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KI-Terminerinnerungsanrufe, die direkt im Anruf bestätigen oder verschieben
5.0
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Terminerinnerungsanrufe für Gesundheitssysteme, Praxen mit mehreren Standorten und Dienstleistungsunternehmen sowie für die Contact Center und BPOs, die deren ausgehende Leitungen betreiben. Ein KI-Sprachagent ruft vor dem Termin an, prüft, ob er die angerufene Person erreicht hat, nennt Datum, Uhrzeit und Ort und bestätigt, verschiebt oder storniert den Termin im selben Anruf. Nicht erreichte Kontakte werden nach Ihrem Zeitplan erneut angerufen und können per SMS nachverfolgt werden; jedes Ergebnis wird pro Kontakt protokolliert.
Vertraut von über 4.000 Unternehmen, die mehr als 100 Millionen Anrufe pro Monat abwickeln.
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How It Works
Richten Sie KI-Terminerinnerungsanrufe in vier Schritten ein – vom Erinnerungsskript bis zu Kampagnen, die über Ihre eigenen Nummern laufen.
Erinnerung für das Telefon formulieren
Legen Sie fest, was der Agent sagt und welche Details er weitergeben darf, hinterlegen Sie Terminzeit, Ort und Behandler in Kontaktfeldern, die der Agent als Variablen ausliest, und verbinden Sie den Kalender, in den er bucht: über eine native Integration wie Cal.com oder Calendly oder über eine benutzerdefinierte Funktion mit Ihrem EHR-, Praxisverwaltungs- oder Außendienstsystem.
Mit simulierten Erinnerungsanrufen testen
Führen Sie Simulationstests durch – mit einem Patienten, der bestätigt, einem, der einen neuen Termin braucht, einem, der absagt, einem Angehörigen, der stattdessen abnimmt, und jemandem, der nicht mehr angerufen werden möchte –, und bewerten Sie jeden Durchlauf, bevor ein echter Kontakt angewählt wird.
Ausgehende Anrufkampagne starten
Laden Sie die Termine der kommenden Tage als CSV- oder XLSX-Datei hoch oder filtern Sie aus Ihrem CRM synchronisierte Kontakte, wählen Sie die Compliance-Prüfungen aus, legen Sie Versuche, Abstände und ein Anruffenster in der jeweiligen Ortszeit des Kontakts fest und wählen Sie Anrufer-IDs.
Ergebnisse pro Kontakt verfolgen
Jede Kampagne zählt angewählte, verbundene und konvertierte Kontakte, stellt Ergebnisse wie bestätigt, verschoben, storniert und „nicht anrufen“ grafisch dar und öffnet Transkript und Aufzeichnung jedes Gesprächs.
Use Cases
Erinnerungsanrufe, die mit einem bestätigten, verschobenen oder stornierten Termin enden
Im selben Anruf bestätigen, verschieben oder stornieren
Sie möchten, dass jede Erinnerung mit einer Antwort endet – nicht mit einer Mailbox-Nachricht, auf die niemand reagiert. Der Agent prüft, ob er die angerufene Person erreicht hat, nennt Datum, Uhrzeit und Ort und fragt, ob der Termin noch passt. Ein Ja wird als bestätigt protokolliert. Wer einen neuen Termin braucht, hört freie Zeitfenster und wird direkt im Anruf umgebucht: Cal.com bietet ein natives Tool zum Verschieben; bei Calendly storniert der Agent die Buchung und bucht die neue Zeit; EHR- oder Praxisverwaltungskalender werden über eine benutzerdefinierte Funktion angebunden, die Ihre API aufruft. Starten Sie mit der Vorlage für Erinnerungen und No-Show-Reduzierung.
