richten Sie die KI-Servicebuchung für Ihren HLK-Betrieb in vier Schritten ein – von Ihrem Planungssystem bis zu Live-Buchungen über Ihre bestehende Nummer.
Planungssystem verbinden
Verbinden Sie Ihre Field-Service-Software über benutzerdefinierte Funktionen oder nativ mit GoHighLevel, Cal.com oder Calendly und legen Sie dann die Regeln für Notfälle, Einsatzgebiete, Zeitfenster, Gebühren und die Zuweisung von Technikern fest.
Mit echten HLK-Anrufen testen
Führen Sie simulierte Anrufe mit Heizungsausfällen, Mitgliedern von Wartungsverträgen, Adressen außerhalb Ihres Gebiets und Anrufern durch, die mit einem Menschen sprechen möchten, und bewerten Sie jeden Durchlauf, bevor ein Kunde anruft.
Nummer verbinden
Behalten Sie Ihre bestehende Nummer, indem Sie sie über einen SIP-Trunk importieren oder von Ihrem Anbieter weiterleiten, und starten Sie mit Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten und Überlaufanrufen, bevor Sie den ganzen Tag abdecken.
Live gehen und Buchungen verfolgen
Jeder Anruf erhält ein Transkript und eine Post-Call-Datenextraktion, sodass Sie gebuchte Aufträge, entsandte Notfälle, Anrufarten und Weiterleitungen pro Techniker nachverfolgen können.
Use Cases
HLK-Anrufe beim ersten Klingeln gebucht oder disponiert
Notfälle bei ausgefallener Heizung oder Klimaanlage
Der Anruf wegen einer ausgefallenen Klimaanlage während einer Hitzewelle muss anders behandelt werden als ein Filterwechsel. Wenn ein Anrufer sagt, dass seine Klimaanlage oder Heizung ausgefallen ist oder er sofort jemanden braucht, leitet der Agent den Anruf per betreuter Weiterleitung an Ihren Bereitschaftstechniker weiter. Routineanfragen außerhalb der Geschäftszeiten, etwa ein Filterwechsel oder eine Wartung, werden in das nächste freie Zeitfenster gebucht oder für den Morgen notiert. Sie legen fest, welche Begriffe als Notfall gelten, und testen sie vor dem Go-live mit simulierten Anrufen.
Serviceanrufe direkt in Ihr Planungssystem gebucht
Reparatur- und Wartungsanfragen sollen auf der Einsatztafel landen, ohne dass jemand sie erneut eintippt. Der Agent fragt, ob es sich um eine Reparatur, eine Wartung oder ein Angebot für einen Austausch handelt, nimmt Adresse und Problem auf und bucht den Auftrag mit Terminbuchung über die API Ihres Planungssystems. Betriebe mit vorläufiger Buchung können den Agenten fragen lassen, ob der Kunde vormittags oder nachmittags bevorzugt, und in einen Vormerkkalender für die Disposition buchen, sodass Ihr Disponent weiterhin den Techniker zuweist.
Prüfung des Einsatzgebiets und Zeitfenster
Kunden außerhalb Ihres Gebiets sollen höflich abgewiesen werden, alle anderen ein Zeitfenster erhalten, das Ihre Techniker einhalten können. Der Agent fragt zuerst nach der Postleitzahl, gleicht sie mit Ihren Einsatzgebieten und den dort tätigen Technikern ab und bietet dann einen Zeitblock an, etwa 8 bis 12 Uhr oder 12 bis 17 Uhr. So bleiben Buchungen verlässlich, auch wenn die Kalender der Techniker nicht ganz aktuell sind, und Ihr Techniker kann sich vor der Ankunft telefonisch ankündigen.
Anfahrtspauschalen und Mitglieder von Wartungsverträgen
Gebühren sollen schon im Gespräch genannt werden, damit an der Haustür niemand überrascht ist. Der Agent nennt Anrufern im Rahmen der Buchung Ihre Anfahrts- oder Notdienstpauschale und sendet, wenn Sie diese im Voraus einziehen, per SMS einen Zahlungslink Ihres Zahlungsanbieters – von Ihrer Geschäftsnummer, sobald diese für SMS registriert ist. Mitglieder von Wartungsverträgen werden über die API Ihres Systems anhand der Telefonnummer gefunden und gemäß Ihren Mitgliederregeln gebucht.
