AI音声エージェント活用時のベストなボイスメール活用術5選

ボイスメールシステムは、顧客に連絡を取る際、特に直接のコミュニケーションが難しい場合に、企業にとって欠かせない仕組みです。顧客が電話に出ない場合、通話はそのままボイスメールに転送されることが多く、重要な情報を伝え、ブランドに対する印象を形成する貴重な機会となります。残念ながら、この重要な接点は見過ごされがちで、つながりの機会を逃し、顧客の不満につながることがあります。

Retell AI では、ボイスメールを含むあらゆるやり取りが、卓越したサービスへの取り組みを反映すべきだと考えています。AI音声エージェントの普及により、企業はボイスメール管理を自動化し、メッセージをパーソナライズし、コミュニケーションのワークフローを効果的に効率化できるようになりました。

このガイドでは、AI音声エージェントを使ってボイスメールシステムを最適化するための5つのベストプラクティスを解説します。ボイスメールを残すべきタイミングの見極めから、効果的なメッセージの作成まで、これらの実践的なヒントは、顧客エンゲージメントの向上とコミュニケーション戦略全体の改善に役立ちます。

効果的なボイスメール活用術が重要な理由

最適化されたボイスメールシステムは、顧客に「聞いてもらえている」「大切にされている」と感じさせ、体験全体を向上させます。AI音声エージェントは、企業のボイスメール対応の方法を変革し、そのプロセスをより効率的で顧客に優しいものにしています。これらのインテリジェントなシステムがボイスメールのやり取りをどのように管理するかについて、いくつかの知見をご紹介します。

• 自動ボイスメール検知： AI音声エージェントは、通話がボイスメールシステムに到達したことを自動的に検知できます。この機能により、通話の緊急性や相手のコミュニケーション習慣といった事前設定された基準に基づいて、メッセージを残すか切断するかを判断できます。
• パーソナライズされたメッセージ配信： AIエージェントがボイスメールを残すと判断した場合、相手に合わせてパーソナライズされたメッセージを届けられます。これには、相手の名前を使ったり、過去のやり取りに触れたり、特定の問い合わせに対応したりすることが含まれ、カスタマーエクスペリエンス（顧客体験）全体を向上させます。
• 効率的なフォローアップ戦略： AIシステムは過去の通話データを分析し、最適なフォローアップ戦略を判断できます。たとえば、ある顧客がボイスメールよりもSMSに反応しやすい場合、AIはボイスメールを残した後にテキストメッセージを送信し、メッセージが確実に届くようにできます。
• 多言語対応： 多くのAI音声エージェントは多言語サポートを備えており、相手が好む言語でコミュニケーションを取れます。この機能は理解を促進するだけでなく、多様な顧客背景への包摂性と敬意の意識を育みます。
• データドリブンな知見： AIエージェントはボイスメールのやり取りからデータを収集・分析し、顧客の好みや行動に関する貴重な知見を企業に提供します。この情報は今後のコミュニケーション戦略に活かせるほか、より良いエンゲージメントのためのメッセージ改善に役立ちます。
• ワークフローの効率化： ボイスメール対応を自動化することで、AIエージェントは人的スタッフの負担を軽減し、より複雑な業務に集中できるようにします。この効率化により、応答時間の短縮とカスタマーサービス業務全体の効率向上が実現します。

AI音声エージェント向けのベストなボイスメール活用術

シームレスでプロフェッショナルなカスタマーエクスペリエンス（顧客体験）を提供するには、特にAI音声エージェントを活用する場合、ボイスメールシステムを最適化することが不可欠です。次のベストプラクティスを実践することで、コミュニケーション効率と顧客満足度を大きく高められます。

1. ボイスメールに到達したら切断すべきタイミング

一部のシナリオでは、ボイスメールに到達した後に通話を終了する方が賢明な選択となります。この方法は、不要なメッセージを避け、相手の時間を尊重するもので、特に次のような場合に有効です。

• 通話が緊急でない場合： 通話の目的が日常的で、直接の会話まで待てるものであれば、切断する方が適切な場合があります。
• 相手の習慣が分かっている場合： 相手がボイスメールをめったに確認しない場合、残しても効果的でないことがあります。代わりに、メールやSMSといった別の方法でフォローアップしましょう。
• フォローアップが予定されている場合： 一部の担当者にとっては、短時間のうちに2回目の通話を試みる方が、ボイスメールを残すよりも生産的な場合が多くあります。

