Llamadas de recordatorio de citas con IA que confirman o reprograman durante la llamada

Son llamadas salientes en las que un agente de voz con IA recuerda a un paciente o cliente una cita próxima y gestiona la respuesta en la misma llamada: confirma la visita, ofrece nuevos horarios y reprograma, o cancela. No es un marcador paralelo, que llama a varias líneas para un solo agente humano: cada recordatorio es una conversación completa con el agente. En Retell AI, las listas de recordatorios se ejecutan como campañas de llamadas salientes con reintentos, franjas horarias de llamada y comprobaciones de listas de exclusión, y cada resultado se registra por contacto.

Sé breve: quién llama y desde dónde, una comprobación de que ha contestado la persona correcta, la fecha, la hora y el lugar, y una sola pregunta: si todavía puede acudir. Después, ramifica: confirma, ofrece dos o tres horarios nuevos o cancela tras volver a comprobarlo, y cierra con un número de contacto para devolver la llamada. En el sector sanitario, comparte solo lo que el recordatorio necesita, como explica nuestra guía sobre recordatorios de citas conformes con HIPAA. La plantilla de recordatorios y reducción de ausencias incluye una versión funcional de este flujo.

En un estudio de 10 clínicas de un gran centro médico del Departamento de Asuntos de Veteranos (Veterans Affairs) a lo largo de 12 años, la tasa media de inasistencia fue del 18,8 % y el coste medio de cada inasistencia fue de 196 $ en 2008. En una prueba interanual, un sistema de cartas de recordatorio no produjo ninguna diferencia significativa en la tasa de inasistencia, y los autores concluyeron que los recordatorios solo reducían ligeramente las inasistencias, que suponían una carga importante para el sistema sanitario. Fuente: Kheirkhah et al., BMC Health Services Research, 2016.

En febrero de 2024, la FCC confirmó que las voces generadas por IA se consideran una voz artificial o pregrabada según la TCPA, por lo que estas llamadas requieren el consentimiento previo y expreso de la persona que recibe la llamada, salvo que exista un fin de emergencia o se aplique una exención, y el consentimiento previo, expreso y por escrito cuando la llamada sea de telemarketing. Obtener y registrar el consentimiento es responsabilidad de quien realiza la llamada. Las campañas de Retell filtran los contactos antes de marcar y te piden que confirmes el consentimiento al lanzarlas, pero no lo verifican ni aplican los horarios de llamada permitidos por la ley. Esto no constituye asesoramiento legal. Consulta nuestra guía de la TCPA para llamadas de voz salientes con IA y revisa tu programa con un asesor legal.

Si la doble marcación está activada, la llamada se vuelve a marcar una vez de inmediato; después, el siguiente intento se realiza tras el intervalo que hayas configurado, dentro de la franja horaria de llamadas. El buzón de voz cuenta como no contestada aunque el agente deje un mensaje, y cada intento tiene su propia configuración de buzón de voz. Tras el último intento, el contacto puede pasar a un paso de mensaje de texto o salir de la secuencia. Si un contacto devuelve la llamada al número de la campaña en un plazo de 30 días, mientras sigue a la espera de un intento, le atenderá el agente de recordatorios. La documentación sobre secuencias recoge todos los detalles.

Las integraciones nativas de calendario incluyen Cal.com y Calendly, para consultar la disponibilidad, concertar citas y cancelarlas; Cal.com también permite reprogramarlas directamente. HubSpot, Microsoft Dynamics 365, Zoho CRM y el resto de integraciones nativas de CRM sincronizan los contactos con Retell, y los resultados registrados en los campos asignados se sincronizan de vuelta. Los sistemas sin integración nativa, como la mayoría de los sistemas de historia clínica electrónica (EHR), de gestión de consultas y de servicios de campo, se conectan mediante funciones personalizadas que llaman a tu API durante la llamada. Las listas también pueden proceder de un archivo CSV o XLSX de hasta 50.000 filas por archivo.

Sí. Asigna a cada cliente su propio agente, guion, identificadores de llamada y campañas. Los contactos se identifican por número de teléfono dentro de un espacio de trabajo: un contacto que coincide con dos campañas recibe llamadas de ambas, y una marca de no llamar se aplica a todo el espacio de trabajo y la respetan todas las campañas que tengan activado el filtrado interno de no llamar. Por eso, mantén las campañas de cada cliente bajo su propia etiqueta, o gestiona cada cliente en su propio espacio de trabajo para mantener separados los datos de contacto y las marcas de no llamar. Las llamadas de campaña comparten la concurrencia de tu espacio de trabajo con otras llamadas salientes, y una reserva para entrantes mantiene capacidad libre para las líneas entrantes. Consulta atención al cliente con IA para BPO.