Überlauf für Disponenten und freie Tage
Die Telefone sollen besetzt sein, wenn Ihr Disponent in einem anderen Gespräch, in der Mittagspause, krank oder im Urlaub ist. Sie entscheiden, wann der Agent antwortet: bei jedem Anruf, nur bei Überlauf oder außerhalb der Geschäftszeiten, und wechseln je nach Tagesablauf Ihres Teams. Anrufer, die mit einem Menschen oder einem bekannten Techniker sprechen möchten, werden an die richtige Person weitergeleitet, sodass ein bestimmtes System an den darauf spezialisierten Techniker gehen kann. Eindeutige Verkaufsanrufe werden gemäß Ihren Regeln höflich beendet und erreichen Ihr Team nie.
Hitzewellen, Kälteeinbrüche und Hochsaison
Die erste Hitzewoche mit 38 °C soll bewältigt werden, ohne Saisonkräfte einzustellen. Der Agent nimmt Anrufe parallel entgegen, sodass ein Anstieg von Anrufen wegen ausgefallener Klimaanlagen kein Besetztzeichen bedeutet, und bucht Routinearbeiten in die kommenden Tage, während Notfälle zuerst bearbeitet werden. Betriebe, die nur Anrufe annehmen und Nachrichten aufnehmen lassen möchten, nutzen einen HLK-Telefonservice, und Sanitärbetriebe sowie andere Gewerke buchen auf dieselbe Weise mit KI-Servicebuchung.
Für Contact Center gebaut, nicht für Demos
Retell ist die KI-Sprachplattform, auf der Enterprise-Contact-Center laufen
Mit Retell entwickeln, testen und deployen Sie KI-Telefonagenten, die echtes Anrufvolumen bewältigen, damit sich Ihr Team auf die Gespräche konzentriert, die einen Menschen brauchen.
Feature
Warum HLK-Betriebe bei der Servicebuchung auf die Retell AI setzen
Zeitfenster direkt aus Ihrem Planungssystem
HLK-Terminpläne hängen von Technikern, Einsatzgebieten und Auftragsarten ab, und manche Betriebe buchen jeden Anruf zunächst in einen Sammelkalender für die Disposition. Mit benutzerdefinierten Funktionen fragt der Agent freie Termine in Ihrem System ab, bucht den Auftrag oder den Platzhalter-Termin und behält die Bestätigung für den Rest des Anrufs parat. GoHighLevel, Cal.com und Calendly sind nativ angebunden.
Notfallregeln, Gebühren und Einsatzgebiete unter Ihrer Kontrolle
Sie legen fest, was als Notfall gilt, welche Postleitzahlen Sie abdecken, was Sie für die Anfahrt oder Einsätze außerhalb der Geschäftszeiten berechnen und wie Wartungsvertragskunden gebucht werden. Diese Regeln schreiben Sie in die Anweisungen des Agenten und ändern sie selbst, ganz ohne Ticket beim Anbieter. So ist eine neue Gebühr oder ein neues Einsatzgebiet noch am selben Tag live.
Übergabe an den Bereitschaftstechniker mit allen Details
Bei Heizungs- oder Klimaanlagenausfall muss schnell ein Mensch übernehmen. Bei einer betreuten Weiterleitung wird Ihr Bereitschaftstechniker vorab vertraulich über Adresse, Anlage und Problem informiert, bevor der Anrufer verbunden wird, und das vollständige Transkript steht nach dem Anruf zur Verfügung.
Jeder Anruf wird angenommen – auch in der Hochsaison
Die erste Hitzewelle oder Kälteperiode kann an einem Abend mehr Anrufe bringen, als Ihr Team in einer Woche entgegennimmt. Der Agent nimmt Anrufe parallel an: Bei nutzungsbasierter Abrechnung sind 20 gleichzeitige Anrufe inklusive, bei Bedarf auch mehr, und der Burst-Modus fängt Spitzen über Ihrem Limit ab. Anrufer schildern ihr Problem in eigenen Worten, ganz ohne „Drücken Sie die 1“-Menü.
Gebuchte Aufträge, Notfälle und Anrufarten
Sie müssen wissen, wie viele Anrufe zu gebuchten Aufträgen wurden und wie schnell Notfälle einen Techniker erreicht haben. Die Post-Call-Extraktion erfasst bei jedem Anruf von Ihnen definierte Felder, etwa gebuchter Auftrag, Notfall, Anrufart und Weiterleitungsgrund. Das Analyse-Dashboard stellt diese nach Agent und nach Stunde grafisch dar, und Warnmeldungen benachrichtigen Sie per E-Mail oder Webhook, sobald die Buchungsquote sinkt.
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- Avaya
- Genesys
- Five9
- Amazon Connect
- Telnyx
- Make
- Cal.com
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- Five9
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- Telnyx
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- Cal.com
Pricing
Cut Costs by 90% with AI phone Agents
Pay as you go
Starten Sie mit $0.
