KI-Terminbuchung für Kfz-Werkstätten und Reifenhändler

Sie möchten, dass Anrufe am Abend und am Sonntag von Menschen, die ihr Auto in die Werkstatt bringen wollen, gebucht statt auf die Mailbox umgeleitet werden. Bei vielen Werkstätten gehen die meisten verpassten Anrufe nach Geschäftsschluss und am Wochenende ein, und eine Mailbox-Ansage, die auf die Online-Buchung verweist, verliert genau diejenigen, die mit jemandem sprechen wollten. Der Agent nimmt den Anruf an, fragt, was das Auto braucht, prüft Ihr Buchungssystem auf den nächsten freien Termin und bucht ihn mit der Terminbuchung direkt im Gespräch. Anschließend wiederholt er Tag, Uhrzeit und Fahrzeug, damit der Kunde weiß, dass alles erledigt ist.

Sie möchten, dass das Telefon angenommen wird, wenn die einzige Person in der Werkstatt gerade selbst schraubt. Der Agent erfasst Vor- und Nachnamen des Kunden, eine gute Rückrufnummer, Baujahr, Marke und Modell sowie das Anliegen in dessen eigenen Worten – ob Scheinwerfer, Bremsgeräusch oder Ölwechsel. Wenn Sie lieber selbst Preise nennen und buchen, endet er hier und sendet Ihnen die Details, sodass Sie mit einem Kostenvoranschlag zurückrufen oder ihn per SMS aus Ihrem Werkstattsystem senden. Werkstätten, die auch Verkaufs- und allgemeine Fragen abdecken möchten, nutzen einen KI-Telefonservice für die Automobilbranche.

Sie möchten, dass jeder Anruf als die richtige Auftragsart gebucht wird. Der Agent fragt, was der Anrufer sieht, hört oder erledigt haben möchte, und ordnet den Anruf anhand Ihrer Fragen einer Diagnose, einer Ankaufsuntersuchung, einem Kostenvoranschlag für eine Reparatur oder einer Routinewartung zu. Mobile Mechaniker können feste Besuchszeitfenster sowie eine Regel gegen Buchungen am selben oder nächsten Tag festlegen, und der Agent erfasst Fahrzeug und Adresse für den Besuch. Er stellt keine Vermutungen über eine Reparatur oder eine Ursache an.

Sie möchten Reifenanrufe vom Fahrzeug bis zum gebuchten Montagetermin abwickeln lassen. Der Agent fragt nach Baujahr, Marke, Modell und Ausstattungsvariante, ermittelt die Reifengröße über eine von Ihnen bereitgestellte Datenquelle, statt sie zu raten, und bestätigt die Größe mit dem Anrufer. Er fragt nach dem Fahrverhalten und danach, was am wichtigsten ist – etwa Komfort, Sicherheit oder Budget –, prüft den Lagerbestand über die API Ihres Systems, empfiehlt Optionen mit Ihren Preisen und bucht die Montage. Die Sprachnormalisierung liest Größen und Garantiebedingungen als gesprochene Zahlen vor, sodass sechzehn nicht als „eins sechs“ vorgelesen wird.

Sie möchten Statusanrufe von Ihrer Annahme fernhalten. Wenn Ihr Werkstattmanagementsystem eine API hat, sucht der Agent den offenen Auftrag anhand der Telefonnummer des Anrufers und nennt den Status, den Ihr System anzeigt, etwa „wartet auf Freigabe“, „in Bearbeitung“ oder „abholbereit“. Wartet das Auto auf ein Teil oder eine Freigabe, bietet er eine Weiterleitung oder einen Rückruf an. Autohausgruppen nutzen die Service-Terminplanung für Autohäuser, und das übergreifende Buchungsmodell für Haus- und Außendienstleistungen ist die KI-Servicebuchung.