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Risoluzione al primo contatto (FCR)

Risoluzione al primo contatto (FCR)

First contact resolution (FCR): la quota di problemi risolti al primo contatto. Formula, esempio pratico, come misurarla e cosa la fa scendere.

La first contact resolution (FCR), o risoluzione al primo contatto, è la percentuale di problemi dei clienti risolti durante il primo contatto. In questo modo il cliente non deve più chiamare, scrivere in chat o inviare un'email per lo stesso problema. Molti contact center la chiamano first call resolution (risoluzione alla prima chiamata), perché la maggior parte dei contatti che misurano sono telefonate. I due termini hanno lo stesso significato.

Come si calcola l'FCR?

Dividi i problemi risolti al primo contatto per i problemi unici sollevati dai clienti, poi moltiplica per 100.

FCR = (Problemi risolti al primo contatto ÷ Problemi unici sollevati) × 100

"Unici" significa che ogni problema conta una sola volta, a prescindere dal numero di chiamate. Per stabilire che un problema è "risolto" serve un criterio di verifica, illustrato più avanti.

Un esempio pratico

DatoQuantità
Chiamate in entrata a marzo12.000
Richiamate per un problema già sollevato2.000
Problemi unici sollevati10.000
Problemi che hanno richiesto almeno un altro contatto entro 7 giorni1.600
Problemi risolti al primo contatto8.400

FCR = 8.400 ÷ 10.000 × 100 = 84%.

I 1.600 problemi non risolti hanno generato 2.000 richiamate, perché alcuni clienti hanno chiamato più di due volte. Se invece dividi per il totale delle chiamate (8.400 ÷ 12.000), ottieni il 70%. Lo scarto di 14 punti dipende solo dal denominatore. Metti per iscritto la tua definizione prima di confrontare l'FCR tra team o fornitori.

Come verificano i team se un problema è stato risolto?

I team usano tre metodi, e i più accurati ne combinano due.

MetodoCome funzionaPunto di forzaLimite
Sondaggio post-contattoChiedi al cliente se il problema è stato risolto e se è bastato un solo contattoRileva il punto di vista del cliente, che è proprio ciò che l'FCR deve riflettereCopre solo chi risponde, e i risultati arrivano in ritardo
Finestra di ricontattoControlla nel CRM o nei registri delle chiamate se lo stesso cliente ti ha ricontattato per lo stesso problema entro una finestra prestabilita, ad esempio 7 giorniCopre ogni contatto e può essere automatizzataNon rileva chi cambia numero o canale. Sia la durata della finestra sia la regola dello "stesso problema" influenzano il risultato
Esito registrato dall'operatoreIn fase di chiusura, l'operatore segna se il contatto è stato risolto o noImmediato e a costo zeroGli operatori valutano il proprio lavoro e non possono prevedere una richiamata futura, quindi tende a restituire valori alti

Imposta la finestra in base al motivo della chiamata: breve per una richiesta sullo stato, più lunga per un problema che richiede un'indagine. Poi mantienila invariata da un periodo all'altro.

Qual è un buon tasso di FCR?

SQM Group effettua benchmark su oltre 500 call center nordamericani tramite sondaggi post-chiamata. Secondo i suoi criteri, un valore tra il 70% e il 79% è buono, mentre uno pari o superiore all'80% è di livello eccellente. Questi valori presuppongono una misurazione basata su sondaggi. Un dato ricavato da una finestra di ricontatto o dagli esiti registrati dagli operatori, quindi, non è direttamente confrontabile. I tassi variano anche in base al settore e al tipo di chiamata. Per il dettaglio, consulta i nostri benchmark sulla risoluzione alla prima chiamata.

Cosa fa scendere l'FCR?

La maggior parte dei contatti non risolti dipende da cause su cui chi risponde al telefono non può intervenire sul momento:

  • Trasferimenti. Ogni passaggio di mano espone a rischi: la chiamata può cadere, finire in un'altra coda o costringere il chiamante a ripetere tutto da capo. Se chi riceve la chiamata non ha il contesto, spesso serve un'altra telefonata.
  • Nessun accesso ai sistemi. Un operatore che può consultare un account ma non modificarlo può solo prendere un messaggio. Se poi non succede nulla, il cliente richiama.
  • Richiamate fuori orario. Una chiamata che finisce in segreteria alle 21 si trasforma in una richiamata il giorno dopo. Sono almeno due contatti per un solo problema.
  • Mancanza di autorizzazione. Quando rimborsi, accrediti ed eccezioni richiedono un supervisore, spesso la prima chiamata si chiude senza risolvere il problema.

Associa un motivo a ogni contatto non risolto e analizza i dati per tipo di chiamata. L'analisi delle chiamate rende tutto questo gestibile anche su grandi volumi.

Come fanno gli agenti vocali ad aumentare l'FCR?

Un agente vocale aumenta l'FCR quando riesce a portare a termine il lavoro durante la chiamata. Tre funzionalità di Retell intervengono sulle cause descritte sopra.

  • Consultare e agire nei tuoi sistemi durante la chiamata. Una funzione personalizzata permette all'agente di chiamare la tua API mentre la chiamata è in corso. Può verificare un ordine, consultare un account, creare un ticket o aggiornare un record, e poi usare la risposta nella conversazione. Così "Inoltrerò la richiesta" diventa una richiesta già evasa. Se l'agente risponde anche fuori orario, una richiesta che richiede solo una consultazione o una modifica non deve più attendere una richiamata il giorno dopo.
  • Trasferire la chiamata con il contesto quando serve una persona. Con il trasferimento assistito, l'agente resta in linea e può attendere che risponda una persona reale. Può poi riprodurre un messaggio privato (whisper) per chi riceve la chiamata oppure fare una presentazione a tre. L'operatore parte già con il contesto e può risolvere il problema nello stesso contatto.
  • Monitorare la risoluzione su ogni chiamata. L'analisi post-chiamata legge ogni trascrizione al termine della chiamata e compila campi strutturati. Aggiungi un campo sì/no come issue_resolved e un selettore per il motivo della chiamata. Otterrai un indicatore di risoluzione per ogni chiamata, da incrociare con i ricontatti presenti nei tuoi registri.

Prima del lancio, prendi due decisioni sul reporting. Innanzitutto, stabilisci se conta come FCR una chiamata che l'agente trasferisce in modalità assistita e che poi viene risolta da una persona. In ogni caso, riporta a parte la risoluzione gestita solo dall'IA. Inoltre, tieni l'FCR distinta dal contenimento delle chiamate, cioè la quota di chiamate concluse senza l'intervento di una persona. Una chiamata contenuta che porta a una richiamata non è una chiamata risolta.

Se trasferimenti, richiamate fuori orario o la mancanza di accesso ai sistemi stanno frenando la tua FCR, scopri come Retell supporta i call center con IA. Prima di impegnarti, misura la risoluzione sui motivi di chiamata della tua azienda.

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