Erinnerungen, abgestimmt auf den Termin und die Ortszeit des Kontakts
Sie möchten Erinnerungen, die dann ankommen, wenn sie helfen. Ein gängiges Muster ist eine Liste, die ein bis zwei Tage im Voraus abgearbeitet wird: Laden Sie die anstehenden Termine hoch oder filtern Sie aus Ihrem CRM synchronisierte Kontakte und starten Sie eine Kampagne. Die Versuche laufen in Abständen, die Sie in Minuten, Stunden oder Tagen festlegen, innerhalb des von Ihnen festgelegten Anruffensters – standardmäßig in der Ortszeit des jeweiligen Kontakts – und überspringen die von Ihnen ausgewählten Feiertage. Mit lokaler Rufnummernanzeige (Local Presence Dialing) sieht jeder Kontakt eine Nummer aus seiner eigenen Region, sofern Sie dort eine haben, und bei jedem Anruf und jeder SMS dieselbe Nummer. Für eine Erinnerung zu einem exakten Zeitpunkt kann Ihr Terminsystem den Anruf stattdessen über die API auslösen. Der Erinnerungsagent von Pine Park Health ruft Patienten oder deren Verantwortliche zwei Tage vor jedem Termin an.
Keine Antwort: Wiederholungen, Mailbox, dann eine SMS
Sie möchten, dass unbeantwortete Erinnerungen weiterlaufen, ohne dass jemand erneut wählen muss. Bei aktivierter Doppelwahl erhält ein unbeantworteter Anruf sofort eine zweite Anwahl, und der nächste Versuch folgt nach dem von Ihnen festgelegten Abstand. Eine Mailbox gilt als unbeantwortet, auch wenn der Agent eine Nachricht hinterlässt. Daher empfiehlt die Dokumentation, bei frühen Mailboxen aufzulegen und nur beim letzten oder vorletzten Versuch eine Nachricht zu hinterlassen. Bleibt der letzte Versuch unbeantwortet, kann der Kontakt in einen SMS-Schritt wechseln, in dem ein Chat-Agent die Erinnerung per SMS sendet und die Antwort bearbeitet – von Nummern, die für SMS registriert sind. Was eine Mailbox-Nachricht im Gesundheitswesen nicht enthalten sollte, erfahren Sie in unserem Leitfaden zu HIPAA-konformen Terminerinnerungen.
No-Show-Rückgewinnung, solange der Termin noch frisch ist
Sie möchten verpasste Termine neu buchen, solange sich der Patient noch erinnert, warum er gebucht hat. Wenn Ihr System einen Termin als verpasst markiert und den Kontakt taggt, nimmt eine Auto-enroll-Kampagne den Kontakt auf, ihre Compliance-Prüfungen sind in der Regel innerhalb von etwa fünf Minuten abgeschlossen, und der Agent ruft im nächsten Anruffenster an, um einen neuen Termin anzubieten. Bei einer Neubuchung kann ein Wert wie rebooked in ein Kontaktfeld geschrieben werden, das mit Ihrem CRM synchronisiert wird, sofern dieses Feld zugeordnet ist. Ein Kontakt wird nur einmal in eine bestimmte Kampagne aufgenommen. Ein dauerhaftes No-Show-Programm läuft daher als neue Kampagne pro Zeitraum, dupliziert aus der vorherigen.
Recall- und Vorsorgeanrufe mit Live-Übergabe an die Praxis
Sie möchten überfälligen Patienten nicht nur eine Erinnerung schicken, sondern einen Termin buchen. Bei Recall- und Vorsorgelisten bestätigt der Agent die Identität, nennt allgemein, wofür der Patient fällig ist, und erfragt einen bevorzugten Tag und eine Uhrzeit. Liegt die Terminbuchung bei der Praxis eines Leistungserbringers statt in einem Kalender, auf den der Agent zugreifen kann, ruft bei einer agentischen betreuten Weiterleitung ein zweiter Agent die Praxis an, während der Patient in der Leitung wartet, spricht mit der Person, die abnimmt, und verbindet den Patienten – sofern die Praxis bereit ist –, damit das Personal den Termin im selben Anruf buchen kann. Lesen Sie, wie Pine Park Health freie Termine in der Primärversorgung füllt – mit ausgehenden Terminierungsanrufen –, oder sehen Sie sich KI-Sprachagenten für das Gesundheitswesen an.
