Reclutador de voz con IA: cómo cerrar el ciclo de llamadas a candidatos

Un reclutador de voz con IA es un agente de voz que llama a los candidatos en cuanto presentan su solicitud, les hace tus preguntas de cribado, concierta el siguiente paso y pasa a las personas cualificadas a un reclutador, para que ningún candidato se quede en un estado del que nadie se ocupa. Si buscas otras herramientas de cribado de candidatos, consulta el mejor software de cribado de candidatos con IA.

El ciclo se rompe en cuatro puntos, y solo el primero tiene que ver con la rapidez: la primera llamada sale tarde, el reclutador está ocupado cuando el candidato se cualifica, la llamada de vuelta del candidato acaba en el buzón de voz o con una persona que vuelve a preguntarlo todo, y los candidatos a los que no se localiza se quedan en «intentando contactar» hasta que se cubre el puesto. Esta guía repasa cada punto. Para los cálculos de volumen y la lista de preguntas de cribado, consulta contratación de alto volumen; para las ausencias a entrevistas y las reprogramaciones, consulta programación de entrevistas con IA.

¿Qué hace un reclutador de voz con IA a lo largo del ciclo?

Se encarga del contacto, no del criterio. El agente hace y recibe las llamadas y registra lo que dicen los candidatos. Los reclutadores toman todas las decisiones de contratación.

¿Con qué rapidez hay que devolver la llamada a un candidato?

En cuanto el registro entra en el estado que significa «llama a esta persona», y dentro del horario que permites. Los candidatos a puestos por horas suelen presentarse a varias empresas, así que una primera llamada lenta puede hacer que los pierdas.

Ningún ATS viene como integración predefinida de Retell, así que el desencadenante es un pequeño fragmento de tu propio flujo de trabajo. Cuando el ATS lanza un webhook ante una nueva solicitud o un cambio de estado (o una tarea programada detecta registros nuevos), tu sistema llama a la API Create Phone Call de Retell. Pasa el nombre del candidato, el puesto y la ubicación como variables dinámicas para que el agente pueda empezar con «Te inscribiste para el puesto de mozo de almacén en Columbus», y pasa el ID del registro del ATS como metadatos para que los resultados lleguen al registro correcto.

Antes de la primera llamada, comprueba qué dice el formulario de solicitud sobre las llamadas. La FCC ha confirmado que las voces generadas por IA cuentan como voces «artificiales» según la TCPA, por lo que estas llamadas suelen requerir el consentimiento expreso previo del candidato. Pregunta a tu asesor legal si la redacción de tu formulario cubre llamadas y mensajes automatizados sobre la solicitud. La guía de la TCPA para llamadas salientes con IA enumera qué preguntar. Esto no constituye asesoramiento legal.

¿Qué preguntas de cribado deben ir en la llamada?

De tres a cinco datos que el candidato pueda declarar, preguntados en un orden fijo: si sigue interesado, disponibilidad, ubicación o desplazamiento, y la licencia o certificación que exige el puesto. Deja la puntuación y la clasificación fuera de la llamada, porque ahí es donde se aplican las normas sobre contratación con IA.

La decisión de diseño más importante es adónde van las respuestas. Define cada pregunta como un campo de extracción posterior a la llamada: un booleano para «tiene la licencia exigida», un selector para la preferencia de turno y texto para cualquier respuesta abierta. Cada llamada conectada se transcribe y los campos se rellenan a partir de ella, así que los reclutadores leen respuestas, no grabaciones. Si el agente necesita una respuesta durante la llamada, por ejemplo para decidir si ofrece una transferencia, una herramienta de extracción de variables dinámicas la captura en directo.

Redacta la regla de enrutamiento antes del lanzamiento. Un candidato que pide hablar con una persona, menciona una discapacidad o una adaptación, o plantea una negociación salarial pasa a un reclutador, digan lo que digan sus respuestas de cribado.

¿Cómo pasa el agente un candidato cualificado a un reclutador?

