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KI-Anrufe zur Vorabgenehmigung bei Krankenversicherern
5.0
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Anrufe zur Vorabgenehmigung bei Kostenträgern übernimmt ein Sprachagent statt Ihres Genehmigungsteams. Der Agent wählt den Kostenträger an, bedient das Telefonmenü, wartet in der Warteschleife, nennt dem Sachbearbeiter die von Ihnen übergebenen Falldaten und liefert Status, Genehmigungsnummer und genehmigte Zeiträume als Felder zurück. Klinische Rückfragen und Peer-to-Peer-Anfragen gehen an Ihre Mitarbeitenden, und Ihr Team kann jeden laufenden Anruf mithören oder übernehmen.
Vertraut von über 4.000 Unternehmen, die mehr als 100 Millionen Anrufe pro Monat abwickeln.
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How It Works
Starten Sie KI-Anrufe zur Vorabgenehmigung in vier Schritten – von Kostenträger-Skripten bis zu Genehmigungsdetails in Ihrem System.
Skripte für Kostenträger und Fälle erstellen
Legen Sie fest, was der Agent für jeden Anruftyp sagt, etwa bei einer Statusabfrage oder einem Antrag, den der Kostenträger telefonisch entgegennimmt, welche Menüschritte bei jedem Kostenträger nötig sind und welche Felder Sie zurückerhalten möchten. Die Retell AI bietet ein BAA zur Selbstbedienung an, das abgeschlossen sein muss, bevor Patientendaten übermittelt werden.
Mit Kostenträger-Anrufen testen
Führen Sie simulierte Anrufe durch, etwa mit einem Sachbearbeiter, der nach einer nicht übergebenen Angabe fragt, mit langer Warteschleife, einer Weiterleitung an eine andere Abteilung oder einem zurückgestellten Fall, und bewerten Sie jeden Durchlauf. Prüfen Sie, ob der Agent die Fragen des Sachbearbeiters aus den Falldaten beantwortet, statt sie zurückzufragen.
Anrufe aus Ihrer Warteschlange starten
Starten Sie Anrufe über die API direkt aus Ihrer Genehmigungs-Arbeitsliste oder laden Sie eine Liste als Batch-Anruf hoch, der innerhalb der Erreichbarkeitszeiten der Kostenträger läuft – mit den Falldaten als Variablen für jeden Anruf.
Live gehen und Ergebnisse auswerten
Jeder Anruf liefert Status, Genehmigungsnummer, genehmigte Zeiträume und nächsten Schritt per Webhook und API, zusammen mit Aufzeichnung und Transkript. Ihr Team kann jeden Anruf live verfolgen, während er läuft.
Use Cases
Anrufe zur Vorabgenehmigung tätigen, bearbeiten und dokumentieren – ohne Ihr Genehmigungsteam zu binden
Statusabfragen zu offenen Genehmigungen
Sie brauchen Antworten zu offenen Fällen, ohne dass Mitarbeitende in der Warteschleife hängen? Laut der Umfrage der AMA zur Vorabgenehmigung 2025 bearbeiten Ärztinnen und Ärzte durchschnittlich 40 Vorabgenehmigungen pro Woche, was 13 Stunden Arbeitszeit von Ärzten und Personal kostet. Der Agent ruft für jeden offenen Fall beim Kostenträger an, bedient das Telefonmenü per IVR-Navigation, nennt die Kennungen von Leistungserbringer und Versichertem sowie die Referenznummer und fragt, ob der Antrag genehmigt, zurückgestellt, abgelehnt ist oder noch auf Unterlagen wartet.
Anträge, die der Kostenträger telefonisch entgegennimmt
Sie müssen Anträge einreichen, bei denen der Kostenträger noch einen Anruf verlangt? Nimmt ein Tarif einen Genehmigungsantrag telefonisch entgegen, nennt der Agent dem Sachbearbeiter, was Ihr System für diesen Fall übergeben hat, etwa Prozedur- und Diagnosecodes, den anordnenden Leistungserbringer, die Einrichtung und die geplanten Termine. Er antwortet ausschließlich auf Basis dieser Daten. Fragt der Sachbearbeiter nach etwas, das ihm nicht vorliegt, kündigt er eine Rückmeldung Ihres Teams an oder leitet den Anruf weiter. Überweisungen, die vor dem Termin eine Genehmigung benötigen, können mit Anrufen zu Patientenüberweisungen beginnen.
Genehmigungsnummern und Zeiträume als Felder
Sie brauchen das Ergebnis in Ihrem System, nicht in einer Aufzeichnung? Die Post-Call-Extraktion liefert den Status als Auswahl aus Ihrer Liste, die Genehmigungsnummer, das genehmigte Start- und Enddatum, die Referenznummer, den Namen des Sachbearbeiters und wohin der Kostenträger den schriftlichen Bescheid sendet. Die Felder kommen im call_analyzed-Webhook an, und eine Post-Call-Funktion kann sie an Ihren eigenen Endpoint senden – so wird der Fall aktualisiert, ohne dass jemand den Anruf erneut anhören muss.