$0.07–$0.31 pro Minute – Sie zahlen nur, was Sie nutzen.
60 Minuten kostenloser Zugang.
20 gleichzeitige Anrufe.
10 kostenlose Wissensdatenbanken.
Enterprise Plan
Für Unternehmen mit hohem Anrufvolumen, besonderen Datenanforderungen, spezifischen Bereitstellungsanforderungen oder erhöhtem Supportbedarf.
Erstklassiger Service für Ihren Anwendungsfall.
Premium-Support mit dedizierten Solution-Engineer-Teams.
Individuelle Preisgestaltung und gleichzeitige Anrufe basierend auf Ihren Anforderungen
FAQ
Frequently asked questions.
Funktioniert Retell mit ServiceTitan oder Housecall Pro?
Die Retell AI bietet keinen vorgefertigten Connector für ServiceTitan, Housecall Pro, Jobber oder andere Field-Service-Software. Der Agent greift auf Ihr System über benutzerdefinierte Funktionen zu, die während des Anrufs dessen API aufrufen, um freie Termine zu prüfen und den Auftrag zu buchen, oder über Webhooks, die die Buchung nach dem Anruf übermitteln. GoHighLevel, Cal.com und Calendly sind native Integrationen, die ohne individuellen Code die Verfügbarkeit prüfen und Termine direkt in ihren Kalendern buchen. Ihr Team, ein Retell-Lösungspartner oder unser Team richtet die Verbindung einmalig ein.
Woran erkennt der Agent, dass ein Anruf ein Notfall ist?
Das legen Sie fest. Sie definieren, was für Ihr Unternehmen als Notfall gilt, etwa ausgefallene Heizung, ausgefallene Klimaanlage, Gasgeruch oder Wasser, das aus dem Gerät austritt, und wohin diese Anrufe weitergeleitet werden. Der Agent erkennt diese Situationen in natürlicher Sprache, nicht anhand exakter Schlüsselwörter, und Sie testen die verschiedenen Varianten vor dem Livegang in simulierten Anrufen. Alles, was nach einer Gefahr klingt, folgt dem von Ihnen verfassten Sicherheitsskript und wird an Ihre Notfallnummer weitergeleitet.
Kann der Agent Anrufe an einen bestimmten Techniker weiterleiten?
Ja. Sie können Weiterleitungsregeln nach Anrufart, Anlage oder Gebiet festlegen, sodass Anrufe zu einer bestimmten Gerätemarke an den Techniker gehen, der sich damit auskennt, und Abrechnungsfragen an das Büro. Verwenden Sie für den Inhaber oder den Techniker im Bereitschaftsdienst eine separate Nummer statt der Hauptnummer des Betriebs, damit eine Weiterleitung nicht wieder beim Agenten landet.
Kann der Agent bei der Buchung eine Anfahrtspauschale einziehen?
Der Agent nennt Ihre Pauschale während der Buchung. Um sie im Voraus einzuziehen, sendet der Agent per SMS einen Zahlungslink, der über eine benutzerdefinierte Funktion von Ihrem Zahlungsanbieter erstellt wird. Kartennummern müssen nicht laut vorgelesen werden, und die PII-Bereinigung kann ausgesprochene Kartennummern aus gespeicherten Transkripten und Aufzeichnungen entfernen.
Was kostet die KI-gestützte Serviceterminbuchung für HLK-Betriebe mit Retell?
Sprachagenten mit nutzungsbasierter Abrechnung kosten 0,07 $ bis 0,31 $ pro Minute, je nach gewähltem Sprachmodell, gewählter Stimme und Telefonie. Zum Start erhalten Sie 10 $ Gratisguthaben, ohne Vertragsbindung. Zwanzig gleichzeitige Anrufe sind inklusive, und Anrufe über Ihrem Limit können im Burst-Modus für zusätzlich 0,10 $ pro Minute laufen. Für Enterprise-Tarife gelten individuelle Preise. Sehen Sie sich die Preise für Ihre Kombination an.
Worin unterscheidet sich das von einem HVAC-Telefonservice?
Ein HVAC-Telefonservice nimmt die Daten des Anrufers auf, und jemand ruft später zurück. Der Agent bucht den Auftrag direkt während des Anrufs: Er prüft das Einsatzgebiet, bietet ein Zeitfenster an, trägt die Buchung in Ihr System ein und leitet Notfälle an den Techniker im Bereitschaftsdienst weiter. Ihr Disponent startet in den Tag mit gebuchten Aufträgen statt mit einer Rückrufliste.
