Die Datenkarte für Sprach-KI: Aufzeichnungen, Transkripte, APIs und CRM-Rückschreibung

Eine Datenkarte für Sprach-KI ist eine einzige Seite, die jedes Artefakt eines Anrufs auflistet: wo es gespeichert wird, wie lange es aufbewahrt wird, wie es die Plattform verlässt und in welchem Ihrer Systeme es landet. Das Sicherheitsteam verlangt sie vor der Vertragsunterzeichnung, und IT und Betrieb nutzen sie, um die Integration zu planen.

Dieser Leitfaden erstellt diese Karte für die Retell AI auf Basis der Dokumentation von Retell. Wo die Dokumentation keine Angaben macht, erfahren Sie, was Sie fragen sollten.

Welche Daten erzeugt ein einzelner Anruf mit Sprach-KI?

Ein verbundener Anruf auf Retell erzeugt sieben Arten von Daten, alle in einem Anrufobjekt, das über call_id identifiziert wird:

• Aufzeichnung. WAV-Audio, als gemischte Einkanaldatei und als Mehrkanaldatei, bei der jede Partei auf einem eigenen Kanal liegt.
• Transkript. Klartext, eine Liste von Äußerungen mit Zeitstempeln und eine Version, in die jeder Tool-Aufruf samt Ergebnis eingebettet ist.
• Post-Call-Analyse. Integrierte Felder (call_summary, user_sentiment, call_successful, in_voicemail) sowie benutzerdefinierte Felder, die Sie als Boolean, Text, Zahl oder Auswahl definieren.
• Logs. Ein öffentliches Log der LLM-Anfragen und -Antworten sowie ein Abruf-Log der Wissensdatenbank, falls der Agent eine nutzt.
• Variablen und Metadaten. Dynamische Variablen, die übergeben oder während des Anrufs erfasst werden, sowie ein frei gestaltbares metadata-Objekt für Ihre eigenen IDs.
• Telefonnummern. Die Anrufer-ID bei eingehenden Anrufen und die gewählte Nummer bei ausgehenden Anrufen.
• Betriebsfelder. Zeitstempel, Dauer, Status, Grund für die Trennung, Weiterleitungsziel, Latenz und Kosten.

Die meisten davon sind erst nach Ende des Anrufs verfügbar, und benutzerdefinierte Analysefelder bleiben bei Anrufen leer, die nie verbunden wurden.

Wo liegt jedes Element, und wie exportieren Sie es?

Alles liegt im Anrufdatensatz in Ihrem Retell-Workspace und verlässt ihn über drei Wege: Webhooks, die API und CSV-Exporte aus dem Dashboard.

Vier Details sind bei der Anbindung wichtig:

• List Calls lässt Transkripte und recording_url weg, um die Antworten klein zu halten; für einen Massen-Backfill kombinieren Sie es daher mit Get Call pro call_id.
• Webhooks laufen nach 10 Sekunden ab und werden bis zu 3-mal wiederholt – deduplizieren Sie daher anhand von call_id.
• Jeder Webhook enthält einen x-retell-signature-Header, den Sie mit Ihrem API-Schlüssel verifizieren, und Retell veröffentlicht eine IP für Ihre Allowlist (100.20.5.228).
• CSV-Exporte werden im Dashboard anhand der aktiven Filter erstellt und eine Woche lang aufbewahrt. List Export Requests (GET /v2/list-export-requests) liefert den Status und die Download-URL jedes Exports.

Wie lange speichert Retell Anrufdaten, und können Sie die Speicherung deaktivieren?

Standardmäßig speichert Retell Anrufdaten unbegrenzt. Sie ändern das pro Agent unter Security & fallback settings.

Aufbewahrungsdauer. Wählen Sie 1, 3, 7, 30, 60, 90, 180, 365 oder 730 Tage oder eine unbegrenzte Speicherung; über die API setzen Sie data_storage_retention_days. Abgelaufene Daten werden täglich und endgültig gelöscht – das umfasst Aufzeichnungen, Transkripte, Logs, dynamische Variablen und Metadaten. Retell behält intern einige grundlegende Metadaten, der Anruf erscheint jedoch nicht mehr im Verlauf oder in API-Antworten.

Speichermodus. Wählen Sie eine von drei Optionen:

• Everything. Transkripte, Aufzeichnungen und Logs werden gespeichert.
• Everything except PII. Inhalte werden gespeichert, wobei die von Ihnen ausgewählten PII-Kategorien entfernt sind; die unbearbeiteten Originale werden gelöscht.
• Basic Attributes Only. Es werden keine Transkripte, Aufzeichnungen oder Logs gespeichert, und Get Call gibt den Anruf ohne sie zurück.

Wenn Sie die Speicherung deaktivieren, enthalten Webhooks weiterhin Transkript und Aufzeichnung, der Aufzeichnungslink läuft jedoch 10 Minuten nach Eingang des Webhooks ab. Richten Sie Ihren Webhook-Empfänger ein, bevor Sie umstellen.

