First contact resolution (FCR): la quota di problemi risolti al primo contatto. Formula, esempio pratico, come misurarla e cosa la fa scendere.
La first contact resolution (FCR), o risoluzione al primo contatto, è la percentuale di problemi dei clienti risolti durante il primo contatto. In questo modo il cliente non deve più chiamare, scrivere in chat o inviare un'email per lo stesso problema. Molti contact center la chiamano first call resolution (risoluzione alla prima chiamata), perché la maggior parte dei contatti che misurano sono telefonate. I due termini hanno lo stesso significato.
Dividi i problemi risolti al primo contatto per i problemi unici sollevati dai clienti, poi moltiplica per 100.
FCR = (Problemi risolti al primo contatto ÷ Problemi unici sollevati) × 100
"Unici" significa che ogni problema conta una sola volta, a prescindere dal numero di chiamate. Per stabilire che un problema è "risolto" serve un criterio di verifica, illustrato più avanti.
| Dato | Quantità |
|---|---|
| Chiamate in entrata a marzo | 12.000 |
| Richiamate per un problema già sollevato | 2.000 |
| Problemi unici sollevati | 10.000 |
| Problemi che hanno richiesto almeno un altro contatto entro 7 giorni | 1.600 |
| Problemi risolti al primo contatto | 8.400 |
FCR = 8.400 ÷ 10.000 × 100 = 84%.
I 1.600 problemi non risolti hanno generato 2.000 richiamate, perché alcuni clienti hanno chiamato più di due volte. Se invece dividi per il totale delle chiamate (8.400 ÷ 12.000), ottieni il 70%. Lo scarto di 14 punti dipende solo dal denominatore. Metti per iscritto la tua definizione prima di confrontare l'FCR tra team o fornitori.
I team usano tre metodi, e i più accurati ne combinano due.
| Metodo | Come funziona | Punto di forza | Limite |
|---|---|---|---|
| Sondaggio post-contatto | Chiedi al cliente se il problema è stato risolto e se è bastato un solo contatto | Rileva il punto di vista del cliente, che è proprio ciò che l'FCR deve riflettere | Copre solo chi risponde, e i risultati arrivano in ritardo |
| Finestra di ricontatto | Controlla nel CRM o nei registri delle chiamate se lo stesso cliente ti ha ricontattato per lo stesso problema entro una finestra prestabilita, ad esempio 7 giorni | Copre ogni contatto e può essere automatizzata | Non rileva chi cambia numero o canale. Sia la durata della finestra sia la regola dello "stesso problema" influenzano il risultato |
| Esito registrato dall'operatore | In fase di chiusura, l'operatore segna se il contatto è stato risolto o no | Immediato e a costo zero | Gli operatori valutano il proprio lavoro e non possono prevedere una richiamata futura, quindi tende a restituire valori alti |
Imposta la finestra in base al motivo della chiamata: breve per una richiesta sullo stato, più lunga per un problema che richiede un'indagine. Poi mantienila invariata da un periodo all'altro.
SQM Group effettua benchmark su oltre 500 call center nordamericani tramite sondaggi post-chiamata. Secondo i suoi criteri, un valore tra il 70% e il 79% è buono, mentre uno pari o superiore all'80% è di livello eccellente. Questi valori presuppongono una misurazione basata su sondaggi. Un dato ricavato da una finestra di ricontatto o dagli esiti registrati dagli operatori, quindi, non è direttamente confrontabile. I tassi variano anche in base al settore e al tipo di chiamata. Per il dettaglio, consulta i nostri benchmark sulla risoluzione alla prima chiamata.
La maggior parte dei contatti non risolti dipende da cause su cui chi risponde al telefono non può intervenire sul momento:
Associa un motivo a ogni contatto non risolto e analizza i dati per tipo di chiamata. L'analisi delle chiamate rende tutto questo gestibile anche su grandi volumi.
Un agente vocale aumenta l'FCR quando riesce a portare a termine il lavoro durante la chiamata. Tre funzionalità di Retell intervengono sulle cause descritte sopra.
issue_resolved e un selettore per il motivo della chiamata. Otterrai un indicatore di risoluzione per ogni chiamata, da incrociare con i ricontatti presenti nei tuoi registri.Prima del lancio, prendi due decisioni sul reporting. Innanzitutto, stabilisci se conta come FCR una chiamata che l'agente trasferisce in modalità assistita e che poi viene risolta da una persona. In ogni caso, riporta a parte la risoluzione gestita solo dall'IA. Inoltre, tieni l'FCR distinta dal contenimento delle chiamate, cioè la quota di chiamate concluse senza l'intervento di una persona. Una chiamata contenuta che porta a una richiamata non è una chiamata risolta.
Se trasferimenti, richiamate fuori orario o la mancanza di accesso ai sistemi stanno frenando la tua FCR, scopri come Retell supporta i call center con IA. Prima di impegnarti, misura la risoluzione sui motivi di chiamata della tua azienda.