エスカレーションマトリクスとは何か、サポートチーム向けにそのまま使えるテンプレート、そしてAI音声エージェントが通話を人間に引き継ぐタイミングの判断方法を解説します。
エスカレーションマトリクスとは、エスカレーションの各レベルで誰が問題を担当するのか、何をきっかけに次のレベルへ移るのか、各レベルがどれだけ早く対応しなければならないのか、そして引き継ぎにどのチャネルを使うのかを定めた表です。サポート、IT、コンタクトセンターの各チームはこれを活用し、最初の担当者が解決できない問題を、誰に連絡すべきか考えている間に放置することなく、決められた時間内に適切な担当者へ渡します。
この用語はITインシデント管理に由来します。Atlassianは、エスカレーションマトリクスを「エスカレーションをいつ行うべきか、そして各エスカレーションレベルで誰がインシデントを処理すべきかを定義するドキュメントまたはシステム」と定義しています。また、より広い意味でのエスカレーションポリシーについては、最初に誰に通知するか、誰が引き継ぐか、どれだけ早く引き継ぎが行われるか、どのチャネルを通じて行うかを網羅するものだと説明しています。エスカレーション管理とは、こうした引き継ぎを継続的に運用するプロセスです。マトリクスは、そのプロセスの拠りどころとなる参照ドキュメントです。
どのエスカレーションマトリクスも、レベルごとに5つの問いに答えます。欠けている列があると、たいていそこでエスカレーションが滞ります。
多くのチームは、引き継ぐ情報を示す6つ目の列も追加しています。ケースの概要、これまでに試したこと、顧客のアカウント情報などです。この列があることで、顧客がレベルが変わるたびに問題を説明し直す必要がなくなります。
Atlassianは3種類のエスカレーションを挙げており、多くのチームがそれらを組み合わせて使っていると述べています。
| 種類 | 問題の移り方 | コンタクトセンターでの例 |
|---|---|---|
| 階層的 | より上位または経験豊富な担当者へ | Tier 1エージェントからチームリーダー、さらにサポートマネージャーへ |
| 機能的 | 役職に関係なく、適切なスキルやシステムアクセス権を持つ担当者・チームへ | 請求への異議申し立てについて、Tier 1エージェントから請求担当チームへ |
| 自動 | 問題が期限内に確認またはクローズされない場合に、ルールによって | 対応時間が切れるとチケットが自動的に再割り当てされる |
1つのマトリクスで3種類すべてを使うことも珍しくありません。機能的なルーティングで適切なチームを選び、階層的な段階でチーム内の判断が分かれる案件を扱い、自動ルールで長く滞留している案件を拾い上げます。
この表をコピーして、担当者、トリガー、時間を自社のものに置き換えてください。対応時間は目標値の例であり、ベンチマークではありません。サービスレベルアグリーメント(SLA)と人員体制に基づいて設定してください。
| レベル | このレベルへ移るトリガー | 担当者 | 対応期限(例) | チャネル |
|---|---|---|---|---|
| レベル1:最前線 | すべての新規問い合わせ | Tier 1エージェントのキュー | 自社の初回応答目標 | 電話、チャット、メール、またはチケット |
| レベル2:スペシャリスト | Tier 1で解決できない、またはTier 1にないシステムアクセス権やスキルが必要 | その問題の種類を担当するTier 2スペシャリストチーム | 1営業時間 | 通話中のウォームトランスファー(事前取次)、またはメモ付きのチケット再割り当て |
| レベル3:スーパーバイザー | 顧客がマネージャーを求める、正式な苦情を申し立てる、またはレベル2の権限を超える例外対応が必要。あるいはレベル2が対応時間を守れなかった場合 | 当番のスーパーバイザー | 30分 | スーパーバイザーが通話に参加する、または顧客に折り返し電話する |
| レベル4:マネジメントまたはインシデント | 多数の顧客に同時に影響、法務・安全・規制上の問題、または重要顧客の離反リスク | サポートマネージャーとインシデントリード | 15分 | オンコール呼び出しとインシデントチャネル |
マトリクスを使いやすく保つためのルールが2つあります。1つ目は、レベルの数を少なくすることです。Atlassianによると、多くのITチームは2〜3段階のサポート階層だけで効果的に運用できています。2つ目は、すべてのレベルに内容ベースのトリガーに加えて時間ベースのトリガーを設定することです。そうすれば、誰も対応しない問題も次のレベルへ進みます。
AI音声エージェントで電話に応答するコンタクトセンターでは、Tier 1の下にもう1つレベルが加わります。AtlassianのITサポートモデルでは、これをレベル0と呼んでいます。人を介さずに問題を解決するセルフサービスのレベルです。電話では、AIエージェントがすべての通話に応答し、対応できるよう構築されたリクエストを処理し、それ以外は同じマトリクスに沿ってエスカレーションします。