Terminvorbereitung: Wer anwesend sein sollte und was mitzubringen ist
Sie möchten, dass der Termin stattfinden kann, sobald der Kunde erscheint. Bei Serviceeinsätzen vor Ort bestätigt der Agent das Ankunftszeitfenster, dass die Entscheider zu Hause sind, wie lange der Termin dauert und was er umfasst. Bei Terminen, für die Unterlagen nötig sind, liest er vor, was noch fehlt und bis wann es fällig ist, und kann die Liste per SMS von Ihrer Nummer senden, sobald diese für SMS registriert ist. Handwerks- und Autohausteams können dies mit eingehender Terminbuchung kombinieren, etwa der HVAC-Serviceterminbuchung und der Serviceterminplanung für Autohäuser.
Für Contact Center gebaut, nicht für Demos
Retell ist die KI-Sprachplattform, auf der Enterprise-Contact-Center laufen
Mit Retell entwickeln, testen und deployen Sie KI-Telefonagenten, die echtes Anrufvolumen bewältigen, damit sich Ihr Team auf die Gespräche konzentriert, die einen Menschen brauchen.
Feature
Was Gesundheitssysteme, Contact Center und BPOs von der Retell AI für Erinnerungsanrufe erhalten
Native Kalender und CRMs, weitere Systeme per API
Zu den nativen Integrationen gehören Cal.com und Calendly für Terminbuchungen sowie HubSpot, Microsoft Dynamics 365 und Zoho CRM unter den CRMs, die Kontakte in beide Richtungen synchronisieren. Systeme ohne native Integration, etwa die meisten elektronischen Patientenakten (EHR) und Tools für den Außendienst, werden über benutzerdefinierte Funktionen angebunden, die während des Anrufs Ihre API aufrufen.
Ein Skript, das nur sagt, was die Erinnerung braucht
Kontaktfelder werden dem Agenten als Variablen übergeben, sodass das Skript Name, Uhrzeit und Ort aus Ihrer Datei oder Ihrem CRM vorliest. Speichern Sie die Terminzeit in einem Textfeld, damit der Agent sie vorlesen kann, und legen Sie fest, welche Details – etwa die Art des Termins – der Agent nennen darf.
Do-not-call-Anfragen direkt im Anruf bearbeitet
Ist die Do-not-contact-Verarbeitung aktiviert, bestätigt der Agent einen Abmeldewunsch einmal und beendet den Anruf. Der Kontakt wird für den Workspace als Do-not-call markiert, und Kampagnen mit interner Do-not-call-Prüfung überspringen ihn vor dem nächsten Wählvorgang. Eine STOP-Antwort auf eine SMS bewirkt dasselbe.
Erinnerungsanrufe in großem Umfang über Ihre eigenen Nummern, ohne eingehende Leitungen zu blockieren
Kampagnen rufen von Nummern an, die Sie besitzen oder erwerben. Wo Sie eine Nummer in der Region des jeweiligen Kontakts haben, sorgt diese für lokale Präsenz. Bei jedem Anruf und jeder SMS wird dieselbe Anrufer-ID verwendet, sodass Rückrufe während der Kampagne auch dort ankommen. Ein Limit für gleichzeitige Kampagnenanrufe und eine Reserve für eingehende Anrufe verhindern, dass Erinnerungskampagnen die Kapazität beanspruchen, die Ihre eingehenden Leitungen benötigen.