Mit data_storage_setting in Update Call können Sie einen einzelnen Anruf strenger, aber nie weniger streng einstellen. Berechtigte Dashboard-Nutzer können die sensiblen Daten eines Anrufs entfernen oder den Anruf löschen, und Delete Call (DELETE /v2/delete-call/{call_id}) erledigt dasselbe per API. Beides ist unwiderruflich.

Aufzeichnungs- und Log-URLs laufen standardmäßig nicht ab. Aktivieren Sie Opt In Secure URLs (opt_in_signed_url), dann wird jede angeforderte URL signiert und läuft nach 24 Stunden ab – oder nach einer von Ihnen festgelegten Dauer zwischen 1 Minute und 7 Tagen.

Was entfernt die PII-Schwärzung tatsächlich?

Im Modus Everything except PII erkennt Retell nach dem Anruf die von Ihnen ausgewählten Kategorien und ersetzt jedes Vorkommen durch einen nummerierten Platzhalter wie [email 1]. Die 13 Kategorien sind: Personenname, Adresse, E-Mail, Sozialversicherungsnummer (SSN), Reisepass, Führerschein, Kreditkarte, Bankkonto, Passwort, PIN, medizinische ID, Geburtsdatum und Kundenkontonummer.

Die Bereinigung umfasst mehr als das Transkript: die Aufzeichnung (PII-Abschnitte werden durch einen Piepton ersetzt), öffentliche Logs, dynamische Variablen, Metadaten, die Anrufzusammenfassung und benutzerdefinierte Analysedaten sowie Argumente und Ergebnisse von Tool-Aufrufen. DTMF-Ziffern werden zu [PII INFO], sobald eine beliebige Kategorie aktiviert ist.

Wenn Sie phone_number auswählen, wird die Nummer des Kunden aus dem Anrufdatensatz selbst entfernt (from_number bei eingehenden, to_number bei ausgehenden Anrufen). Lassen Sie die Option deaktiviert, wenn ein nachgelagertes System anhand dieser Nummer abgleicht.

Einige Felder werden nie bereinigt, darunter call_id, agent_id, Zeitstempel, Status, Grund für die Trennung, call_successful, user_sentiment, Kosten und benutzerdefinierte Attribute. Um auch diese zu entfernen, nutzen Sie Basic Attributes Only oder eine Aufbewahrungsdauer.

Der Zugriff ist rollenbasiert. Die Rolle Member sieht nur den bereinigten Verlauf, während Admins und Developers unbearbeitete Transkripte und Aufzeichnungen einsehen können.

Wo werden die Daten gehostet, und was sollte das Sicherheitsteam fragen?

Laut der Compliance-Dokumentation von Retell ist Retell HIPAA- und DSGVO-konform sowie nach SOC 2 Type 1 und Type 2 zertifiziert; die DSGVO-Konformität wird durch die Nutzung von AWS mit einem DSGVO-konformen Data Processing Addendum erreicht, und derzeit betreibt Retell keine Dienste innerhalb der Europäischen Union. BAA und DPA (mit EU-Standardvertragsklauseln) werden ohne Zusatzkosten selbst unterzeichnet, und Zertifikate sowie Berichte finden Sie im Compliance Trust Center.

Die öffentliche Dokumentation nennt weder eine Speicherregion pro Artefakt noch den zugrunde liegenden Speicherdienst – gehen Sie also nicht von einer bestimmten aus. Fragen Sie Retell schriftlich (support@retellai.com bearbeitet Sicherheitsprüfungen, Lieferantenbewertungen und Listen der Unterauftragsverarbeiter), und prüfen Sie Ihre eigenen Einstellungen:

• Wo wird das Anruf-Audio verarbeitet, und wo wird jedes Artefakt aus der Tabelle gespeichert?
• Welche Unterauftragsverarbeiter haben Zugriff auf Audio, Transkripte und Analysen?
• Entsprechen Aufbewahrungsdauer und Speichermodus jedes produktiven Agenten unserer Richtlinie?
• Sind sichere URLs aktiviert, mit einer Ablaufzeit, die wir akzeptieren?
• Welche unserer Nutzer haben die Rolle Admin oder Developer und können Rohdaten sehen?
• Verifiziert unser Webhook-Empfänger Signaturen und sichert er, was wir brauchen, bevor die Aufbewahrungsregel es löscht?

Zur Vertragsseite (BAA oder DPA, Hindernisse bei der Datenresidenz, Beschaffungsphasen) lesen Sie was Unternehmenskunden wissen müssen, bevor sie Sprach-KI bereitstellen.

Was gelangt in Ihr CRM, und über welchen Weg?

