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初回接触解決率(FCR)

初回接触解決率(FCR)

初回接触解決率(FCR)とは、最初の問い合わせで解決できた問題の割合です。計算式、計算例、測定方法、FCRを下げる要因を解説します。

初回接触解決率(FCR)とは、顧客の最初の問い合わせで解決できた問題の割合のことです。FCRが高いほど、顧客が同じ問題について再び電話、チャット、メールをする必要がなくなります。多くのコンタクトセンターでは、測定対象となる問い合わせの大半が電話であるため、これを初回通話解決率(first call resolution)と呼んでいます。2つの用語は同じ意味です。

FCRはどのように計算しますか?

初回の問い合わせで解決した問題の数を、顧客から寄せられた固有の問題の数で割り、100を掛けます。

FCR =(初回の問い合わせで解決した問題数 ÷ 寄せられた固有の問題数)× 100

「固有」とは、通話ごとではなく、各問題を1回だけカウントするという意味です。「解決」には判定基準が必要です。これについては後述します。

計算例

項目件数
3月の着信通話数12,000
すでに寄せられた問題についての再問い合わせの通話2,000
寄せられた固有の問題数10,000
7日以内に少なくとも1回の追加の問い合わせが必要だった問題1,600
初回の問い合わせで解決した問題8,400

FCR = 8,400 ÷ 10,000 × 100 = 84%。

一部の顧客が3回以上電話をかけたため、未解決の1,600件の問題から2,000件の再問い合わせが発生しました。代わりに総通話数で割ると(8,400 ÷ 12,000)70%となり、分母の違いだけで14ポイントの差が生じます。チームやベンダー間でFCRを比較する前に、定義を文書化しておきましょう。

問題が解決したかどうかは、どのように測定しますか?

測定方法は3つあり、慎重なチームはそのうち2つを組み合わせます。

方法仕組み強みトレードオフ
問い合わせ後のアンケート問題が解決したか、1回の問い合わせで済んだかを顧客に尋ねるFCRが本来反映すべき顧客の視点を把握できる回答した人しか対象にならず、結果が出るのも遅い
再問い合わせ期間CRMや通話記録を確認し、7日間などの一定期間内に同じ顧客から同じ問題について別の問い合わせがあったかを調べるすべての問い合わせを対象にでき、自動化も可能電話番号やチャネルを変えた顧客は捕捉できない。期間の長さと「同じ問題」の判定ルールの両方が結果を左右する
エージェントによる判定エージェントが後処理の段階で、問い合わせが解決したかどうかを記録する即時に記録でき、コストもかからないエージェントが自分の対応を自己評価し、将来の再問い合わせも把握できないため、高めの数値になりがち

期間は問い合わせ理由ごとに設定し(状況確認なら短く、調査が必要な問題なら長く)、測定期間が変わっても固定しておきましょう。

良いFCR率とはどの程度ですか?

通話後アンケートを用いて北米の500以上のコールセンターをベンチマークしているSQM Groupは、70%〜79%を「良好」、80%以上を「ワールドクラス」と評価しています。これらの数値はアンケートによる測定を前提としているため、再問い合わせ期間やエージェントによる判定から得た数値とは直接比較できません。また、FCR率は業界や通話の種類によっても異なります。詳しい内訳については、初回通話解決率のベンチマークをご覧ください。

FCRを低下させる要因は何ですか?

未解決の問い合わせの多くは、通話の担当者がその場では解決できない原因に起因します。

  • 転送。引き継ぎのたびに、通話の切断、別の待ち行列、発信者がすべてを説明し直すといったリスクが生じます。受け手が状況を把握していなければ、問題の解決にもう1回の通話が必要になることがよくあります。
  • システムへのアクセス権がない。アカウントを閲覧できても変更できないエージェントは、伝言を受け取ることしかできません。何も対応されなければ、顧客は再び電話をかけてきます。
  • 営業時間外の折り返し。午後9時に留守番電話につながった通話は翌日の折り返し対応となり、1つの問題に対して最低でも2回の問い合わせが発生します。
  • 権限の不足。返金、クレジット付与、例外対応など上長の承認が必要な案件は、初回の通話で未解決のまま終わることがよくあります。

未解決の問い合わせごとに理由をタグ付けし、通話の種類別に確認しましょう。通話分析を活用すれば、大量の通話でもこの作業を無理なく行えます。

音声エージェントはどのようにFCRを高めるのですか?

音声エージェントは、通話中に用件を完了できるときにFCRを高めます。Retellの3つの機能が、上記の原因にそれぞれ対応しています。

  • 通話中にシステムで情報を検索し、処理を実行。カスタム関数を使えば、エージェントは通話の途中で自社のAPIを呼び出し、注文の確認、アカウントの検索、チケットの作成、レコードの更新などを行い、その応答を会話の中で活用できます。「担当者に伝えておきます」で終わっていた対応が、完了したリクエストに変わります。さらにエージェントが営業時間外にも応対すれば、検索や変更だけで済むリクエストが翌日の折り返しを待つ必要もなくなります。
  • 人の対応が必要な場合は、状況を引き継いで転送。ウォームトランスファー(事前取次)では、エージェントが通話に残ったまま担当者が応答するのを待ち、通話を受ける担当者にだけ聞こえるウィスパーメッセージを流したり、三者通話で紹介したりできます。担当者は状況を把握した状態で対応を始められるため、同じ問い合わせの中で問題を解決できます。
  • すべての通話で解決状況を追跡。通話後分析は、通話終了後に各文字起こしを読み取り、構造化フィールドに入力します。issue_resolvedのような「はい/いいえ」形式のフィールドと、通話理由を選ぶセレクターを追加すれば、通話ごとの解決フラグが得られ、自社の記録にある再問い合わせと突き合わせることができます。

導入前に、レポートについて2つの方針を決めておきましょう。1つ目は、エージェントがウォームトランスファーし、担当者が解決した通話をFCRに含めるかどうかです。どちらにする場合でも、AIのみで解決した件数は別途レポートしてください。2つ目は、FCRをコールコンテインメント(人が介在せずに完了した通話の割合)と区別することです。AIだけで完結した通話でも、再問い合わせにつながったものは解決とはみなされません。

転送、営業時間外の折り返し、システムへのアクセス権の不足がFCRの足かせになっているなら、RetellがAIコールセンターをどのように支援しているかをご覧ください。導入を決める前に、自社の通話理由で解決率を測定してみましょう。

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