AI音声エージェントは、相手の行動やコミュニケーション履歴を分析し、最適な対応を提案または自動化できるため、相手を煩わせることなく効率を確保できます。

2. ボイスメールを残すべきタイミング

重要な情報を伝える必要がある場合や、フォローアップを確実にする必要がある場合には、ボイスメールが極めて重要になります。主なシナリオは次のとおりです。

• 緊急の案件： 状況が即座の対応や行動を必要とする場合、ボイスメッセージで緊急性を素早く伝えられます。
• 情報の依頼： クライアントが特定の詳細を求めている場合、ボイスメッセージであれば明確で直接的な回答を提供できます。
• スケジュール調整と確認： 予約、会議、成果物を確認するためのボイスメッセージを残すことで、メッセージが確実に受け取られ、認識されるようにできます。
• 説明責任： 相手のボイスメールボックスに記録が残るため、約束や合意を明確にする際に役立ちます。

効果を最大化するには、ボイスメッセージを簡潔かつ構成立てて残しましょう。氏名、通話の目的、必要な次のステップを明確に伝えます。

3. ボイスメールとSMSの両方を残すべきタイミング

ボイスメッセージとSMSを組み合わせることで、返信率を高め、多様なコミュニケーションの好みに対応できます。次のような場合にこの方法を使いましょう。

• 詳細が重要な場合： ボイスメッセージを残した後、要点をまとめたSMSを送ることで、相手が書面での参照を持てるようにします。
• 緊急性を強調する必要がある場合： ボイスメールに続けてSMSを送ることで、メッセージの重要性を強調できます。
• マルチチャネルでのエンゲージメント： 一部の相手はボイスメッセージよりも書面でのコミュニケーションを好みます。両方の選択肢を提供することで、柔軟性とプロフェッショナリズムを示せます。

この戦略を実施する際は、ボイスメッセージとSMSの両方が一貫した、プロフェッショナルなトーンを保つようにしましょう。AI音声エージェントは、シームレスなコミュニケーションのためにこのデュアルチャネルの手法を自動化できます。

4. 二度架電してからボイスメールを残す

二度架電、つまり最初の試みの直後にかけ直すことは、緊急性を示し、返信率を高めます。この方法は、即座の対応が求められるシナリオでうまく機能します。

• 重要な更新： 迅速な解決が必要な問題の場合、2回目の通話が案件の重要性を強調します。
• 目立ちやすさの向上： 不在着信が2件あった後にボイスメールを受け取った相手は、返信を優先する可能性が高くなります。
• 粘り強さを示す： この方法は、相手に連絡を取り、当該の問題を解決しようとする姿勢を示します。

AIシステムは通話ログやパターンを分析し、二度架電が最も適切なタイミングを判断できるため、効率を確保しつつ相手への割り込みを最小限に抑えられます。

5. ボイスメールで最も効果的な言語

ボイスメールの言語とトーンは、メッセージが相手に響くようにするうえで欠かせません。オーディエンスの好みや属性に合わせてメッセージを調整することで、エンゲージメントが向上します。

• 文化的な適合性： 相手になじみのある言語を使うことは、敬意と包摂性を示し、より強いつながりを育みます。
• トーンとフォーマルさ： B2Bのクライアントには、プロフェッショナルでフォーマルなトーンが最も効果的な場合があります。逆に、小売やカジュアルなやり取りには、会話的なトーンの方が適していることがあります。
• 多言語対応： 多言語機能を備えたAI音声エージェントは、相手が好む言語でパーソナライズされたメッセージを届けられるため、理解を促進し、関係性を築けます。

言語とトーンを調整できる柔軟性により、すべてのボイスメッセージが個別対応されたものに感じられ、ブランドの価値観に沿ったものになります。 

Retell AI でボイスメール対応を設定する

Retell AI は、電話エージェント向けのボイスメール対応を設定できる直感的なシステムを提供しており、応答の自動化や通話のスムーズな終了が可能です。次のステップに沿ってボイスメールシステムを最適化しましょう。