Bestätigt, verschoben, abgesagt oder nicht erreicht – pro Kontakt
Die Kampagnenseite zählt angewählte, verbundene und konvertierte Kontakte, stellt die Verteilung der Ergebnisse grafisch dar und listet alle Anrufversuche jedes Kontakts mit Transkripten und Aufzeichnungen auf. Ergebnisse können Werte in Kontaktfelder schreiben, die mit Ihrem CRM synchronisiert werden, und die Datenextraktion nach dem Anruf sendet die von Ihnen definierten Felder per Webhook an Ihre Systeme.
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Preise
Senken Sie Ihre Kosten um 90 % mit KI-Telefonagenten
Nutzungsbasierte Abrechnung
Starten Sie mit $0.
$0.07–$0.31 pro Minute – Sie zahlen nur, was Sie nutzen.
60 Minuten kostenloser Zugang.
20 gleichzeitige Anrufe.
10 kostenlose Wissensdatenbanken.
Enterprise-Plan
Für Unternehmen mit hohem Anrufvolumen, besonderen Datenanforderungen, spezifischen Bereitstellungsanforderungen oder erhöhtem Supportbedarf.
Erstklassiger Service für Ihren Anwendungsfall.
Premium-Support mit dedizierten Solution-Engineer-Teams.
Individuelle Preisgestaltung und gleichzeitige Anrufe basierend auf Ihren Anforderungen
FAQ
Frequently asked questions.
Was sind KI-gestützte Terminerinnerungsanrufe?
Es handelt sich um ausgehende Anrufe, bei denen ein KI-Sprachagent einen Patienten oder Kunden an einen bevorstehenden Termin erinnert und die Antwort direkt im selben Anruf bearbeitet: Er bestätigt den Termin, bietet neue Zeiten an und bucht um oder storniert. Es handelt sich nicht um einen Parallel-Dialer, der mehrere Leitungen für einen einzelnen menschlichen Mitarbeiter anwählt: Jede Erinnerung ist ein vollständiges Gespräch mit dem Agenten. Bei der Retell AI laufen Erinnerungslisten als ausgehende Anrufkampagnen mit Wahlwiederholungen, Anrufzeitfenstern und Sperrlistenprüfungen, und jedes Ergebnis wird pro Kontakt protokolliert.
Was sollte ein Skript für Terminerinnerungsanrufe enthalten?
Fassen Sie sich kurz: wer anruft und von wo, eine Prüfung, ob die richtige Person am Apparat ist, Datum, Uhrzeit und Ort sowie eine einzige Frage, nämlich ob der Termin noch wahrgenommen werden kann. Danach verzweigt das Gespräch: bestätigen, zwei oder drei neue Termine anbieten oder nach nochmaliger Rückfrage absagen. Zum Abschluss nennen Sie eine Rückrufnummer. Im Gesundheitswesen teilen Sie nur mit, was für die Erinnerung nötig ist, wie unser Leitfaden zu HIPAA-konformen Terminerinnerungen erklärt. Die Vorlage für Terminerinnerungen und die Reduzierung von Nichterscheinen enthält eine funktionsfähige Version dieses Ablaufs.
Wie oft versäumen Patienten ihre Termine?
In einer Studie mit 10 Kliniken eines großen medizinischen Zentrums des US-Veteranenministeriums (Veterans Affairs) über einen Zeitraum von 12 Jahren lag die durchschnittliche No-Show-Rate bei 18,8 %, und die durchschnittlichen Kosten eines nicht wahrgenommenen Termins beliefen sich im Jahr 2008 auf 196 $. In einem Vorjahresvergleich hatte ein System mit Erinnerungsschreiben keinen signifikanten Einfluss auf die No-Show-Rate. Die Autoren kamen zu dem Schluss, dass Erinnerungen die Zahl versäumter Termine nur geringfügig senkten, die eine erhebliche Belastung für das Gesundheitssystem darstellten. Quelle: Kheirkhah et al., BMC Health Services Research, 2016.
Sind KI-gestützte Terminerinnerungsanrufe nach dem TCPA zulässig?
