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Residenza dei dati

Residenza dei dati

Cos'è la residenza dei dati, come differisce dalla sovranità e cosa chiedere a un fornitore di agenti vocali con IA su dove archivia i dati delle chiamate.

La residenza dei dati (data residency) è la posizione geografica in cui i dati di un'organizzazione vengono archiviati ed elaborati, di solito stabilita da una legge, da un contratto o dalle policy interne dell'organizzazione. Per un agente vocale con IA, riguarda l'audio delle chiamate, le registrazioni, le trascrizioni, i log delle chiamate e qualsiasi informazione estratta da una chiamata.

In cosa la residenza dei dati si differenzia dalla sovranità dei dati e dalla localizzazione dei dati?

La residenza riguarda dove si trovano i dati. La sovranità riguarda quali leggi vi si applicano. La localizzazione è una norma giuridica che obbliga i dati a restare in un unico Paese.

TermineCosa significaEsempio
Residenza dei datiLa regione o il Paese in cui i dati vengono archiviati ed elaboratiUn contratto stabilisce che le registrazioni dei clienti siano archiviate in una regione dell'UE
Sovranità dei datiI dati sono soggetti alle leggi del Paese che li detiene e di qualsiasi Paese con giurisdizione sul fornitoreIl CLOUD Act statunitense obbliga i fornitori statunitensi a divulgare i dati in loro possesso, custodia o controllo "indipendentemente dal fatto che" si trovino all'interno o all'esterno degli Stati Uniti
Localizzazione dei datiUna legge che impone di archiviare determinati dati all'interno di un PaeseLa legge cinese sulla protezione delle informazioni personali (articolo 40) impone agli operatori di infrastrutture informatiche critiche, e ai titolari del trattamento che superano le soglie di volume stabilite dallo Stato, di archiviare in Cina le informazioni personali raccolte nel Paese

Quindi i dati che un fornitore con sede negli Stati Uniti archivia in un data center europeo hanno residenza UE, ma possono comunque essere soggetti a procedimenti legali statunitensi.

Il GDPR viene spesso scambiato per una legge sulla localizzazione. Non lo è. Consente ai dati personali di lasciare lo Spazio economico europeo, purché le garanzie "viaggino con i dati", come una decisione di adeguatezza o le clausole contrattuali standard (SCC). Quando un acquirente richiede l'archiviazione nella propria regione, chiedi da dove deriva questo requisito, perché il GDPR da solo non lo impone.

Perché la residenza dei dati è importante per le registrazioni e le trascrizioni delle chiamate?

Chi chiama dice cose che nessuno ha chiesto, come una data di nascita, una diagnosi o un numero di carta letto ad alta voce, e tutto finisce nella registrazione e nella trascrizione. Inoltre, una chiamata attraversa diversi sistemi:

  • Telefonia: l'operatore o il trunk SIP che instrada l'audio.
  • Riconoscimento vocale: converte l'audio in testo.
  • L'LLM: decide cosa dice l'agente.
  • Sintesi vocale (text-to-speech): legge la risposta ad alta voce.
  • Elaborazione post-chiamata: riepiloghi e campi estratti.
  • I tuoi sistemi: webhook ed esportazioni che copiano i dati delle chiamate dalla tua parte.

Ogni fase può essere gestita da un fornitore diverso in una regione diversa, quindi una risposta sulla residenza che copre solo il database è incompleta.

Cosa chiedere a un fornitore di agenti vocali con IA sulla residenza dei dati?

Fatti dare queste risposte per iscritto, idealmente nell'accordo sul trattamento dei dati (DPA) o in un allegato:

  1. Dove viene elaborato l'audio durante una chiamata in corso e dove vengono archiviate a riposo registrazioni e trascrizioni?
  2. Quali sub-responsabili del trattamento gestiscono telefonia, riconoscimento vocale, LLM e voce, e in quali regioni?
  3. Puoi scegliere una regione per workspace o per agente, oppure tutti i clienti operano nella stessa regione?
  4. Quale meccanismo di trasferimento copre i dati che lasciano la tua regione, ad esempio un DPA con SCC per i dati personali dell'UE e del Regno Unito?
  5. Quali dati puoi scegliere di non archiviare affatto e per quanto tempo vengono conservati i dati archiviati? Vedi conservazione zero dei dati.
  6. Dove si trovano backup, log e copie per l'analisi, e la cancellazione si estende anche a questi?
  7. Quale audit indipendente copre questi controlli e per quale periodo? Vedi SOC 2 Type II.

Se la prima risposta non soddisfa il tuo requisito, le opzioni di solito sono un fornitore nella tua regione, un deployment on-premise o archiviare meno dati presso il fornitore. La nostra guida alla conformità dell'IA vocale per le aziende spiega come i team di procurement dell'UE valutano queste opzioni.

Dove archivia i dati delle chiamate Retell e cosa puoi controllare?

La documentazione di Retell indica che la sua infrastruttura principale si trova negli Stati Uniti e che attualmente Retell non gestisce servizi all'interno dell'Unione europea. Per il GDPR, Retell si affida ad AWS e al relativo DPA conforme al GDPR, e offre un proprio DPA con le clausole contrattuali standard dell'UE da firmare in autonomia, che secondo la documentazione è obbligatorio per il trattamento dei dati personali di residenti nell'UE o nel Regno Unito. Se i dati delle chiamate dell'UE non devono mai lasciare l'UE, parlane con Retell prima di pianificare un deployment. La dichiarazione aggiornata è disponibile nella pagina sulla sicurezza e la conformità di Retell.

Puoi controllare cosa conserva Retell, per ogni agente:

  • Impostazioni di archiviazione dei dati. Scegli Everything, Everything except PII o Basic Attributes Only. Con Basic Attributes Only vengono archiviati solo i metadati, senza trascrizioni, registrazioni o log. Ricevi comunque gli eventi webhook con la trascrizione e la registrazione, e il link alla registrazione scade 10 minuti dopo l'arrivo del webhook. Puoi conservare i dati nel tuo storage, in una regione a tua scelta.
  • Periodo di conservazione. Imposta la cancellazione automatica da 1 giorno fino a 730 giorni (2 anni). Per impostazione predefinita i dati vengono conservati per sempre. Registrazioni, trascrizioni, log di chiamate e chat, log di recupero della knowledge base, variabili dinamiche e metadati scaduti vengono eliminati ogni giorno e non possono essere recuperati, anche se Retell conserva internamente alcuni metadati di base. Vedi conservazione dei dati.

Queste impostazioni modificano cosa viene archiviato e per quanto tempo, non dove viene elaborata una chiamata in corso.

Per le chiamate transfrontaliere, consulta la nostra guida alle leggi sulle chiamate con IA per Paese. Se stai pianificando un deployment su larga scala con requisiti specifici sui dati, scopri la piattaforma di IA conversazionale per le aziende di Retell e porta le tue domande sulla residenza dei dati fin dalla prima conversazione.

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