Con una transferencia asistida, para que el reclutador sepa quién está al teléfono antes de hablar. Con la transferencia de llamadas de Retell, el agente se mantiene en línea, marca el número del reclutador y le da un resumen susurrado que solo oye el reclutador: «María, se inscribió el martes para el turno de noche, tiene la certificación de carretillera y puede empezar el lunes». Después conecta al candidato. Si el destino es una cola, el agente espera hasta que hable una persona real antes de darle el resumen.

Para llegar al reclutador adecuado, define el número de transferencia como variable dinámica en lugar de un número fijo. Tu sistema decide quién es, ya sea el reclutador responsable de la vacante o la siguiente persona en una rotación round-robin, y pasa el número al crear la llamada. En las llamadas entrantes, el webhook de entrada puede definir la misma variable.

¿Qué pasa cuando el reclutador no contesta?

El candidato se va con una llamada concertada, no con una promesa. Retell te ofrece tres formas documentadas:

1. Transferencia asistida agéntica. Un segundo agente de IA, el agente de transferencia, llama al reclutador mientras el candidato espera en línea. Si no hay nadie disponible, cancela, y el candidato vuelve al agente principal, que retoma la conversación. Tú defines la duración del tono de llamada y qué ocurre al agotarse el tiempo.
2. Una ruta de fallo en un conversation flow. El nodo de transferencia de llamadas tiene una conexión integrada para las transferencias fallidas. Dirígela a un nodo que ofrezca horarios para devolver la llamada.
3. Concertar la llamada en el calendario del reclutador. Con Cal.com conectado, el agente puede consultar la disponibilidad y reservar; Calendly también ofrece disponibilidad y reservas. Si programas las llamadas de los reclutadores en otro sitio, crea una tarea mediante una herramienta de CRM o una función personalizada hacia tu propia API.

Tu sistema también se entera del fallo. El webhook transfer_cancelled se lanza cuando una transferencia se cancela o no logra conectar, para que puedas avisar al reclutador o pasar el registro a un estado de «llamada concertada».

La llamada de vuelta no debería empezar de cero. Activa la memoria de contactos y el agente recibirá un breve resumen de las conversaciones anteriores con ese número de teléfono. En un conversation flow, marca los nodos de cribado con Use memory to skip this node, y a un candidato que vuelve solo se le pedirá lo que todavía falta. Si guardas las respuestas en campos de contacto personalizados, llegan al agente como variables dinámicas al inicio de cada llamada. La memoria necesita que se almacenen las transcripciones para funcionar; con el ajuste de almacenamiento «Everything except PII», se construye a partir de la transcripción anonimizada.

¿Qué pasa cuando el candidato devuelve la llamada?

Debería llegar al mismo agente, que ya lo reconoce. Los candidatos devuelven las llamadas perdidas a la hora de comer, después de un turno o los fines de semana, justo cuando es menos probable que el equipo de selección conteste.

Asigna un agente de entrada a cada número desde el que llamas. Si dejas un número sin agente de entrada, se bloquean las llamadas de vuelta. Después, usa el webhook de entrada para buscar a quien llama en tu ATS antes de que se conecte la llamada. Puede definir variables dinámicas como el nombre del candidato, la solicitud abierta y el reclutador asignado, o cambiar a otro agente. Con la memoria de contactos activada, el agente le pregunta si sigue interesado en el puesto del que hablaron ayer, en lugar de «¿En qué puedo ayudarte?».

¿Cómo reactivas a los candidatos que han dejado de responder?