Mithören durch Mitarbeitende, mit Option zur Übernahme
Sie möchten eine Person in der Nähe haben, während Sie Vertrauen in die Anrufe aufbauen? Mit Live-Monitoring verfolgen Ihre Genehmigungsmitarbeitenden das Transkript jedes laufenden Anrufs und hören unbemerkt mit – weder der Kostenträger noch der Agent wird benachrichtigt. Spricht der Sachbearbeiter etwas an, das nur Ihr Team beantworten sollte, übernimmt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter über das Dashboard. Dadurch wird der Agent für den Rest des Anrufs gestoppt und die Person direkt verbunden.
Klinische Rückfragen und Peer-to-Peer-Anfragen an Ihr Team
Klinische Gespräche sollen bei Fachkräften bleiben? Fragt der Kostenträger nach Angaben zur medizinischen Notwendigkeit, die über die Fallakte hinausgehen, bietet er eine Peer-to-Peer-Prüfung an oder verliest er eine Ablehnung, übergibt der Agent per betreuter Weiterleitung. Arbeitet Ihr Team mit einer Warteschlange, wartet der Agent, bis eine reale Person abnimmt, und informiert sie vor dem Verbinden vertraulich über Patient, Kostenträger und die Fragen des Sachbearbeiters.
Anrufe bei Kostenträgern für viele Kunden oder Standorte auf einer Plattform
Sie führen Genehmigungsanrufe für mehrere Leistungserbringer oder Einrichtungen durch? Revenue-Cycle-Dienstleister und Healthcare-BPOs geben jedem Kunden einen eigenen Agenten oder übergeben kundenspezifische Anweisungen, Kennungen der Leistungserbringer und Menüschritte der Kostenträger als Variablen pro Anruf. Die Anrufe laufen parallel: 20 gleichzeitige Anrufe sind bei nutzungsbasierter Abrechnung inklusive, weitere auf Anfrage. Agenturen, die unter eigener Marke weiterverkaufen, können mit White-Label-KI-Sprachagenten starten.
Für Contact Center gebaut, nicht für Demos
Retell ist die KI-Sprachplattform, auf der Enterprise-Contact-Center laufen
Mit Retell entwickeln, testen und deployen Sie KI-Telefonagenten, die echtes Anrufvolumen bewältigen, damit sich Ihr Team auf die Gespräche konzentriert, die einen Menschen brauchen.
Feature
Warum Revenue-Cycle-Teams für Anrufe zur Vorabgenehmigung auf die Retell AI setzen
Kostenträgerspezifische Menüschritte und Kennungen
Jeder Kostenträger hat einen eigenen Telefonbaum und eine eigene Reihenfolge der Kennungen. Übergeben Sie bei jedem Anruf die Menüschritte und die Kennungen, die der jeweilige Kostenträger abfragt, als Variablen. Legen Sie außerdem fest, wie lange der Agent nach einer Menüpause wartet, damit er alle Optionen hört, bevor er eine Taste drückt.
Falldaten als Eingabe, Antworten als Felder
Ihre Arbeitswarteschlange übergibt bei jedem Anruf die Angaben zu Versichertem, Leistungserbringer, Eingriff und Referenz. Jede benötigte Antwort, etwa Status, Genehmigungsnummer und genehmigter Zeitraum, ist ein typisiertes Feld: eine Auswahl aus einer Liste, eine Zahl, Ja oder Nein oder Text.
Betreute Weiterleitung an Ihr Genehmigungsteam
Wenn der Mitarbeiter des Kostenträgers eine medizinische Fachkraft oder eine Entscheidung benötigt, die Ihre Regeln nicht abdecken, informiert eine betreute Weiterleitung Ihr Team vertraulich über den Fall und die Fragen des Kostenträgers und stellt dann die Verbindung her.
Viele Anrufe bei Kostenträgern gleichzeitig
Ihre Mitarbeitenden können jeweils nur in einer Warteschleife warten. Der Agent tätigt Anrufe parallel – bei nutzungsbasierter Abrechnung sind 20 gleichzeitige Anrufe inklusive, weitere auf Anfrage –, und ein Batch-Anruf läuft innerhalb des von Ihnen festgelegten Zeitfensters, in dem die Leitungen der Kostenträger erreichbar sind.
Status, Erreichbarkeitsquote und Übergaben nach Kostenträger
Sie müssen wissen, welche Kostenträger Anrufe annehmen und welche Fälle vorangekommen sind. Die Datenextraktion nach dem Anruf erfasst den Status und ob ein Mitarbeiter erreicht wurde. Die Ergebnisse von Batch-Anrufen zeigen getätigte, angenommene und erfolgreiche Anrufe, und Benachrichtigungen informieren Sie per E-Mail oder Webhook, wenn die Erfolgsquote sinkt.
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Preise
Senken Sie Ihre Kosten um 90 % mit KI-Telefonagenten
Nutzungsbasierte Abrechnung
Starten Sie mit $0.
$0.07–$0.31 pro Minute – Sie zahlen nur, was Sie nutzen.
60 Minuten kostenloser Zugang.
20 gleichzeitige Anrufe.