Das hängt vom Weg ab. Die nativen Integrationen von Retell mit Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics 365, GoHighLevel und Zoho CRM importieren Kontakte (Stand August 2026 alle 5 Minuten), ordnen Felder der Post-Call-Analyse Kontaktfeldern zu, übertragen Feldänderungen zurück und protokollieren jeden Anruf als Aktivität. Ein Salesforce-Task enthält beispielsweise Dauer, Zusammenfassung, Konversations-ID, Telefonnummern und Grund für die Trennung. Die ausgehende Synchronisierung aktualisiert nur bestehende Datensätze, es sei denn, Sie aktivieren Create new contacts in CRM, und Aktivitäten werden nur für Kontakte protokolliert, die aus dem verbundenen CRM importiert wurden.

Aufzeichnungen und vollständige Transkripte gelangen nur dann ins CRM, wenn der Weg sie überträgt – so wie das Anrufprotokoll der HubSpot-Marketplace-App oder Ihr eigener Webhook-Writer. Zur Mechanik vom Auslöser bis zur Rückschreibung lesen Sie den Workflow vom CRM zur Sprach-KI; das Integrationsverzeichnis listet auf, was sich nativ verbinden lässt.

Wie bilden Lesen vor dem Anruf und Schreiben nach dem Anruf eine testbare Schleife?

Eine Integration ist fertig, wenn ein Anruf vor Beginn den richtigen Datensatz liest, währenddessen den Termin bucht und danach die Techniker-Notiz schreibt – alles im selben Datensatz. Die Seite Workflow des Agenten in Retell bildet das als einen einzigen Graphen ab. Am Beispiel einer Außendienst-Hotline:

1. Lesen vor dem Anruf. Eine Pre-Call-Funktion durchsucht das CRM nach {{user_number}} und ordnet die Datensatz-ID einer Variablen zu. Eingehende Anrufe warten bis zu 1 Minute darauf; bei ausgehenden Anrufen sind es 5 Minuten vor dem Wählen.
2. Buchung während des Anrufs. Der Agent bucht mit einem Kalender-Tool (Cal.com, Calendly oder GoHighLevel-Kalender) oder einer benutzerdefinierten Funktion, die die API Ihres Terminplanungssystems aufruft, das den X-Retell-Signature-Header verifizieren kann. Die Buchungs-ID wird in einer Variablen gespeichert.
3. Schreiben nach dem Anruf. Eine Post-Call-Funktion erstellt die Notiz: Die Tools für Salesforce, Dynamics 365 und Zoho erstellen Notizen, Zendesk fügt private Notizen hinzu, und für alles andere ist eine benutzerdefinierte Funktion nötig. Sie verwendet die Datensatz-ID aus dem Pre-Call-Schritt wieder, schreibt {{call_summary}} oder ein benutzerdefiniertes Feld wie access_instructions und wird nur ausgeführt, wenn die Buchungsvariable existiert. Post-Call-Funktionen werden nach 5 Minuten beendet.

Schlägt die Suche fehl, werden alle davon abhängigen Funktionen übersprungen – ohne Datensatz-ID wird also keine Notiz geschrieben, und der Anruf findet trotzdem statt. Eine Einschränkung für Plattform-Teams: Workflow-Funktionen werden ausschließlich im Dashboard konfiguriert und sind (Stand August 2026) nicht Teil der öffentlichen API, sie lassen sich also nicht in Ihrem Infrastructure-as-Code abbilden.

Testen Sie die Schleife in zwei Durchgängen:

• Simulationstests mit Mocks. Mocken Sie jede benutzerdefinierte Funktion und jedes Kalender-Tool. Eine nicht gemockte Funktion ruft ihren echten Endpoint auf und kann eine echte Buchung erstellen.
• Ein echter Anruf gegen einen Sandbox-Datensatz. Führen Sie einen Web- oder Telefon-Testanruf durch und öffnen Sie ihn im Anrufverlauf. Pre-Call-Funktionen erscheinen unter Before call und Post-Call-Funktionen unter Call ended, jeweils mit den gesendeten Argumenten und zurückgegebenen Antworten. Bestanden ist der Test nur, wenn die Buchung existiert, die Notiz im selben Datensatz steht und Ihr Empfänger genau ein call_analyzed-Ereignis für diese call_id protokolliert hat.

Für den umfassenderen Pilotplan lesen Sie wie Sie eine Sprachagent-Plattform vor dem Go-live bewerten. Wie Pre-Call- und Post-Call-Funktionen funktionieren, erfahren Sie unter Retell Workflows.

Setzen Sie die Karte ein

Füllen Sie die Tabelle pro Agent aus und fügen Sie die Antworten für das Sicherheitsteam bei – dann dient eine einzige Seite als Grundlage für Ihre Prüfung, Ihren Integrationsplan und Ihren Audit-Trail. Um zu sehen, was Retell aus jedem Anruf extrahiert und wie es in Ihre Systeme fließt, beginnen Sie mit der Post-Call-Analyse von Retell.