1. ボイスメール検知を有効化する

まず、ボイスメール検知機能を有効化し、AIエージェントが通話がボイスメールに到達したことを識別できるようにします。Retell AI のダッシュボードでエージェントの設定に移動します。「Voicemail Detection」をオンに切り替えて、この機能を有効化します。

2. ボイスメール時の動作を選択する

ボイスメールが検知された際に、AIエージェントがどう応答すべきかを決定します。

• 切断： ボイスメールを検知した時点でエージェントに切断させたい場合は、このオプションを選択します。
• メッセージを残す： エージェントに事前録音または動的に生成されたメッセージを再生させたい場合は、これを選択します。

3. 検知時間を設定する

通話中にボイスメール検知を有効な状態に保つ時間を設定します。

• 推奨タイムアウト： まずは30秒から始め、ニーズに応じて調整します。たとえば、ボイスメール検知が通話の後半で発生する場合は、時間を延長します。

これにより、長い通話中の誤検知を避けつつ、ボイスメール検知の精度を確保できます。

4. ボイスメールメッセージを設定する（任意）

「メッセージを残す」オプションを選択した場合：

エージェントに届けさせたいメッセージを入力します。選択肢には次のものがあります。

• 固定メッセージ： 事前録音された音声またはテキスト。
• 動的プロンプト： 定義済みのプロンプトに基づいて生成され、応答を調整するメッセージ。

効果的なAIボイスメールプロンプトの例

AIボイスメッセージシステムは、明確でプロフェッショナル、かつ魅力的なプロンプトを提供することで、顧客とのやり取りを向上させられます。企業がボイスメールの挨拶に使用または応用できる、効果的な例をいくつかご紹介します。

例1：プロフェッショナルで安心感を与えるプロンプト

「こんにちは！[会社名]にお電話いただきありがとうございます。ただいま電話に出ることができませんが、お問い合わせは私たちにとって大切です。お名前、ご連絡先の電話番号、お電話の目的をお残しください。担当チームより24時間以内にご連絡いたします。」

このプロンプトは、メッセージが大切にされていることを発信者に安心させ、応答時間について明確な期待を設定します。効率的なフォローアップのために必要な情報の提供を発信者に促します。

例2：フレンドリーなAIアシスタントのプロンプト

「こんにちは！[会社名]の[AIアシスタント名]です。お手伝いのためにここにおります。

詳しいメッセージをお残しいただき、どのようにお手伝いできるかお知らせください。すぐにご連絡いたします！」

この挨拶はフレンドリーな雰囲気をつくりつつ、発信者にニーズを共有するよう促します。アシスタントが助ける準備ができていることを強調し、顧客満足度を高められます。

例3：直接的で効率的なプロンプト

「[会社名]にお電話いただきありがとうございます。現在、他のお客様の対応をしております。お名前、電話番号、簡単なメッセージをお残しください。できるだけ早く折り返しご連絡いたします。」

この率直なメッセージは、発信者の電話を認識しつつ、次に何をすべきかについて明確な指示を提供することで、発信者の時間を尊重します。

例4：緊急のニーズに対応するプロンプト

「こんにちは！[会社名]の[お名前]です。ただいま対応できません。お急ぎの場合は、[電話番号]までテキストをお送りいただくか、詳細を含めたメッセージをお残しください。できるだけ早く折り返しご連絡いたします。」

このプロンプトは、代替のコミュニケーション方法を提供しつつ、ボイスメッセージも促すことで、緊急の状況に対応します。

Retell AI でボイスメール体験を変革する

ボイスメール活用術の最適化は、ポジティブなカスタマーエクスペリエンス（顧客体験）を生み出し、プロフェッショナルな印象を維持するうえで不可欠です。ここで解説したベストプラクティスを実践することで、企業はすべてのボイスメールを意味のあるやり取りとし、顧客の信頼とエンゲージメントを強化できます。

ボイスメールシステムを次のレベルへ引き上げるには、Retell AI を業務に統合することを検討してください。その高度な機能により、Retell AI はボイスメール管理を自動化するだけでなく、やり取りをパーソナライズし、データ処理を効率化します。 

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