| レベル | このレベルへ移るトリガー | 担当者 | 対応期限(例) | チャネル |
|---|---|---|---|---|
| レベル0:AI音声エージェント | すべての着信 | AI音声エージェント | 保留待ちなし(ワークスペースの同時通話数上限の範囲内) | 電話 |
| レベル1:Tier 1 | 発信者が人間の担当者を求める、リクエストがエージェントの記述された対応範囲外、照会や予約に失敗 | Tier 1エージェントのキュー | 転送の呼び出しが終わる前(呼び出し時間は自社で設定) | ウィスパーサマリー付きのウォームトランスファー |
| レベル2:Tier 2 | Tier 1が通話中に解決できない、システムアクセス権や承認権限が必要 | 問題の種類に応じて選ばれるスペシャリストチーム | 同じ通話内、または2営業時間以内の折り返し | Tier 1からのウォームトランスファー、または通話の文字起こし付きチケット |
| レベル3:スーパーバイザー | 発信者が動揺して同じことを繰り返している、正式な苦情、コンプライアンス上注意が必要な話題、転送失敗アラートの発生 | 当番のスーパーバイザー | 有人対応時間中は5分 | Live MonitoringでAIエージェントから引き継ぐ、または折り返し電話 |
| フォールバック | 転送先で誰も応答しない | AI音声エージェント、次にキューの担当者 | 通話終了前 | エージェントが発信者のもとに戻り、折り返し電話を提案して記録する |
フォールバックの行は抜け落ちやすい項目です。誰も応答しないまま呼び出しが終わった転送は失敗したエスカレーションであり、その責任者をマトリクスに明記しておくべきです。状況別(書類、支払い、請求への異議申し立てなど)の詳細については、各引き継ぎの境界で次のステップを誰が担当するかをご覧ください。
マトリクスの各列は、設定可能な項目に対応しています。ボイスボットがトリガーを検知して引き継ぐ仕組みの詳しい解説はボイスボットは通話を人間のエージェントにエスカレーションできるかを、転送の種類の詳細はAIから人間への通話転送の仕組みをご覧ください。
各レベルを、そのレベルの行に記載した内容と照らし合わせて測定します。ほとんどは次の4つの指標でカバーできます。
transfer_started、transfer_bridged、transfer_cancelledのwebhookイベントを送信します。また、転送通話の失敗に対してアラートルールを設定でき、しきい値を超えるとメールまたはwebhookへの投稿で通知されます。顧客側の視点も確認しましょう。Qualtricsが引用しているCEBの調査によると、別のエージェントに転送されることと、情報を繰り返し伝えることは、いずれも顧客の負担が大きい体験の兆候です。エスカレーションされた問い合わせについては、顧客努力指標(CES)を別途追跡してください。特定のレベルでスコアが悪化した場合は、まずそのレベルの引き継ぎ列を確認しましょう。
カスタマーサービスにおけるエスカレーションマトリクスとは、サポート担当者が解決できない問題を誰が引き継ぐのか、何をきっかけに各段階へ移るのか、各レベルがどれだけ早く対応すべきか、そしてウォームトランスファーやチケットの再割り当てなど、引き継ぎをどのように行うかを示す表です。
エスカレーション管理とは、問題を適切な担当者へ移し、解決するための全体的なプロセスです。エスカレーションマトリクスは、そのプロセスが従うドキュメントであり、レベル、トリガー、担当者、対応時間、チャネルを1つの表にまとめたものです。
チームに必要な最小限の数にとどめてください。Atlassianによると、多くのITチームは2〜3段階のサポート階層だけで効果的に運用できています。AI音声エージェントを導入しているコンタクトセンターでは、通常、Tier 1の下にAIエージェント用のレベルを追加します。
階層的エスカレーションは、問題をより上位の担当者へ移します。機能的エスカレーションは、適切なスキルやシステムアクセス権を持つチームへ移します。自動エスカレーションは、問題が期限内に確認またはクローズされない場合に、ルールに基づいて移します。
トリガーをマトリクスとエージェントのプロンプトの両方に書き込みます。よくあるトリガーは、発信者が人間の担当者を求めた場合、リクエストがエージェントの記述された対応範囲外の場合、照会や予約に失敗した場合、発信者が動揺していたり同じことを繰り返していたりする場合です。
Retell AIは、コンタクトセンター向けのAI音声エージェントプラットフォームです。通話転送オプションはコールド、ウォーム、エージェント型ウォームトランスファーに対応しているため、エスカレーションマトリクスの各行が、エージェントがすべての通話で従う転送ルールになります。料金は1分あたり$0.07からです。最新の詳細はRetell AIの料金をご覧ください。