10 kostenlose Wissensdatenbanken.
Enterprise-Plan
Für Unternehmen mit hohem Anrufvolumen, besonderen Datenanforderungen, spezifischen Bereitstellungsanforderungen oder erhöhtem Supportbedarf.
Erstklassiger Service für Ihren Anwendungsfall.
Premium-Support mit dedizierten Solution-Engineer-Teams.
Individuelle Preisgestaltung und gleichzeitige Anrufe basierend auf Ihren Anforderungen
FAQ
Frequently asked questions.
Kann ein KI-Sprachagent Kostenträger wegen Vorabgenehmigungen anrufen?
Ja. Bei ausgehenden Anrufen sendet der Agent Tastentöne, um sich durch die Menüs der Kostenträger zu navigieren – einschließlich Sequenzen wie einer ID gefolgt von der Rautetaste – und beantwortet Sprachmenüs durch gesprochene Eingaben. Sie weisen ihn an, Warteschleifenansagen schweigend abzuwarten und erst zu sprechen, wenn sich eine Person meldet. Anschließend nennt er die Kennungen für den Fall und erfasst die Antwort. Für eingehende Anrufe von Versicherten und Praxen zu einer Genehmigung starten Sie mit der Vorlage für den Support bei Vorabgenehmigungen.
Machen die CMS-Vorschriften zur Vorabgenehmigung diese Anrufe überflüssig?
Nein. Gemäß der CMS Interoperability and Prior Authorization Final Rule (CMS-0057-F) müssen Medicare-Advantage-, Medicaid- und CHIP-Kostenträger seit dem 1. Januar 2026 in der Regel über dringliche Anträge innerhalb von 72 Stunden und über reguläre Anträge innerhalb von 7 Kalendertagen entscheiden sowie bei einer Ablehnung einen konkreten Grund nennen. Die Anforderung zur Prior Authorization API gilt ab dem 1. Januar 2027, Medikamente sind ausgenommen und viele kommerzielle Versicherungspläne fallen nicht unter die Vorschrift. Statusanfragen landen daher weiterhin bei den Telefonleitungen der Kostenträger. Welche Anrufe bestehen bleiben, erfahren Sie in unserem Leitfaden zur Automatisierung von Vorabgenehmigungen.
Lässt sich Retell mit unserem EHR-System oder unserer Autorisierungsplattform verbinden?
Retell bietet keinen vorgefertigten Connector für EHR-Systeme, Praxisverwaltungssysteme oder Autorisierungsplattformen. Ihr System startet jeden Anruf über die API und übergibt die Falldetails als Variablen. Benutzerdefinierte Funktionen können während des Anrufs Ihre API aufrufen, wenn der Sachbearbeiter etwas anfordert. Die Ergebnisse erhalten Sie per Webhook, über die Get Call API oder über eine Post-Call-Funktion, die an Ihren Endpoint sendet. Salesforce und HubSpot sind native CRM-Integrationen, falls Ihr Team dort Fälle bearbeitet. Erfahren Sie, wie Sie einen KI-Sprachagenten mit Ihrem EHR-System verbinden.
Können unsere Mitarbeitenden während eines Anrufs eingreifen?
Ja, auf zwei Arten. Mit dem Live-Monitoring verfolgen berechtigte Nutzer das Transkript jedes laufenden Anrufs, hören unbemerkt mit und übernehmen das Gespräch, wodurch der Agent für den Rest dieses Anrufs gestoppt wird. Sie können außerdem Regeln festlegen, damit der Agent den Ansprechpartner des Kostenträgers per betreuter Weiterleitung mit einem vertraulichen Briefing an Ihr Team übergibt, sobald eine klinische Frage, eine Peer-to-Peer-Anfrage oder eine Ablehnung aufkommt.
Ist Retell HIPAA-konform für Anrufe zur Vorabgenehmigung?
Retell unterstützt HIPAA-Workloads und bietet ein BAA per Self-Service ohne zusätzliche Kosten an. Das BAA muss abgeschlossen sein, bevor geschützte Gesundheitsinformationen über die Plattform verarbeitet werden. Anschließend legen Sie pro Agent fest, was gespeichert wird. Sie entfernen Kategorien wie Namen, Geburtsdaten und medizinische IDs aus Transkripten, Aufzeichnungen und extrahierten Feldern und bestimmen, wie lange Anrufdaten aufbewahrt werden – von einem Tag bis zu zwei Jahren. Alle Details finden Sie in unserem HIPAA-Leitfaden.
Wie werden KI-Anrufe zur Vorabgenehmigung bei Retell abgerechnet?
Retell rechnet pro Gesprächsminute ab. Der Tarif hängt vom gewählten Sprachmodell, der Stimme und der Telefonie ab. Die nutzungsbasierte Abrechnung erfordert keinen Jahresvertrag und umfasst 20 gleichzeitige Anrufe. Der Enterprise-Tarif bietet zusätzlich Mengenrabatte, individuelle Konditionen und ein höheres Limit für gleichzeitige Anrufe. Sehen Sie sich die Preise für Ihre Kombination an.