Im Februar 2024 hat die FCC bestätigt, dass KI-generierte Stimmen nach dem TCPA als künstliche oder vorab aufgezeichnete Stimme gelten. Daher benötigen diese Anrufe die vorherige ausdrückliche Einwilligung der angerufenen Person, sofern kein Notfallzweck und keine Ausnahme vorliegt, und bei Telemarketing-Anrufen eine vorherige ausdrückliche schriftliche Einwilligung. Für das Einholen und Dokumentieren der Einwilligung ist der Anrufer verantwortlich. Retell-Kampagnen prüfen Kontakte vor dem Wählen und fordern Sie beim Start auf, die Einwilligung zu bestätigen. Sie verifizieren diese jedoch nicht und setzen keine gesetzlichen Anrufzeiten durch. Dies ist keine Rechtsberatung. Lesen Sie unseren TCPA-Leitfaden für ausgehende KI-Sprachanrufe und lassen Sie Ihr Programm von einem Rechtsbeistand prüfen.
Was passiert, wenn der Patient nicht abnimmt?
Ist die Doppelwahl aktiviert, wird der Anruf sofort einmal erneut gewählt. Danach erfolgt der nächste Versuch nach der von Ihnen festgelegten Verzögerung innerhalb des Anrufzeitfensters. Eine Mailbox gilt als nicht angenommen, auch wenn der Agent eine Nachricht hinterlässt, und jeder Versuch hat eine eigene Mailbox-Einstellung. Nach dem letzten Versuch kann der Kontakt zu einem SMS-Schritt wechseln oder die Sequenz verlassen. Ruft ein Kontakt, der noch auf einen Versuch wartet, innerhalb von 30 Tagen die Kampagnennummer zurück, erreicht er den Erinnerungsagenten. Details finden Sie in der Dokumentation zu Sequenzen.
Mit welchen Kalendern und Systemen lassen sich Erinnerungsanrufe verbinden?
Zu den nativen Kalenderintegrationen gehören Cal.com und Calendly. Damit lassen sich Verfügbarkeiten prüfen sowie Termine buchen und stornieren; mit Cal.com können Termine zudem direkt verschoben werden. HubSpot, Microsoft Dynamics 365, Zoho CRM und die weiteren nativen CRM-Integrationen synchronisieren Kontakte in Retell. Ergebnisse, die in zugeordnete Felder geschrieben werden, werden zurücksynchronisiert. Systeme ohne native Integration, etwa die meisten EHR-Systeme (elektronische Patientenakten), Praxisverwaltungs- und Außendienstsysteme, werden über benutzerdefinierte Funktionen angebunden, die während des Anrufs Ihre API aufrufen. Listen können außerdem per CSV- oder XLSX-Upload mit bis zu 50.000 Zeilen pro Datei importiert werden.
Kann ein Contact Center oder BPO Erinnerungsanrufe für mehrere Kunden durchführen?
Ja. Geben Sie jedem Kunden einen eigenen Agenten, ein eigenes Skript, eigene Anrufer-IDs und eigene Kampagnen. Kontakte werden innerhalb eines Workspace anhand der Telefonnummer zugeordnet: Ein Kontakt, der zu zwei Kampagnen passt, wird von beiden angerufen, und eine Do-not-call-Markierung gilt für den gesamten Workspace und wird von jeder Kampagne mit aktivierter interner Do-not-call-Prüfung berücksichtigt. Ordnen Sie die Kampagnen jedes Kunden daher einem eigenen Tag zu oder betreiben Sie jeden Kunden in einem eigenen Workspace, um Kontaktdaten und Do-not-call-Markierungen voneinander zu trennen. Kampagnenanrufe teilen sich die Parallelitätskapazität Ihres Workspace mit anderen ausgehenden Anrufen, und eine Reserve für eingehende Anrufe hält Kapazität für eingehende Leitungen frei. Siehe KI-Kundensupport für BPOs.