Dale a cada candidato no localizado una serie corta y fija de intentos, y luego para. Retell no limita ni programa las rellamadas por sí sola, así que la cadencia vive en tu sistema:

• Un lote diario. Exporta los candidatos que siguen en «intentando contactar» y súbelos como llamadas por lotes con una franja horaria de llamada. Cada columna del CSV que no esté reservada se convierte en una variable dinámica. Los lotes no tienen ajuste de retardo por llamada; el ritmo depende de la concurrencia que asignes.
• Tu propio programador. Llama a Create Phone Call por cada candidato y consulta antes Get contact by phone. Omite a cualquiera cuyo last_conversation_timestamp sea demasiado reciente. Cada llamada saliente cuenta como una conversación, incluidas las no contestadas, así que la comprobación también cubre los intentos de marcado.

Cambia el buzón de voz según el intento. Un CSV de lote puede definir un agente distinto por fila, así que los primeros intentos pueden colgar al llegar al buzón de voz y el último puede dejar un mensaje breve que mencione el puesto y dé un número al que devolver la llamada.

Reglas de parada, redactadas antes del primer lote:

Un detalle importante: las llamadas por lotes no comprueban la marca de no llamar, y Create Phone Call solo la comprueba cuando pasas honor_internal_dnc: true. Filtra los contactos marcados de cada exportación. Las normas federales también obligan a atender una solicitud de baja, hecha de cualquier forma razonable, en un plazo de 10 días hábiles, así que asegúrate de que las bajas de llamadas, mensajes y correos electrónicos lleguen a la misma lista. Las normas federales también prohíben las llamadas comerciales antes de las 8:00 o después de las 21:00 en la ubicación de la persona a la que se llama, y los estados pueden añadir límites. Mantener todas las llamadas a candidatos dentro de esa franja es una política sencilla para empezar. Comprueba ambas cosas con tu asesor legal.

¿Qué debería llegar al ATS después de cada llamada?

Lo suficiente para que ningún reclutador necesite la grabación para saber qué pasó. Una función personalizada posterior a la llamada puede enviar estos campos a la API de tu ATS, condicionada al resultado para que un buzón de voz no sobrescriba un registro ya cribado:

• callback_outcome (selector): cualificado y transferido, cualificado y llamada concertada, no cualificado, sin respuesta, buzón de voz, número equivocado, no llamar
• Un campo por cada respuesta de cribado
• callback_time y assigned_recruiter, cuando se ha concertado una llamada
• El resumen de la llamada y un enlace a la llamada

El flujo de trabajo de CRM a IA de voz cubre el mismo patrón de consulta y escritura de datos, que también se aplica a un ATS.

¿Funciona el mismo ciclo para los pedidos de trabajo de clientes?

Sí. Cuando un cliente llama fuera del horario laboral con un pedido de trabajo, el agente recoge lo que necesita un reclutador: nombre de la empresa y del contacto deletreados, fecha y hora de inicio, tipo de trabajo, número de personas, dirección del centro y un número de contacto repetido dígito a dígito. Después transfiere la llamada o concierta una llamada de vuelta por las mismas vías.

Lista de comprobación para el lanzamiento

• Redacción del consentimiento en la solicitud revisada con tu asesor legal
• El desencadenante del ATS pasa nombre, puesto, ubicación e ID del registro
• De tres a cinco datos de cribado, cada uno como campo de extracción
• Regla de enrutamiento para adaptaciones, salario y «quiero hablar con una persona»
• Transferencia asistida con resumen susurrado y número definido por reclutador
• Ruta para traspasos fallidos que concierte una llamada, más una alerta transfer_cancelled
• Memoria de contactos activada y nodos de cribado configurados para omitir respuestas ya conocidas
• Agente de entrada en cada número saliente, con consulta mediante webhook
• Cadencia, buzón de voz por intento y reglas de parada por escrito
• Contactos de no llamar filtrados de cada exportación y franjas horarias de llamada definidas

Por dónde empezar

Pon en marcha el ciclo completo con una vacante que tenga un flujo constante de candidatos durante una semana, y lee las transcripciones de cada punto antes de añadir más puestos. El agente de cualificación de leads para agencias de empleo muestra la llamada de cribado por sí sola, y la visión general del sector de selección de personal cubre todos los tipos de llamada que una agencia gestiona con Retell.